실수를 줄여 일 잘하는 사람이 되는 방법
5가지 원인에 맞춰 다양한 방법을 시도하며 실수 줄이기
일하면서 실수를 많이 했어요.
누구나 다 실수하지만 저는 유독 실수가 많았어요.
실수로 인해 팀원들과의 신뢰가 깨지기도 했고, 첫 인턴 때 계약 연장을 하지 못하기도 했어요.
생각이 많고, 빠르게 일하는 걸 좋아해서 더욱 그랬던 것 같아요.
'어떻게 하면 실수를 안 할 수 있을까'
항상 고민했고, 일 잘하는 사람들에게 물어보기도, 함께 일하는 사람들을 관찰하기도 했어요. 그렇게 원인에 맞는 여러 방법을 찾고 시도해 가며 실수를 줄여 나갈 수 있었습니다.
많은 분들 또한 저와 비슷한 고민을 이미 하고 있으시거나, 앞으로 하게 될 거라 생각해요.
그래서 오늘 이 아티클을 통해서 제가 겪은 시행착오들과 실수가 발생하는 원인에 맞추어 시도해 볼 수 있는 방법들을 공유드리려고 해요.
실수가 발생하는 이유
개인의 성향
집중력 부족
업무에 임하는 태도
새로운 업무의 배정
커뮤니케이션 부족과 시스템의 부재
1. 개인의 성향
조급한 성향의 사람들은 업무를 빠르게 끝내는 것에 집중하여 세부 내용을 소홀히 다루는 경향이 있어요. 일처리는 빠르지만 실수가 자주 발생하는 유형이에요.
특정 상황에서는 빠르게 일을 끝내는 게 중요하기도 해서 스스로 합리화를 하기도 해요. 하지만 넓게 보면, 실수를 줄일 습관을 가질 필요가 있어요. 우선 이 부분에 문제의식을 가져야해요.
'빠르게 일을 처리하는 것과 동시에 작은 실수를 줄일 필요가 있겠다'
문제의식을 가졌다면, 실수를 줄이기 위해 몇 가지 방법을 시도해 볼 수 있어요.
1) 실수리스트
실수를 할 때마다 언제, 어떤 실수를 했고, 왜 실수를 했는지를 기록하는 방법이에요.
실수를 정리하는 게 불편하긴 했지만, 무감각하게 실수를 넘기는 게 아니라 짚고 넘어가면서 똑같은 실수가 반복되는 것을 막아주는데 큰 도움이 됐어요.
저는 메모툴을 활용하거나 엑셀 스프레스 시트에 정리하곤 했어요
2) 더블체크
검토해야 되는 부분을 한번 더 검토하는 방법이에요.
더블체크를 할 때는 상황에 맞게 하는 게 중요해요. 전체적인 맥락 / 실수가 발생할 수 있는 부분으로 나누어서요. 긴 분량을 더블체크 해야 하거나, 모니터로 검토하는 게 힘들다면 해당 파일을 출력 후, 중요 부분을 형광펜 치면서 검토하는 것도 추천드려요.
저는 업무 특성상 메일을 보내는 일이 많았는데, 검토할 때면 실수가 주로 발생할 수 있는 부분을 속으로 되뇌이면서 검토했어요.
3) 크로스체크
믿고 신뢰하는 팀원에게 검토를 부탁하는 방법이에요.
혼자서 검토를 한다면 미처 인지하지 못하는 실수가 생길 수 있고 특정 실수를 계속 놓칠 수 있어요. 또한 크로스체크를 부탁하는 것은 서로 도움을 주고 받을 수 있는 팀 문화가 구축되는 것을 도와주기도 해요.
저는 보다 중요한 업무를 할 때 크로스체크를 부탁했고, 무엇에 중점을 두고 검토를 해주면 되는지 함께 공유했어요.
4) 워크플로우 체크리스트
단계별로 진행되는 업무에 체크리스트를 만들어 검토하는 방법이에요.
