10편. 보고를 잘하기 위한 방법
직장 생활을 위해 알아두면 좋은 얕고 넓은 지식
직장생활 14년 동안 수많은 보고를 하고, 그에 버금가는 보고서를 많이 써 봤지만 지금도 여전히 보고는 어렵게 느껴집니다.
보고서에 담겨야 하는 내용은 끊임없이 변하고, 보고 방식도 직장 상사가 누구냐에 따라 달라지기 때문에 어떤 보고도 쉬운 게 없는 것 같습니다. 아마도 제가 보고해야 하는 직장 상사가 있는 한 보고는 제가 계속 풀어야 하는 숙제겠죠. 직장 생활을 통해 어깨너머로 배운 것과 제 나름대로 터득한 노하우를 다음 10가지로 정리했습니다.
보고를 지시한 직장 상사에게 자주 질문하라!
보고를 해야 하는 직장 상사는 어려운 존재죠. 보고를 받는 사람은 여러분의 보고를 평가하고 경우에 따라서는 보고에 대해 질책하기 때문에 보고를 하라는 지시를 받고 나면 대부분 혼자 고민하고 보고 준비를 하는 경우가 많습니다.
혹여 질문을 했을 때 어떻게 생각할지 걱정되어 좀처럼 질문을 하질 않습니다. 특히 업무에 대해 경험이 부족한 사원이나 대리일 때는 팀장 같은 직장 상사에게 질문하는 게 더 어렵게 느껴지죠.
여러분이 직장 상사에게 질문을 던져야 하는 이유는 상대의 의도를 먼저 파악해야 하기 때문입니다. 일부의 직장 상사들은 보고를 지시하면서 보고 내용을 어떻게 채워야 하고 어떤 부분을 준비해야 하는지 자세하게 알려주는 경우도 있지만 대부분의 직장 상사는 그렇지 않죠.
그런데 보고서의 핵심 내용과 구성을 여러분의 짐작으로 짚고 넘어갈 경우 직장 상사의 의도와는 전혀 다른 보고서가 만들어집니다. 여러분 스스로도 멋진 보고서를 만들 수 있을 것이라는 생각을 하지만 실제 여러분의 기대만큼 팀장을 만족시키는 보고서는 쉽게 만들어지지 않습니다.
한 번에 통과되는 보고서, 그것은 마치 활시위를 한 번에 당겨서 과녁에 명중시키겠다는 것과 같은 의지죠. 한 번에 명중하려면 업무에 대한 해박한 지식과 경험, 그리고 철저한 논리가 뒷받침되어야 합니다.
만약 여러분이 이것에 대한 충분한 역량을 갖추지 못한다면 차라리 과녁을 향해 한 발씩 나아가면서 과녁을 맞히도록 시도해 보셔야 합니다. 충분한 실력이 되지 않는다면 최대한 가까운 거리에서 과녁의 중앙을 맞추는 게 방법이란 것입니다.
그렇게 하기 위한 방법이 바로 지속적인 질문과 중간중간의 리뷰인 것이죠. 이때 질문과 중간 리뷰를 할 때는 파워포인트 같은 문서에 정리하는 것보다 습작처럼 노트에 생각과 논리를 메모하면서 질문을 하시는 게 좋습니다. 노트 습작을 활용할 경우 빠르게 작성할 수 있을 뿐만 아니라 고쳐야 할 부분이 있으면 빨리 수정도 할 수 있기 때문이죠.
회의를 활용하는 것도 좋지만 티타임을 하거나 식사를 할 때 가볍게 물어보는 것도 좋습니다. 뭐 이렇게까지 해야 하나 생각하시는 분도 있지만, 의외로 직장 상사에게 질문하지 않는 후배들이 많기 때문에 말씀드리는 것입니다.
제 경험으로 미루어 볼 때 업무 마감 전까지 전혀 질문하지 않는 후배의 보고서는 다른 방향으로 나오는 경우가 많았지만, 중간중간에 질문하는 후배들이 만든 보고서가 훨씬 내용이 충실했습니다.
물론 직장 상사가 가족이나 친구처럼 편한 경우는 없죠. 그런데 스트레스를 받더라도 해야 할 질문은 해야 합니다. 그러니 질문을 통해 여러분이 상황을 파악하고 보고의 방향과 포인트를 잡아내는 연습을 하시길 바랍니다. 절대 한 번에 과녁을 맞히려고 하지 마세요.
