왜 우리 회사 직원들은 회의에서 말을 하지 않을까?
대표들이 자주 하는 질문이다.
회의는 매주 열리고, 보고서는 꾸준히 올라온다.
하지만 정작 중요한 문제에 대해서는 현장 직원들이 거의 발언하지 않는다.
겉으로 보면 조직 문화의 문제처럼 보인다.
소통이 부족하다거나, 직원들이 소극적이라거나, 분위기가 경직되어 있다는 식의 설명이 붙는다.
그러나 실제로 현장에서 보면 이유는 훨씬 단순하다.
말해도 바뀌지 않는 구조이기 때문이다.
많은 조직에서 회의는 사실상 보고 절차다.
현장 직원은 상황을 설명하고, 관리자는 의견을 덧붙이고, 마지막에 대표가 결론을 내린다.
이 구조에서는 한 가지 규칙이 생긴다.
결정 권한이 없는 사람은 점점 말을 줄이게 된다.
예를 들어 생산 현장에서 반복적으로 문제가 발생한다고 해보자.
현장 직원은 이미 원인을 알고 있다.
하지만 회의에서 그 이야기를 꺼내도 결국 결정은 다른 곳에서 내려진다.
어떤 경우에는
“지금은 그 이야기 할 때가 아니다”
“나중에 검토하자”
“일단 기존 방식대로 하자”
라는 답이 돌아온다.
몇 번 이런 경험이 쌓이면 직원들은 학습한다.
회의에서 문제를 말하는 것은 의미가 없다.
그 순간부터 조직은 조용해진다.
침묵은 직원들의 태도가 아니라
조직 구조의 결과다.
이 문제의 해결 방법은 생각보다 명확하다.
첫째, 문제를 발견한 사람이 설명할 기회를 가져야 한다.
현장 문제는 현장이 가장 정확하게 알고 있다.
관리자가 대신 설명하는 구조에서는 현실이 왜곡된다.
둘째, 문제를 제기한 사람이 해결 제안을 함께 하도록 해야 한다.
단순 보고가 아니라
“문제 → 원인 → 해결 방법”까지 이야기하는 구조가 필요하다.
셋째, 작은 결정 권한을 현장에 위임해야 한다.
모든 결정을 위에서만 내리는 조직에서는
정보가 올라오지 않는다.
현장 직원이 침묵하는 조직은
사람의 문제가 아니라 의사결정 구조의 문제다.
직원들이 말을 하지 않는 것이 아니라
말할 이유가 사라진 것이다.
조직을 바꾸고 싶다면
문화 교육보다 먼저 구조를 바꿔야 한다.