48편.엑셀(Excel)를 활용한 생각 구체화 과정

48편. 꾸준한 메모 습관으로 생각을 디자인하라(10)

이번 글에서는 생각을 구성하는데 있어서 노트 외의 도구로서 엑셀을 활용하여 방대한 문서의 내용을 어떻게 구체적인 내용으로 구성할 수 있는지에 대해 써보겠습니다. 

이야기를 한 눈에 볼 수 있게 하라

비즈니스 문서를 작성하는데 있어서 가장 중요한 것은 문서를 통해서 설득하고자 하는 핵심 내용이 한 눈에 볼 수 있게 펼쳐놓는 것입니다. 그렇게 해야 매끄러운 논리전개가 가능하기 때문이죠. 그렇지만 파워포인트와 같은 문서는 슬라이드 간의 내용을 한 눈에 보기 힘든 단점이 있기 때문에 내용을 구성하는 단계에서는 노트와 같은 도구를 활용하는 것이 좋습니다. 

그렇지만 제안서처럼 수십 페이지에 달하는 문서이거나 세부적인 내용이 많은 문서, 그리고 여럿이서 공동 작업을 하는 문서일 경우 엑셀/포스트잇/엑셀을 활용하는 것이 좋습니다. 그 중에서 엑셀은 공동작업에도 유용하고 개인작업에도 유용한 도구라 할 수 있습니다. 

문서 양이 많거나 공동작업을 하는 경우 노트나 엑셀과 같은 도구를 활용하여 논리 전개의 전체 그림을 먼저 파악하는 게 중요하다.

논리 구조를 한 눈에 볼 수 있게 되면 보고나 발표 시에 지엽적인 내용에 빠지지 않으면서도 동시에 피상적인 내용을 피할 수 있게 되는 것입니다. 즉, 굵은 맥락의 이야기가 전개되면서 동시에 구체화된 이야기를 구성할 수 있다는 것이죠. 이러한 계층적 논리 구조 전개 과정은 경영진과의 소통 시에 반드시 필요합니다. 한정된 보고 시간 내에서 보고의 목적인 의사결정을 받기 위해 지엽적인 내용에 치중하게 되어 보고 시간을 비효율적으로 활용하게 되거나 사소한 내용 때문에 의도하지 않는 방향으로 논의가 전개되는 상황을 막을 수 있는 것이죠.  

비즈니스 문서를 바로 작업하지 않고 엑셀과 같은 도구를 활용하여 메시지의 계층 구조를 파악하여 논리 전개를 매끄럽게 만든다.

엑셀을 활용하면 이야기를 한눈에 파악할 수 있다

저는 방대한 양의 문서를 만들 경우 전체 내용을 구성하고 관리하는데 엑셀을 활용합니다. 엑셀에는 단순한 목차만 적는 것이 아니라 해당 목차의 주요 내용과 변경사항을 정리해두는 것이죠. 또한 작업의 완료 여부도 표시하여 문서 작업의 상태를 확인하게 됩니다. 수십 페이지에 달하는 발표자료나 책 원고를 쓸 때 매우 유용하죠. 

 

노트에 스케치한 내용을 엑셀에 목차번호와 목차명, 세부 내용을 적은 후 목차 단위로 개별 파일을 작업하여 완료 후 통합을 한다.

물론 노트 메모를 통해 전체 내용을 우선 간단히 정리를 할 필요는 있습니다. 그렇지만 노트의 치명적인 단점은 중간 내용을 수정하기가 어렵다는 것이죠. 엑셀의 강점은 여기서 드러나게 됩니다. 엑셀로 메시지의 계층 구조를 만드는 것이죠.

예를 들어 대분류 – 중분류 – 문서 제목 - 일련 번호 – 핵심 내용으로 틀을 만든 후 여기에 내용을 채우고 변경이 필요한 경우 해당 셀만 변경하는 것입니다. 이러한 일련번호를 기반으로 실제 파워포인트의 파일 명을 개별 파일로 만든 후 문서 작업을 하고 완료된 문서들만 다시 통합하는 작업을 하면 복잡한 문서도 체계적으로 작업할 수 있게 되는 것이죠. 

수십 페이지에 달하는 제안서나 사업계획서 작성 시에 엑셀로 전체 목차 및 내용 구성을 미리 적어보고 이를 개별 파일로 작업하여 취합을 한다.

책을 쓸 때도 마찬가지입니다. 일반적으로 책은 250여 페이지에 달하고 수십개의 목차로 구성이 되죠. 원고를 작성할 때 하나의 파일로 작업하다 보면 페이지를 열거나 문서를 작업하는데 불필요한 시간을 낭비하게 됩니다. 각 목차 별로 개별작업을 한 후에 한 파일로 통합하는 게 훨씬 효율적이죠. 

이때에도 엑셀로 대목차를 정한 후 소목차로 상세화하고 각 목차 별로 어떤 내용으로 내용을 구성할 것인지 미리 써보는 것입니다. 이를 기반으로 워드에 각 목차 별로 개별 파일로 작업을 합니다. 

즉, 개별 워드 파일은 

목차번호- 목차명 – 작업상태- 작업날짜

→ 2.2. 아이디어 노트를 매일 써라_작성중_20181205.doc

과 같은 규칙으로 개별 파일을 만들면 좋습니다. 아래는 필자가 실제 ‘아이디어 기획의 정석(타래 출판)’이라는 책을 집필할 때 3개월 동안 관리하고 논리 구성에 활용했던 엑셀 파일입니다.  

수백 페이지에 달하는 책 원고 작업 시에 엑셀에 전체 목차와 이야기 구성을 미리 적어두면 작업 관리에 효율적이며 전체 내용 구성을 쉽게 파악할 수 있다.

파워포인트를 바로 여는데 익숙하면 제가 설명 드린 일련의 작업들이 비효율적이라 판단하실 수 있을 것입니다. 그렇지만 더딘 듯 보여도 실제 훨씬 빠르고 효율적인 방법임을 단언하여 말씀드릴 수 있습니다. 엑셀을 활용하면 문서의 양이 방대해도, 여러 명이 공동작업을 해도 매끄러운 논리 전개가 가능합니다.