장표의 화려함보다 논리가 우선이다
대부분의 보고서는 파워포인트를 이용하여 작성하게 됩니다. 그러다 보니 직장인들이 보고서를 잘 작성하는 방법을 배우기 위해 다양한 파워포인트 스킬을 배우는 경우가 많죠. 장표에 그래픽도 가미하고 배경이나 슬라이드 효과를 넣어 멋진 프레젠테이션 자료를 만듭니다.
물론 이런 스킬은 제안 발표나 프레젠테이션에 유용하기도 합니다. 그런데 비즈니스 문서에서는 이렇게 화려한 파워포인트 스킬을 필요로 하지 않습니다. 오히려 담백한 흑백 톤으로 작성하는 경우가 많습니다.
보고서를 만들기 위해 파워포인트부터 실행하여 문서 작성을 시도하는 것보다 논리 전개를 먼저 고민하는 게 좋습니다.
보고서의 내용 구성에 대해 논리를 충분히 고민하지 않은 상태에서 파워포인트부터 열면 비어있는 슬라이드를 채워야 한다는 강박관념에 사로잡히게 되어 불필요하고 중복된 내용을 슬라이드에 채우는 경우가 많습니다.
보고서는 보고, 설득을 위한 보조 수단입니다. 문서 작성이 보고의 본질적인 목적은 아닌 것이죠. 그렇기 때문에 먼저 말로 보고의 논리가 전개될 수 있어야 합니다. 보고서는 그것을 문서로 옮긴 것에 불과한 것이죠.
보고를 할 때 직속 상사가 문서를 보긴 하지만 대부분 구두 설명을 통해 기본적인 내용을 먼저 이해한 후에 보조 자료인 보고서를 읽어가면서 전체 이야기를 파악해 나가게 됩니다. 그러므로 구두 설명을 위한 논리 전개가 문서의 논리 전개와 잘 맞아떨어져야 하는 것이죠.
논리의 전개는 노트에 미리 써보는 것도 좋습니다. 논리의 전개에 맞게 슬라이드의 순서를 어떻게 할지, 어떤 내용으로 채워야 하는지, 어떤 데이터가 필요한 것인지를 노트에 미리 메모하듯 써보는 것이죠.
슬라이드를 열기 전에 노트에 미리 내용을 구성해서 써보는 것은 오랜 노력과 습관이 되어야 합니다. 후배들에게 보고서 만드는 가장 좋은 방법으로 노트에 미리 써보는 것을 추천해주지만 그런 습관이 익숙하지 않은 후배들이 몇 번 시도해보다가 그만두는 경우가 많더군요.
금세 포기해버리는 후배들의 보고서를 지켜보면 파워포인트 스킬 만으로는 보고서 작성 능력이 크게 나아지지 않은 것을 볼 수 있습니다. 참고로 제가 아는 분들 중 보고서를 잘 만드시는 분들은 이런 사전 메모 능력이 뛰어나다는 공통점이 있습니다.
객관적 사실과 개인 의견을 명확하게 구분하라
대부분의 비즈니스 문서가 그렇듯이 보고서를 읽고서 직장 상사가 스스로 납득할 수 있게 만드는 문서가 가장 좋은 문서입니다. 스스로 납득한다는 것은 주관적인 주장보다 인정할 수밖에 없는 객관적 사실과 철저한 데이터를 기반으로 하죠.
그런데 납득되지 않는 보고서는 개인 의견과 객관적 사실을 혼동하여 적은 경우가 많습니다. 어떤 수치를 가지고 개인의 의견으로 정성적으로 평가하는 경우가 많다는 것이죠. 보고서에 적힌 개인 의견에 해당하는 문장을 두고서 직장 상사는 다르게 해석할 수 있습니다. 직장 상사도 나름의 지식과 경험으로 판단하는 것이죠.
예를 들어, ‘1개월 간 신규 회원가입이 10만명으로 대폭 증가’라는 문장에서 10만명은 객관적인 데이터이지만 대폭 증가라는 문장은 주관적인 생각입니다. 직장 상사는 20만을 목표로 했는데 10만 밖에 되지 않았다면, 그 수치가 목표 대비 미달이라고 생각하고 있을텐데요. 보고서에 주관적인 생각을 적으면 보고서 자체를 지적 받을 수도 있습니다.
이럴 경우 개인의 의견 보다 비교 대상이 되는 데이터를 비교만 해주시면 됩니다. 위 문장을 바꾸어 보면 1개월 간 신규 회원 가입 10만 명(전년 대비 50% 증가)라는 문장만 쓰시면 됩니다. 목표 대비 실적이나 기존 동일 연도 대비 성과에 대한 개인적 판단은 직장 상사가 하는 것이 낫다는 것이죠.
