프로덕트 Communication
사내 담당자들과 소통방법
Product 커뮤니케이션은 PM의 가장 중요한 업무 중의 하나라고 생각한다. 사실 PM은 부서와 커뮤니케이션만 잘해도 거진 7~80%는 역할을 다했다고 보면 된다. 프로젝트를 시작하고 운영하고 론치 하는 모든 과정에서 그 시점에 맞게 일정과 계획을 관리하고, 지속적으로 잔소리하고 확인하는 과정이 꼭 필요하다. 모두 본인 꺼만 하다 보면 어느새 일정은 지연되고, 몰랐다고 하면 그만인 사람이 수두룩 하다.
회의록과 백로그를 활용해 담당자에게 지속 노티를 하자. 나중에 이야기하겠지만, Tool(Slack, Teams, Jira, Redmine, Smartsheet 등등)을 사용해서 관련 서비스, 관련 프로젝트 혹은 프로덕트 담당자에게 지속적으로 리마인드 하고, 일정에 문제없게 확인해야 한다. 요새는 각 개발자들이나 디자이너들이 하나의 프로젝트를 하지 않는 경우가 많다. 이것저것을 동시에 하기가 어렵다. 집에서도 해야 할 일이 있지만 귀찮아서 나중에 하려고 해도, 엄마의 잔소리로 듣기 싫어서 먼저 하는 경우가 있는 것처럼, 프로젝트 리딩할 때 지속 관리해야 한다. 리마인드 메일을 보내고, Tool을 이용해서 알람을 주거나, 그중에서 가장 좋은 방법은 자리로 찾아가서 5분이라도 내용에 대해서 직접 이야기하는 것이다.
다양한 부서와 커뮤니케이션이기 때문에 기분 나쁘지 않게 하자. 앞에서 언급한 대로 한 사람이 다양한 프로젝트와 프로덕트를 동시에 하는 케이스가 많이 있다. 업무의 중요도에 따른 우선순위도 있겠지만 친분과 태도에 따라 우선순위가 나뉠 수도 있다. 똑같이 중요한 업무라면 나랑 친한 사람이나 젠틀하게 부탁하는 사람 프로젝트를 먼저 하거나, 조금 더 신경 써서 잘해줄 수 있기 때문이다. 따로 밥을 먹거나 커피를 먹거나 하면서 친해지면 좋겠지만, 많은 사람들을 다 할 수 없으니, 회의 시간에라도 공을 치하해 주거나, 평소에 메신저나 메일을 보낼 때 조금 더 구체적으로 요구사항을 이야기해주는 것만으로도 많은 도움이 된다.
메일만 보내지 말자. 예전에 팀장으로 일 할 때, 직원들에게 항상 하던 잔소리가 있다. 메일하나만 딱 보내고 난 전달 했는데, 받은 사람이 안 했다고 핑계 대는 경우였다. 사람과 사람이 같이 일을 하는 것이기 때문에 메일 하나 보내면 그걸 읽어주는 거 자체가 너무 고마운 것이다.. 하루에도 얼마나 많은 메일이 오고, 스팸과 참조를 포함하여, 중요한 메일을 거르는 것도 일인 세상인데, 메일 하나만 보내고 알아서 잘 되겠지 하는 것은 잘못된 방법이다. 적어도 PM은 메일을 보내고, 메신저나 전화로 이런 요청건이 있는데, 메일을 보냈다. 혹은 메신저나 전화를 해서 상황 설명을 하고, 지금까지 설명한 내용을 메일로 정리해서 보내드릴 테니 회신한번만 부탁한다고 하면, 우선순위가 100번째였다가 Top5안으로 들어가는 현상이 생길 것이다.
진행사항을 긍정적으로 지속적으로 공유하자. 많은 이해관계자가 엮여있고, 각 이해관계자들은 블록들을 보면서 진행하는 경우가 많이 있다. 그런 블록들이 연결되었을 때 나오는 가치를 지속적으로 공유하면 각 이해관계자의 뿌듯함을 이끌어 낼 수 있다. 회의록뿐 아니라 진행사항을 1주일에 한번, 아니면 한 달에 한 번이라도 전체 진행사항을 한눈에 볼 수 있도록 메일을 정리해서 보내주면 좋은 효과가 있을 것이다. 특히 마케팅을 위한 홍보자료나 매뉴얼, 바이얼, 론치 행사 등 관련 사업적인 준비들을 지속적으로 R&D관련자들에게 공유해 주면 저렇게 대단한 일들에 내가 한 부분이 있다는 것에 긍정적인 도파민이 생겨날 수 있다.
예전에 직영 인프라 시스템 구축 PM으로 근무한 적이 있다. 너무 복잡하고 오래 걸리는 프로젝트였었는데, 이제껏 진행했던 프로젝트 중에 가장 기억에 남는 멤버들이었다. 주요 멤버는 약 10명 내외였고, 외주와 사업, 마케팅 담당자들 모두 합치면 4~50명 정도 함께 진행했었다. 주로 커뮤니케이션은 20명 내외였지만 굉장히 소통이 잘되고, 론치 후 모두 만족도가 높았던 프로젝트였다. 우선 지속적으로 개발사항을 사업담당자들에게 공유해 주고, 마케팅, 홍보, 필드테스트 등 정보를 R&D에 공유해 줬다. 그래서 사업적 이벤트가 있는 일정을 내가 미리 챙기지 않아도, 관련 부서에서 하고 있는 경우도 있었고, 사업담당자들도 미리 QA환경에서 홍보를 위한 스크린샷을 확보하거나, 업데이트 일정에 맞게 프로모션을 준비하였다.
나는 프로젝트 리딩을 위해 여러 가지를 사용했지만 특히 정보공유에 많이 신경을 썼던 것 같다. 나는 담당자들에게 메일을 보내고, 꼭 피드백을 받았으며, 회의록과 백로그를 기반으로 한 달에 한번 프로젝트 관련 이해관계자들에서 전체적인 이슈에 대해서 간략하게 이미지와 텍스트를 써서 메일을 보내었다. 지금도 프로젝트를 할 때마다 론치 전까지는 항상 한 달에 한 번씩 공유 메일을 쓰려고 노력한다. 노력에 비해 결과가 긍정적이라고 생각이 된다.
*요약
메일 너머의 사람을 움직이세요. 지속적인 리마인드로 우선순위를 나열하고, 긍정적인 공유로 동료에게 성취감을 주는 것, 그것이 PM의 소통입니다.