A라는 업무를 해내기 위해서는 a를 진행하고 순차적으로 b, c, d의 업무를 진행을 하게 되는데 이때 특정 단계를 빼먹는 실수가 종종 발생해요.
이를 대비해 체크리스트를 만들어 업무가 진행됨에 따라 하나씩 체크하며 넘어가는 식으로요.
todomate 어플을 이용한 체크리스트이 외에 실수에 맞는 맞춤형 방법이 분명히 있을 거라 생각해요. 실수를 돌아보고 내가 놓친 부분을 파악하면서 '어떻게 실수를 줄일 수 있을까' 고민한다면 어느 순간에 그 방법이 확 떠오를 거라 믿어요.
2. 집중력 부족
앞서 실수를 줄이기 위해 해볼 수 있는 몇가지 방법에 대해 알아봤어요. 하지만 이상하게 어떤 날은 위 방법을 활용해서 실수를 하지 않았는데, 어떤 날은 실수를 하게 돼요. 집중력이 부족하면 그렇게 돼요.
에너지가 부족하거나 스트레스를 받으면 집중력이 떨어지게 되어, 이를 관리하는 게 필요해요.
1) 에너지 관리
하루 단위 혹은 일주일 단위로 나는 언제 에너지가 회복되고 낭비되는지 파악하고 다양한 시도를 하는 게 필요해요. 저는 '왜 어떤 날은 컨디션이 좋고 어떤 날은 그렇지 않은지' 의심하며 나를 파악하기 위한 노력을 했고 이를 기반으로 그라운드룰을 만들었어요.
수면: 잠은 평일 5일 평균 7시간 이상으로 맞추기
눈 피로도 관리: 모니터 볼 때 안경쓰기 | 인공눈물 넣기
식습관: 야식은 금요일이나 토요일만 허용 | 점심 가볍게 먹기
운동: 하루 30분 빠른 걸음의 유산소 운동
변수 방지: 밤을 새거나 과음을 하는 등의 변수 방지
2) 스트레스 관리
내가 받고 있는 스트레스를 파악해 일시적으로 해소하기 위한 방법과 장기적으로 해결하기 위한 방법을 활용해 스트레스를 관리하는 게 필요해요.
저는 단기적으로 해소하기 위해 잠시 자리를 이탈해 산책을 하거나 노트와 펜을 들고 나가 생각을 정리하고는 했어요. 해결을 위해선 해당 문제가 발생한 근본적 원인을 파악해 문제에 직접 부딪혔어요. 그 과정에서 당사자와 직접 커뮤니케이션을 시도하기도 했고요.
사람마다 집중력이 부족한 원인은 다양할 것 같아요. 의식적으로 그 원인을 파악해 해결하기 위한 노력을 하는 것. 그것이 꾸준하게 실수를 줄여나가기 위한 길이 될 거라 생각해요.
3. 업무에 임하는 태도
흔히 일 잘하는 사람을 떠올리면 주도적인 사람이 생각나요. 하지만 주도적인 사람의 단점은 소통이 줄고 독단적으로 결정할 수 있게 된다는 점이에요. 여기서 실수가 발생할 수 있어요.
저는 인턴 때 인정을 받고 싶어 주도적으로 업무를 하려다 실수들이 발생했어요. 팀에서 원한 건 실수없이 꼼꼼하게 업무를 해나가는 것이었는데 이를 인지하지 못하고 욕심을 내다가 팀원들의 신뢰를 잃게 되었어요. 신입이다 보니 주도적이면서 동시에 꼼꼼한 사람이 되는 것이 무척 어려웠기도 하고요.
우선적으로 현재 팀의 상황, 업무의 성격, 연차 등을 고려해 팀에서 나에게 기대하는 게 무엇인지를 알아내는 게 필요해요. 만약 팀에서 내가 주도적으로 일하기를 바란다면 업무를 하면서 소통하고 공유하는 습관을 갖추어 단점을 최소화하는 게 필요하고, 꼼꼼하게 일하기를 바란다면 욕심을 내려놓고 실수를 줄여나가는 것이 필요해요.