특히 자기주장과 사실을 혼동하는 경우는 현황보다는 문제에 대한 해결 방안이나 새로운 아이디어를 제시할 때 두드러지게 나타납니다. 자신의 주관적인 의견을 마치 최선의 방안인 것처럼 객관화를 시키려고 하고 이를 수긍하지 못하는 상대에 대해 답답함을 느끼게 되는 것이죠.
그러다 보니 문서가 저절로 납득되는 문서가 아니라 생각을 강요당하는 문서로 바뀌게 되는 것입니다. 여러분이 작성한 보고서에는 자신의 생각을 객관적 사실인 것 마냥 기술해 놓은 문장이 없는지 냉철하게 찾아보시길 바랍니다.
많이 쓰고, 많이 봐야 한다
대부분의 직무 역량이 그렇듯 경험의 시간이 실력을 키워줍니다. 보고서도 마찬가지죠. 동료나 직장 상사가 작성한 좋은 보고서를 많이 보고, 본인이 작성하는 보고서를 여러 버전으로 써보면서 비교해보는 것도 실력을 늘리는 방법입니다.
비즈니스 문서에서는 비즈니스 상황이 시간에 따라 늘 변하기 때문에 어떤 경우라도 보고서 내용이 동일한 경우는 없습니다. 동일한 프로젝트 또는 사업에 대한 보고서라 하더라도 시간에 따라 시장, 고객, 경쟁, 내부 상황이 변하기 때문에 보고 내용은 늘 새롭게 바뀌어야 하죠.
그리고 여러분이 보고하는 대상자도 조직 개편 등으로 인해 바뀌는 경우도 많습니다. 그래서 보고의 실력을 쌓는 지름길은 좋은 문서를 많이 보고, 보고를 많이 해 보고 보고서를 많이 써보는 것이죠.
또한, 저처럼 회사나 개인 블로그에 글을 매일 쓰는 습관을 들이시면 보고서 문장 쓸 때 한결 수월하게 느껴지실 것입니다. 결국 보고서 작성 능력도 숙련의 결과로 만들어지는 것입니다.
직책이 높은 임원일수록 요약과 결론이 필요하다
보고는 직장 상사에게 하는 것이죠. 그런데 직속 상사의 대상이 누구냐에 따라 보고의 방법도 달라져야 합니다. 직속 상사인 파트장이나 팀장에게 보고하는 경우도 있지만 그보다 위 보고 단계인 임원이나 CEO에게 보고하는 경우도 생깁니다.
경영진 보고의 경우 직장인에게 보고하는 기회도 자주 없을뿐만 아니라, 보고 자체가 쉽지 않은 자리죠. 특히 처음 보고를 할 때는 긴장감에 보고 내용을 구체적이면서 상세한 부분까지 설명하거나 보고서를 그런 내용으로 가득 채우는 경우가 많습니다.
주의할 것은 경영진에게 보고하는 경우는 보고의 내용이나 방식을 다르게 접근해야 합니다. 팀장은 실무자인 팀원들과 자주 접할 기회가 있고 보고를 청취하기에 충분한 시간 그리고 보고의 내용을 어느 정도 알고 있는 경우가 많습니다.
그런데 임원의 경우 많은 조직과 사업을 담당하는 경우가 많아 내용에 대한 사전 지식이 적은 경우가 대부분이며, 보고를 위한 시간적인 여유가 부족한 경우가 많습니다. 그래서 보고 시간을 길게 하거나 보고 내용을 자세하게 다룰 수가 없습니다.
따라서 임원 보고일수록 보고서를 요약할 필요가 있습니다. 시간적인 여유를 가지지 못하는 임원 입장에서 구체적이고 사소한 부분까지 설명하는 것보다 핵심 내용만을 요약해서 의사결정을 해주는 게 더 우선이죠.
너무 많은 정보를 전달하려는 것보다 핵심 요지를 먼저 설명하고 구체적이거나 중요하지 않은 사항은 별첨과 같은 페이지에서 부가 설명을 하는 게 좋습니다.
그래서 보고서의 구성은 보고 요약(1페이지)+ 본 장표(5~10페이지) + 별첨으로 구성하는 게 일반적입니다. 또 보고를 시작하기 전에 보고의 취지 및 핵심 내용을 말로 요약하고 시작하는 것도 중요한 팁입니다.
보고 참석자 중에 내 편을 미리 만들어라
프로젝트나 사업의 현재 진행 상황이나 동향을 설명하기 위한 보고도 있지만, 조직의 중점 활동 방향이나 비용 집행, 또는 신규 투자와 같은 의사결정을 받기 위한 보고가 대부분입니다. 즉 보고는 관련 조직이 비용을 집행하거나 조직의 운영에 있어서 직장 상사를 설득하기 위한 자리라고 볼 수 있는 것이죠.
