문서를 제대로 마무리하고 싶을 땐 "파일이름저장"

팁 27: 문서 저장의 기본 "파일 이름 저장 방법"

이럴땐?

•첨부된 문서가 초보인지 아닌지 알기 쉬운 가장 쉬운 방법은 바로 저장된 파일 이름을 보는 것입니다.필자의생각으론 문서 작성자의 가장 기본적인 습관이라고 생각합니다.

•‘제목없음’이라던지 ‘이름’,아니면‘작업’과같은 한 단어로 문서 명을 저장하는 경우가 많은데 파일을 전달 받는 이를 전혀 배려하지 않는 것입니다.

•만약 여러 명의 작업 문서를 동시에 받아 합본 작업을 해야 하는데, 어떤이는 이름을 또 어떤 사람은 자기만 아는 단어로 문서 파일을 보내 온다면 얼마나 당황스러울까요?

•어떤 프로젝트인지,어느 소속인지,누가 썼는지,언제 작성했는지,버전은 어떻게 되는지,어떤 영역인지 파일 명에 적어둔다면 파일을 열어보지 않아도 직관적으로 알 수 있을 것입니다. 

 이렇게!

•문서명은“프로젝트명_소속_작성자_날짜_버전_영역.pptx”과같이 “연관프로젝트 또는 사업의 명칭” “주관소속 부서”,“작성자”,“작성날짜”,“문서의버전”,”작성영역”을“_”로구분하여 표시합니다.

•위의 순서가 꼭 정해진 틀은 아니므로, 각회사에서 문서 파일을 저장하는 순서를 참고하시어 적절하게 활용하시면 됩니다.

사용법

①다른 이름으로저장을 눌러 프로젝트명_문서제목_작성자_작성날짜와같은 형식으로 작성을 합니다.