소통과 공유에 대한 이야기는 아래 5번 커뮤니케이션의 부족과 시스템의 부재에서 더 구체적으로 다루어 보겠습니다.
4. 새로운 업무의 배정
사람들은 기존에 내가 일하던 방식을 유지하려고 하는 경향이 있어요. 성공적으로 잘 하고 있던 것처럼 똑같이 하면 성공할 수 있지 않을까하고요. 그래서 새로운 업무를 배정 받아도 특별한 노력없이 관성적으로 업무를 하게 돼요.
하지만 새로운 업무는 새롭게 접근해야 돼요.
이를 위해선 준비가 필요해요. 업무를 시작하기 전에 해당 업무에 대한 가이드를 만들고 주기적으로 업데이트 하는 것을 추천드려요.
나만의 업무 가이드
업무를 하는 방법: 인수인계 받은 내용, 나만의 노하우
신경써야 되는 부분: 실수가 발생할 수 있는 부분, 새로운 업무가 기존 업무에 미치는 영향, 피드백 받은 부분, 새롭게 바뀐 부분, 해당 업무에 대한 기대치
실수 리스트: 언제, 어떤 실수가, 왜 발생했는지 실수할 때마다 기록
업무 히스토리: 맥락 | 의사결정 배경 | 성과
그 외에 질문할 것, 공유하면 좋을 내용, 아이디어 등을 기록
저는 업무를 받으면 메모툴에서 '나만의 업무 가이드'라는 하나의 페이지를 만들어 위처럼 기록을 해나갔어요. 실시간으로 반영하는 걸 놓치는 날도 있어서, 평일 중 하루를 '업데이트 하는 날'로 정하기도 했습니다.
5. 커뮤니케이션 부족과 시스템의 부재
업무를 하면서 가장 중요한 것은 소통과 공유라고 생각해요. 함께 의견을 조율해 결과물을 완성해 간다는 점에서도 그렇고 실수를 방지하고 상황이 생겼을 때 빠르게 대처하기 위해서도 그래요.
소통과 공유가 잘 되는 팀을 만들기 위해서는 개인과 팀 모두의 노력이 필요해요. 아래 방법들 중 내가 할 수 있는 작은 노력부터 기울여 보면 좋을 것 같아요.
개인
업무 보고에 대한 규칙 만들기
업무를 받으면 언제까지 중간 공유 드릴지 전달하기, 보고 내용: 진행 상황, 마주한 문제, 그 문제에 대한 의견, 도움이 필요한 부분
커뮤니케이션 스킬 강화하기
보고를 하는 대상이 선호하는 방식 파악하기 (글 / 구두), 두괄식으로 답변하는 습관 가지기, 나의 커뮤니케이션의 아쉬운 부분 개선하기 (속도, 발음 등)
팀 문화
소통할 수 있는 팀 회의 만들기: 팀에 필요성을 어필하고 날짜와 시간 함께 정하기
솔직하게 이야기할 수 있는 문화 갖추기
내가 먼저 소통하고 공유하는 습관 가지기, 의견에 대해 경청하고 존중하는 태도 가지기, 팀 내의 소통 그라운드룰 만들기
누구나 다 실수를 할 수 있어요.
누군가는 실수를 인정하는 게 두려워 그냥 넘기거나 책임을 회피하기도, 오히려 상대를 비난하기도 해요. 하지만 누군가는 그것을 성장의 발판으로 삼아 한 단계 더 나아가요.
브런치 독자분들은 실수를 줄이며 일잘러로 계속 성장했으면 좋겠고, 이를 통해 행복했으면 좋겠습니다.
저도 그 과정에서 작게나마 기여할 수 있도록 노력하겠습니다.