그런데 보고의 내용을 항상 직속 상사가 동의하지 않는다는 것에서 문제가 생깁니다. 보고 내용을 두고 직장 상사 개인의 경험이나 정보에 따라 보고자와는 전혀 다른 의견을 가져 보고자의 생각과는 다른 업무 지시가 떨어지거나 요청한 사항이 거부될 수 있습니다.
그래서 보고를 하기 전에 우군을 만드실 필요가 있습니다. 보고자 입장에서는 보고 자리에서 자신의 주장이나 논리를 지원해줄 지원군을 미리 확보해 둬야 합니다.
보고를 하기 전에 동료나 상사, 또는 보고 자리에 참석하는 관련자와 보고 내용에 대해 미리 리뷰를 하여 어느 정도 의견 일치를 해두거나 어떤 질문이 나올 것인지에 대해 미리 가설을 세워보고 답변도 준비하는 것이 좋다는 것이죠.
보고에 문제점만 정리하지 말고 해결란을 담아라
직장 내에서 보고를 해야 하는 상황은 다양하기 때문에 보고의 내용도 매우 다양합니다. 그런데 보고의 공통점은 바로 문제가 발생할 가능성이 있거나 문제가 실제 발생했을 때 보고를 가장 많이 하게 됩니다.
사업 상황이 좋게 전개된다면 굳이 시간을 잡아먹는 보고를 많이 할 필요가 없죠. 사업의 상황이 나빠졌거나 프로젝트 등의 업무에 이슈가 있기 때문에 보고를 자주 하게 되는 것입니다.
그런데 이런 보고에서 가장 중요한 것은 이러한 문제를 어떻게 해결할 것인지에 대한 방안이 함께 들어가야 합니다. 직속 상사 입장에서 현황의 파악도 중요하지만 어떻게 대처할 것인지에 대한 다양한 방안이 필요할 것입니다.
실무자가 보고를 하면서 방안에 대한 고민 없이 문제점이나 현황만 보고를 한다면 대부분의 경영진들은 ‘그래서 어떻게 해야 하는 건데? 자네 생각은 뭔가?’라는 반응을 보일 것입니다.
물론 여러분이 제시하는 해결책이 반드시 정답일 순 없겠죠. 쉽게 해결되지 않는 문제일수록 혼자서 해결방안을 뽑아낸다는 것은 어려운 일입니다. 그렇지만 직속 상사나 보고 참석자 입장에서 해별방안을 제시한 것을 보고 보고자의 고민을 느낄 수 있게 됩니다. 그리고 직속 상사 입장에서는 보고의 기본이 되어 있다고 생각하게 될 것입니다.
문제만 던져 놓고 ‘상황이 이러니 어떻게 해야 하죠?’라고 질문하는 것과 ‘상황이 이러한데 이렇게 해결하면 될 것 같습니다!’라고 제안할 줄 아는 것은 전혀 다른 의미라는 것이죠.
인터넷 서핑으로 찾을 수 있는 자료로는 충분하지 않다
보고서에서 자료와 데이터가 기반이 되어야 합니다. 여러분이 좋은 아이디어가 떠올라도 그 아이디어의 가능성이나 시장성을 입증하기 위해서도 데이터를 가지고 논리적으로 풀어 나가야 하는 것이죠.
그래서 보고서를 작성하는데 걸리는 전체 시간 중에서 자료와 데이터를 찾는 시간이 가장 많이 소요됩니다. 그런데 구글(Google)이나 네이버(Naver) 검색 사이트에서 찾은 자료만으로 보고 자료를 작성하는 경우가 있습니다.
우리가 활용할 수 있는 자료와 데이터의 범위는 매우 넓습니다. 온라인 검색만으로 찾아지는 데이터는 빙산의 일각이죠. 키워드 몇 개 입력만으로도 쉽게 찾아지는 온라인 자료보다도 현장 인터뷰, 통계 데이터 분석, 시장 분석 자료처럼 쉽게 확보하기 힘든 데이터를 활용하셔야 합니다.
그러기 위해서는 평소 자신만의 자료를 많이 모으고 자료 출처가 될 만한 곳을 만들어 두는 것도 중요하죠. 그리고 그 자료를 나름의 기준으로 분석해보는 연습을 해야 합니다.
