Gmail 스마트하게 사용하기(2)
'서명'과 'CR', '프로필 사진'을 활용해봅시다.
<출처> https://goo.gl/images/SjEbHQ우리말에는 유난히 말(言)과 관련한 속담이 많다. 대표적인 두 속담, “가는 말이 고와야 오는 말이 곱다”, “말 한마디로 천냥 빚을 갚는다”만 보더라도 어느 정도 말이 가진 위력을 가늠할 수 있다. 명사로서 말은 “사람의 생각이나 느낌 따위를 표현하고 전달하는데 쓰는 음성 기호”라 한다. 그러나 나는 ‘생각을 입으로 뱉은 것이 말이고 손으로 받아 적은 것이 글’이라 생각하기 때문에 말이나 글은 큰 차이가 없다고 한다. 그래서 글을 시작하기 앞서 ‘말’과 ‘글’을 모두 ‘말’로 통칭한다.
얼마 전 김난도 교수와 그의 연구팀은 2018 소비 트렌드를 전망하며 ‘언택트(Un + Contact) 기술’을 중요 트렌드로 선정하였다. 이 언택트 기술은 접촉을 최소화하고 비대면 형태로 정보를 제공하는 것을 말한다. 챗봇과 패스트푸드 점의 키오스크 등이 좋은 예다. 무인마트와 무인 편의점도 등장하는 것을 보면 점차 우리 사회에 비대면으로 진행하는 일들이 더 많아질 것으로 생각한다. 그 어느 때보다 말의 어투와 응답의 신속성이 중요해지고 있는 것이다.
분명 마케팅 채널에 따라 말의 어투는 달라져야 한다. 하지만 나는 회사나 브랜드가 가져야 할 하나의 메인 어투(분위기)는 있어야 한다고 생각한다. 이 것이 엄격하게 지켜져야 하는 곳이 있다면 바로 e-mail일 것이다. 하지만 e-mail 응대에서 생각보다 많은 문제가 발생한다. 이 것을 어떻게 개선할 수 있는지 Gmail의 기능을 통해 알아보도록 하자.
1. 서명
법률 용어로써 서명은 “행위자가 자기의 동일성을 표시하고 책임을 분명하게 하기 위하여 성명을 쓰는 것”을 말한다. 일반적으로 메일 하단에 회사나 발신자의 연락처와 연락 방법 등의 정보를 기재한다. 그런데 생각보다 메일에 서명을 사용하지 않는 사람들이 꽤 많다. 이 경우 메일 주소 외 연락처를 파악할 수 없어 상대방에게 번거로움이 발생한다. 서명 기능을 활용해보자. 부차적으로 서명을 활용함으로써 PR 기회를 가질 수 있다.
별다른 설정이 없다면 '편지 쓰기'를 눌렀을 때 상단의 사진과 같은 하얀 화면을 보게 될 것이다. 하지만 매번 메일에 자신의 소속 정보를 입력할 수는 없는 노릇이다. 이때 환경설정을 통해 '서명 기능'을 사용 설정할 수 있다.
서명은 이렇게 기본 설정 탭에서 설정할 수 있다. 물론 사진도 넣을 수 있다! 하지만 사진에 링크를 넣는 것은 복잡하기 때문에 사진과 텍스트는 분리하여 사용한다. 한 가지 아쉬운 점이 있다면 하나의 메일 주소엔 하나의 서명만을 설정할 수 있다는 것이다. (이 부분은 이어서 설명할 CR 기능을 통해 어느 정도 극복할 수 있다.)
그래서 나는 서명의 기본값을 영문으로 활용한다. 마음에 드는 서명을 만들었다면 '변경사항 저장'버튼을 반드시 눌러주자.
2. 미리 준비된 답변(CR)
안녕하세요.
개복치컴퍼니 경영지원부 권복치 사원입니다.
전산 소모자재 발주 요청합니다.
상세한 발주 내용은 첨부 파일 확인 부탁드립니다.
감사합니다.
