더 빠른 업무를 위한 비주얼 웹하드
파일공유를 위한 비캔버스 사용법
비캔버스에 파일공유 기능이 추가되기 전인 2015년까지 나는 어떻게 일했는 가를 떠올려봤다.
나는 팀 또는 외부 협업을 위해 드롭박스(Dropbox)와 웹하드를 이용했었다.
드롭박스는 매우 편리했지만 속도가 느려서 고용량 이미지나 영상파일을 주고받기에 부적합했기 때문에 정말 불편한 Webhard를 함께 이용할 수밖에 없었다.
지금은 모든 문서관리는 구글드라이브로 관리하고 있고, 단순한 파일 공유와 메모 공유는 비캔버스를 이용하고 있다. 비캔버스는 구글드라이브나 드롭박스와 달리, 파일뿐 아니라 파일을 전달할 때 필요한 메모나 이미지 등 자료들도 함께 전달할 수 있어 매우 효과적이다.
우리가 택배로 업무자료를 전달할 때도, 택배물이 무엇이고 어떻게 사용하는지 등을 메모로 전달하곤 한다. 드롭박스나 구글드라이브는 그런 측면에서 불편했기 때문에 파일 공유는 비캔버스가 나에겐 훨씬 더 효과적이었다.
비캔버스는 철저히 나와 우리 팀이 더 빠르고 효과적으로 업무를 추진하기 위해 만들기 시작한 도구다. 지금도 아쉬운 점이 있다면 나와 우리 팀이 비캔버스를 이용하는 만큼 사용자들이 효과적으로 서비스를 사용하지 못하고 있다는 것에 있다. 우리만 알고 있는 팁과 사용방법이 너무 많아 그것을 블로그로 차근차근 공유해보려 한다.
사례
신입 디자이너를 위한 교육자료를 만들어 상급자에게 보고하여 컨펌을 받아야 한다고 가정해보자.
교육자료는 문서 파일, 영상파일, 관련 링크 등 다양한 자료들로 구성되어 있을 것이다. 대부분 사람들은 이런 자료들을 어딘가에 모은 뒤 정리하여 이메일 또는 메신저로 상급자에게 전달한다. 또는 구글드라이브와 같은 파일공유 툴을 쓰는 사람들이라면, 구글 드라이브 속 공유폴더에 보고용 자료를 기록할 것이다.
가장 흔한 3가지 방법을 사진으로 준비해봤다.
1. 구글드라이브를 사용하여 자료를 공유할 때.
2. 메신저로 자료를 공유할 때.
3. 이메일로 자료를 공유할 때.
구글드라이브에 공유폴더를 만들어 팀원들과 협업하는 경우
메신저로 자료를 모아 전달하는 경우
사실 이메일 쓰는 게 제일 귀찮다.메신저의 경우 훨씬 전달하기는 편하지만 하급자가 일방적으로 모든 자료를 지속적으로 관리해야 하는 단점이 있다. 상급자가 파일을 잃어버렸거나 채팅창에서 찾기 힘들다며 다시 보내라고 하면 당장 찾아 보내야 하는 것이 현실이다. 상급자의 경우 업무가 매우 효과적으로 진행되고 있다고 생각하지만, 보고하는 입장에서는 한 번 보낸 자료를 계속 달라고 하면 찾아주는 것도 일이다.
이메일의 경우 깔끔하게 정리해서 보내기는 편하고 받는 사람 입장에서도 관리하기는 편하지만, 우선 이메일을 보내는 데 너무 많은 형식적인 요소들(형식적 인사와 덕담들)이 필요할 뿐만 아니라, 보내는 자료나 링크들에 대해서도 일일이 설명을 해야 한다. 상급자가 다운로드하기 전에, 링크를 클릭하기 전에 이게 무슨 자료인지를 이해할 수 있어야 하기 때문에, 사실상 이메일은 자료 명세서에 가깝다.
이러한 불편요소는 비캔버스를 비주얼 웹하드로 활용하게 되면 말끔하게 해결된다.
이제, 똑같은 자료를 비캔버스로 전달해보겠다.
보내는 사람도 기록하기 쉽고, 받는 사람도 이해하기 쉽다.비캔버스는 이메일이나 메신저, 전통적 웹하드와 달리 비주얼 요소가 매우 강하다.
보내는 사람 입장에서도 편리하고, 받는 사람 입장에서도 이해하기 훨씬 편하다.
이렇게 만든 캔버스를 링크한 줄로 '읽기' 또는 '쓰기'권한을 부여하여 상급자에게 공유할 수 있음은 물론, 실시간 협업이 가능하기 때문에 최초에 공유한 캔버스가 계속적으로 최신화된다. 즉, 여러 번 자료를 주고받을 필요 없다. '신입사원_자료_사본 1_20170102(1)' 등 파일을 관리하려 고군분투할 필요가 없는 셈이다.
시장에 가서 장을 볼 때 바구니나 카트에 필요한 물건을 담아 집에 가져가는 것처럼,
비캔버스는 필요한 자료들을 그 종류에 관계없이 모두 한 캔버스에 모아 필요한 곳에 전달하고 공유할 수 있는 서비스다. 비캔버스의 이러한 비주얼 웹하드로서의 사용용도를 통해 더 많은 사람들이 업무를 더 빠르고 효율적으로 추진할 수 있기를 기대해본다.