글보다는 그림으로 표현하라
보고서는 대부분 글로 작성됩니다. 글을 잘 쓸수록 보고서를 잘 쓰고 보고를 잘 할 수 있는 기본을 갖춘 것이죠. 하지만 글은 비즈니스 상황에 대해 자세히 기술할 수 있는 많은 장점을 가지고 있지만 공간적 관계를 표현하거나 시간적인 흐름을 표현하기에는 역부족입니다.
보고서를 읽는 사람이 머릿 속에서 보고 내용을 토대로 공간과 시간적 관계에 대해 그려 나가야 하는 것이죠. 만약 보고서가 오로지 글로만 표현될 경우 보고 대상자가 각자의 경험과 지식을 가지고 주관적으로 이해하는 경우가 생기게 됩니다.
이러한 공간적 관계를 글로 표현하기 보다 도형이나 화살표를 이용하면 비즈니스 프로세스나 시스템 구성 등을 보다 정확하게 표현할 수 있습니다. 좌에서 우, 상에서 하로 이어지는 상호 관계 속에서 순차적인 시간 흐름까지 파악할 수 있는 것이죠.
그리고 화살표를 통해 어떤 비즈니스 관계를 가지고 무엇을 주고받는지 정확하고 빠르게 이해할 수 있습니다.
지적을 받아들이고 의견을 제시하라
보고를 하다 보면 보고 내용을 두고 직속 상사와 의견이 다른 경우가 생깁니다. 심지어 직속 상사가 내용을 잘못 이해하는 경우도 생기게 되죠. 자신의 의도와는 전혀 상이한 지적을 하면 빠르게 반박하게 되는데요.
보고자 입장에서는 내용이 제대로 전달되었는데 직속 상사가 제대로 이해하려 하지 않은 것 같아 답답함을 느끼기 때문이죠. 특히 자신의 생각이 확고한 경우 답답한 마음에 직장 상사에게 강한 어조로 말하는 경우가 있습니다.
이런 상황이 된 경우 답답한 마음이 들겠지만 한 걸음 물러서서 상이한 의견을 먼저 받아들이는 것이 필요합니다. 즉각적인 반박보다 ‘이 보고 내용을 왜 저렇게 이해한 것이지?’라고 스스로에게 되물어보고 어떤 부분이 제대로 전달되지 않았는지 파악할 필요가 있습니다.
여러분은 보고를 위해 많은 지식을 쌓았기 때문에 내용에 대해 확신이 들겠지만, 직장 상사도 오랜 현업 경험과 관련 분야 지식으로 여러분보다 훨씬 해박한 지식을 가지고 있을 것입니다. 그런데 그 상황에서 답답하다는 듯이 강요할 경우 서로 감정이 상할 수가 있습니다.
그래서 논리적인 납득보다 감정적 오해가 우선해 버려서 본인이 얻고자 하는 목적을 달성하지 못할 가능성이 높아지죠. 직장 상사와는 싸움을 해야 하는 관계가 아닙니다. 여러분의 지원자가 되어줘야 하는 것이죠. 그러므로 한 템포 쉬고 나서 여러분의 의견을 다시 전달하는 게 좋습니다.
보고를 잘 하기 위한 방법치고는 저의 주관이나 경험이 많이 개입된 것 같네요. 저도 정말 많은 보고를 했지만 여전히 보고는 어렵고 피하고 싶은 일입니다. 그럼에도 할 수 밖에 없죠. 제 일을 인정받기 위해서는 보고가 가장 중요한 수단이니까요. 직장에서의 모든 일은 보고 없이는 결코 그 어떤 것도 진행할 수 없답니다.
다음 편에서는 보고서를 잘 작성하는 방법에 대해 써보겠습니다.
글 ㅣ 강석태 차장 ㅣ LG CNS 블로거 [‘아이디어 기획의 정석’ 저자]
['초보, 예비 직장인을 위한 직장 생활 백서' 연재 현황]
[1편] 직장 생활을 위해 알아두면 좋은 얕고 넓은 지식 - 직무에 대한 이해
[2편] 직장 생활을 위해 알아두면 좋은 얕고 넓은 지식 - 직무는 사업에 의해 결정된다
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[7편] 직장 생활을 위해 알아두면 좋은 얕고 넓은 지식 - 기업의 조직 문화
[8편] 직장 생활을 위해 알아두면 좋은 얕고 넓은 지식 - 직장 생활과 보고
[9편] 직장 생활을 위해 알아두면 좋은 얕고 넓은 지식 - 직장인에게 보고가 왜 중요한가
[10편] 직장 생활을 위해 알아두면 좋은 얕고 넓은 지식 - 보고를 잘하기 위한 방법
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