권복치 드림.
대부분의 메일은 자신의 소속 정보를 밝히고 상대방에게 메일의 용건을 밝히는 형태를 따른다. 따라서 목적에 따라 몇 가지 형태로 메일을 분류할 수 있을 것이다. 그런데 생각보다 많은 사람들이 매번 메일 내용을 일일이 입력하고 있다. 불필요한 시간이 소모되는 것은 둘째 치고, 그날의 기분에 따라 메일의 내용이 좌우되는 상황이 발생하기도 한다. 또 보내는 사람에 따라 개복치컴퍼니가 (주)개복치가 되기도 하며, 주식회사 개복치컴퍼니가 되기도 한다. 알아보는데 지장은 없겠지만 별로 좋은 현상은 아닌 것 같다. 이때 활용할 수 있는 것이 미리 준비된 답변 기능(CR)이다.
해당 기능 역시 환경설정을 통해 활성화한다. 스크롤을 내려 '변경사항 저장' 버튼을 눌러주자. CR 기능이 잘 설정됐는지 '편지 쓰기' 버튼을 눌러 확인해보자.
'새 메일'창 하단의 드롭다운을 눌러 미리 준비된 답변(CR) 기능을 확인할 수 있다. 해당 기능을 활용하기 위해선 메일창에 준비된 답변으로 활용하고자 하는 본문 내용을 입력해줘야 한다.
제목과 본문 내용을 다 입력했다면 '새로운 미리 준비된 답변...' 버튼을 눌러 저장해 주자. 그리고 '편지 쓰기' 버튼을 눌러 답변이 잘 설정됐는지 확인해보자.
이전과는 다르게 '삽입'과 '저장', '삭제'버튼이 활성화된 것을 확인할 수 있다. 여기서 설정 외에도 CR의 수정과 삭제가 가능하다. 우선 삽입을 눌러주자.
메일의 제목과 본문, 그리고 서명까지 한 번에 입력된 것을 확인할 수 있다. 그런데 여기서 한 가지 문제가 발생한다. 서명까지 CR로 인식돼서 함께 저장된다는 것이다.
그 결과 상단의 사진처럼 서명이 중복되어 표시된다. 하지만 이를 잘 이용하면 Gmail에 없는 다중 서명 기능으로 활용할 수 있다. 메일의 수신처와 목적에 맞게 CR의 서명을 수정해주자.
활용하기에 따라 서명의 사진도 바꿀 수 있다. 그리고 사용하지 않는 서명은 메일에서 지우면 된다.
특히 영문 메일에 CR기능을 활용한다면 각종 미사여구를 고민하는데 드는 시간을 획기적으로 줄일 수 있을 것으로 기대된다. 이처럼 '미리 준비된 답변 기능'은 활용하기에 따라 업무의 효율성을 폭발적으로 늘려준다.
3. 프로필 사진을 활용해 보자.
정확한 기준은 알 수 없으나 별다른 설정이 없다면 지메일은 사진과 같이 메일의 이미지와 서명을 숨겨버린다.
뭔가 수상하지 않은 메일도 수상한 메일처럼 만드는 묘한 재주가 있다.
이때 이 찜찜한 기분을 어느 정도 극복하게 하는 것이 '프로필 사진' 기능이라 생각한다.
'프로필 사진'은 Gmail 서비스 화면 우측 상단의 계정 아이콘을 눌러 추가할 수 있다. 컴퓨터에서 사진을 업로드하거나 Google Drive 내에 저장된 사진을 불러 올 수도 있다.
편의상 개복치 사진을 업로드했지만 실제로 활용할 때는 CI나 BI를 불러오자.
업로드할 사진을 선택하면 사진과 같이 크롭 과정을 거치게 된다.
이후 '프로필 사진으로 설정' 버튼을 누르면 다음과 같이 사진이 적용된다. 사각으로 크롭해도
원형으로 표시되기 때문에 원본 사진을 미리 원형에 맞춰 가공하는 것이 유리해 보인다.
