50편. 꾸준한 메모습관으로 생각을 디자인하라(12)

직장생활백서

- 문서 표현 역량을 높일 수 있는 4가지 방법 -

이번 편에서는 생각 발상 – 생각 구성 – 생각 표현 과정에서 비즈니스 문서를 통해 자신의 생각을 간결하고 명확하게 표현하기 위해 필요한 4가지 방법에 대해 설명 드리겠습니다. 

방법 1. 만들기 전에 미리 밑그림을 그리세요.

비즈니스 문서를 잘 만드는데 왕도가 있냐라는 질문을 던진다면 결론적으로 ‘많이 써보고 그려봐야 한다’라는 말 밖에 할 수 없는 것 같습니다. 비즈니스의 상황이나 조직의 상황이 늘 변하기 때문에 이미 작성된 보고서를 재사용하는 경우는 결코 없기 때문이죠. 

많이 써보고 그려보기 위해서는 파워포인트로 문서를 만들기 전에 종이에 밑그림을 그려보는 게 좋습니다. 필자는 슬라이드를 만들기 전에 노트에 두세 번 이상의 밑그림을 반드시 그립니다. 밑그림을 통해서 만들어야 할 문서가 구체화되고, 자신의 생각이 어디에 문제가 있는지 논리적으로 살펴볼 수 있죠. 그리고 읽는 이의 관점에서 문서가 이해하기 쉬운지 사전에 확인해볼 수 있습니다.  

단 한 장을 만들더라도 최소 2번 정도 밑그림을 그려본다.

방법 2. 문서 만들기 위한 기본 3가지 원칙을 기억하세요.

깔끔하고 간결한 문서를 만드는 3가지 규칙은 1) 글자를 단순화 할 것, 2) 문장을 간결화 할 것, 3) 배치의 일관성을 유지할 것입니다.  

간결하고 깔끔한 문서는 단순, 간결, 일관성이 유지되어야 한다.

글자의 단순화는 문서에서 사용되는 서체(폰트)의 크기, 색깔, 유형을 단순하게 만드는 것이죠. 서체는 가급적 1개를 쓰시고, 서체 크기는 제목 16pt, 세부 목차 14pt, 내용 12pt로 3~ 4개 크기를, 서체 색깔은 연한 회색, 진한 회색, 검정색, 강조는 파란색의 3 ~4개 색상을 쓰는 것입니다. 문서를 화려하게 꾸미기 위해 다양한 서체와 컬러를 쓸수록 문서는 복잡하고 가독성이 떨어지게 됩니다. 

문장의 간결화는 하나의 문장을 작성함에 있어서 불필요한 말(부연 설명이나 불필요한 표현)을 제거하는 것입니다. 비즈니스 문서에서는 ‘~의’ ‘~를’과 같은 조사도 줄여 씁니다. 예를 들어 ‘서비스의 활성화’ 대신 ‘서비스 활성화’로 ‘~의’를 제거하고, ‘제휴 대상 업체의 당사에 대해 요청한 역할’이란 문장을 ‘당사 요청 역할’로 압축하는 것이죠. 물론 너무 많은 단어를 줄여버리면 오히려 어떤 문장인지 이해하지 못할 수 있으므로 ‘이해가 가능한’ 수준으로 문장을 줄여가는 연습을 하는 게 좋습니다.

배치의 일관성은 텍스트나 도형이 페이지 마다, 페이지 내 공간 마다 일관성을 유지하는 것이죠. 페이지 별로는 제목 시작점이나 내용의 시작점이 항상 같은 위치에서 시작해야 합니다. 스크롤로 페이지를 연속해서 넘겨보면 제목 배치가 일관되지 않아 들쑥날쑥 한 느낌 때문에 지저분해 보일 수 있습니다. 슬라이드 내에서는 가장 상위 메시지가 좌측에 위치하고 하위 메시지로 내려올수록 들여쓰기 되어 있는 구조가 좋습니다. 또한 동일 수준의 텍스트나 도형은 좌우정렬이 되어 있어야 깔끔합니다.

방법 3. 그림으로 표현하면 이해가 더 쉬워집니다.

사물과 상황을 표현하여 이해시키는 방법은 문자에서 영상까지 매우 다양하죠. 비즈니스 문서에서는 문장 표현도 중요하지만 그림 표현법도 매우 유용합니다. 특히 파워포인트에서 비즈니스 상황이나 시스템 구성을 그림으로 표현하면 표현하고자 하는 대상을 정확하게 표현할 수 있을 뿐만 아니라 보고 대상자가 쉽게 이해할 수 있게 되죠. 아래에 정리된 바와 같이 시간 흐름, 공간 배치, 상호 관계, 물리적/가상적 구성은 그림으로 표현해야 이해가 쉽고 정확하게 표현됩니다. 그것은 마치 여러분이 구매하시려는 스마트폰을 말로 설명하는 것보다 직접 만져보진 못하더라도 제품 브로셔 그림으로라도 봐야 구매를 결정할 수 있는 것 처럼요.  

그림 표현법은 정확한 커뮤니케이션을 위한 유용한 도구이다.

발표자료를 복잡한 장문으로 표현하는 것보다 그림으로 표현하면 설명과 이해가 쉽다.

방법 4. 자료와 대상자의 거리가 멀수록 충분한 여백을 주고 스토리텔링을 활용하세요.

발표자료와 청중의 거리는 문서의 여백에 큰 영향을 미칩니다. 예를 들어 직장상사의 집무실에서 1:1 대면 보고를 할 때는 비즈니스 문서는 디테일하고 풍부한 정보가 포함되는 것이 좋습니다. 그렇지만 수십 명에서 수백 명이 모이는 대강당 같은 곳에서 이뤄지는 프레젠테이션 자료에는 글자가 많거나 내용이 많을수록 이해가 어려워지죠. 거리가 가까울수록 상세한 내용을, 거리가 멀수록 개략적인 내용을 표현하는 게 좋습니다. 그렇기 때문에 거리가 멀수록 자연스럽게 문서 내 여백이 충분히 존재해야 하며(대신 폰트의 크기는 커지겠죠), 청중의 관심을 유발할 수 있도록 스토리텔링을 가미하는 것이 좋습니다.

스토리텔링은 익히 알려진 이야기, 인기있는 연예 콘텐츠, 지인에게 들은 재미있는 이야기, 자신의 경험담을 활용해서 발표 소재와 잘 어울리도록 엮어내는 것이죠. 쉽지는 않지만 분명 딱딱한 소재를 재미나게 해주고 어색한 상황을 부드럽게 해주는 윤활유 역할을 해줍니다.  

스토리텔링은 내용과 연관성이 있는 이야기를 메시지에 엮어내는 기술이다.

많이 써봐야 잘 쓸 수 있고, 많이 그려봐야 잘 그릴 수 있다.

문서를 잘 만들기 위해 수많은 방법론과 정답을 제시한다고 해도 결국 본인이 많이 써봐야 합니다. 직장에서의 보고가 매 순간의 연습이며 실전인 것이죠. 주어진 보고 상황을 억지로 채우려고 하지 말고 ‘연애 편지’를 쓰듯 누군가를 설득하고 매혹한다는 마음으로 작성해보시길 바랍니다.

총 50편에 이어진 직장생활백서를 마무리하고 ‘미생의 아이디어, 완생의 비즈니스로’라는 시리즈로 아이디어를 기반으로 새로운 사업을 어떻게 전개하는지에 대해 연재글로 다시 뵙겠습니다. 직장생활백서를 애독해주셔서 감사 드립니다.