사람(인재)도 PDCA로 키워 나간다

2. 업무 기준표와 업무 표준화가 되어야 한다.

(4) 업무 기준표와 업무 표준화 위원회.

업무를 표준화하지 못하면, 운영 수준은 오르지 않습니다.

매장의 업무 매뉴얼로서 무지 그램을 만들었지만, 본사에는 인사나 재경 등의 업무 매뉴얼이 없었습니다. 이것이 없으면 복잡한 본부의 업무가 한눈에 보이지 않습니다. 보이지 않는다는 것은 표준화할 수 없다는 말입니다. 표준화할 수 없다는 말은 조직의 운영 레벨을 올릴 수 없다는 말입니다. 또한 업무가 눈에 보이지 않기에 무엇을 가르치고 무엇을 배울지도 확실하지 않습니다. 즉 사람을 키우는 것도 불가능합니다. 따라서 본부의 업무 기준표를 만들기로 했습니다. 선두에 선 것은 ‘업무 표준화 위원회’였습니다.

우선 ‘여러분이 하는 일을 써서 제출하라’고 지시한 후 현재 진행되는 일을 문장과 도표로 일목요연하게 확인할 수 있는 형태로 만듭니다. 이것을 본사의 모든 업무에 시행한 후 만든 것이 ‘업무 기준표’(P)입니다.

본사의 업무는 매장에 비해서 시간의 자유도가 있기에, 빠르게 완성되었지만 그럼에도 2년 정도 소요되었습니다. 업무 기준표도 만들기만 한다고 끝이 아닙니다. 만들고 나서가 진짜 시작입니다. 이를 어떻게 효율적인 업무 방식으로 바꿔 가는지가 핵심입니다.

예를 들어, 재경부에 들어온 신입은 먼저 담당하는 분야의 업무 기준표를 읽습니다.

하지만 업무 기준표를 만든 것은 해당 업무의 베테랑이기에 생략한 부분이 있거나, 읽어도 이해가 안 될 때가 있습니다.(C) 이때 신입으로 하여금 읽으면서 이해하지 못한 것을 적도록 한 후, 해당 업무 방식을 확인하여 업무 기준표를 수정하거나 보충합니다.(A) 따라서 새로운 직원이 들어오거나 업무 담당이 바뀔 때마다 업무 기준표는 충실히 보강됩니다.