비즈니스 이메일 주소 정하기

비즈니스 이메일은 개인적인 이메일과 달리 나의 이름과 소속을 드러내는 첫 번째 수단이다. 명함이라고 생각할 수도 있지만, 명함은 사실 한 번 받고 나면 어딘가에 처박히고 다시는 꺼내보지 않게 되지만 메일은 연락할 때마다 항상 사용하게 된다. 그만큼 나를 비즈니스 환경에서 드러내 주는 가장 강력한 수단이다. 

요즘은 점점 줄어드는 것 같긴 하지만, 여전히 이상한 이메일 주소를 보곤 한다. sunshine187@brunch.com처럼 별칭이나 애칭으로 시작하는 주소도 있고, xyer@brunch.com처럼 당최 뜻을 알 수 없는 주소들도 있다. 자신을 더 돋보이려고 한 행동일 수 있으나, 비즈니스 환경에서는 처음 만나면 인사를 하거나 악수하는 것처럼, 사람들이 암묵적으로 정해놓은 룰을 따라가는 게 더 프로페셔널하게 보인다. 그러면 어떻게 비즈니스 이메일 주소를 정해야 하는 걸까?

기본적으로 본인의 이름과 소속을 적으면 된다. 가장 흔한 방식으로 아래 세 개가 있겠다. 홍길동을 예로 들어보자. 

이름.성@회사이름: gildong.hong@brunch.com

이름@회사이름: gildong@brunch.com

이름의 첫글자+성@회사이름: ghong@brunch.com

첫 번째 방식은 겹칠 일이 거의 없는 방식이고 full name을 다 써서 가장 확실한데 좀 길다는 단점이 있다. 두 번째는 짧게 쓸 수 있어서 좋지만 회사가 커질수록 같은 이름을 쓰는 경우가 많아져서 결국 나중에 입사한 사람은 뒷부분에 숫자를 붙여서 gildong14@brunch.com 이렇게 써야 할 수도 있다. 세 번째 방식은 첫 번째와 두 번째의 중간 정도라고 생각하면 된다. 셋다 모두 매우 흔하게 쓰이는 방식이다. 

이걸 활용하면 해외에 있는 다른 사람에게도 메일을 보내볼 수 있다. 내가 연락하고 싶은 조직이 있고, 그 홈페이지에서 연락하고 싶은 사람을 찾았다고 해보자. 그런데 이 사람에게 연락할 방법이 없다. 회사 전체 안내 메일로 보내기는 싫고... 그럼 위 방법을 써서 그냥 다 보내보는 거다. 구글에서 찾아보면 그 조직에서 가장 흔한 이메일 방식을 찾아주는 사이트들도 있다. 나는 이 방법으로 미국의 저명한 학회의 임원에게 연락을 했고, 결국에는 비즈니스 미팅까지 가져서 현재 파트너사가 되었다. 

그럼 영어 이름을 이메일에 꼭 써야 할까? gildong.hong@brunch.com이 아니라 john.hong@brunch.com으로 해야만 하는 걸까? 그렇지는 않다. 실제 외국 사람들은 상대방을 이름을 정확하게 부르지 못한다는 것을 미안해하며, 정확하게 발음하고자 애쓴다. 따라서 한국 이름을 사용하는 것이 전혀 문제가 되진 않는다. 그럼에도 나를 비롯해서 많은 사람들이 영어 이름을 쓰는 것은 1) 상대방이 외우고 기억하기 쉽고, 2) 매번 내 이름 발음하는 법을 가르쳐주는 것이 피곤해서 일거다. 영어 이름을 쓰기로 했으면, 외부로 보이는 공식적인 것에는 모두 영어 이름이 들어가야 한다. 메일 이름도 이렇게 영어로만 보여야 하며 John Hong (john.hong@brunch.com) 계약서에 사인을 할 때도 영어 이름을 같이 써서 John Hong으로 하는 거다. 사람들이 John이라고 부르면 자동적으로 뒤를 돌아볼 수도 있어야 한다 (생각보다 처음 영어 이름을 쓰면 이게 쉽지가 않다)

그리고 당연한 이야기 같지만, naver.com / hanmail.net / gmail.com 같이 일반적인 도메인으로 비즈니스 메일을 쓰는 건 지양할수록 좋다. 요즘은 구글 워크스페이스 같은 곳에서 한 달에 1-2만원 정도만 내면 나의 회사 도메인이 들어간 메일과 공유문서를 받을 수 있다. 나는 프리랜서니까 상관없다고 생각할 수는 있지만, 공식 회사 도메인 메일을 쓰면 훨씬 더 프로페셔널해 보이는 건 사실이니까. 

Image by Gerd Altmann