11편. 보고서를 잘 쓰는 법
직장 생활을 위해 알아두면 좋은 얕고 넓은 지식
직장 생활을 위해 알아두면 좋은 얕고 넓은 지식 - 보고서를 잘 쓰는 법
2016.09.20 09:30
이번 글에서는 간결하고 깔끔하게 보고서를 만드는 방법에 대해 설명드리겠습니다. 보고서를 대부분 파워포인트로 작성하는 경우가 많으므로, 보고서를 만드는 역량이 파워포인트 스킬(skill)에서 나온다고 생각할 수도 있습니다. 하지만 보고서의 핵심은 디자인이 아니라 보고 내용 자체에 달려있기 때문에 문서를 꾸미는데 너무 치중하게 되면 보고의 본질적인 목적을 달성하지 못하게 됩니다.
그래도 ‘보기 좋은 떡이 먹기에 좋다’는 말이 있듯이 중요한 보고나 대외 발표 자리에서는 문서를 꾸미는 능력 또한 중요한 역량이 됩니다. 다만 화려하고 다양한 스킬을 사용하지 않더라도 비즈니스 문서를 깔끔하고 간결하게 만들 수 있는데요. 여러분도 아래 규칙에 따라 연습해 보시기 바랍니다.
보고서는 글자-문장-배치라는 세 가지 요소에 의해 구성된 문서입니다. 즉, 글자로 이뤄진 문장이 논리 전개 순서에 따라 적절하게 배치된 것이 보고서라는 것이죠. 따라서 아래의 규칙만 유념해 두어도 깔끔하고 간결한 문서를 만들 수 있습니다.
글자를 단순화 시키자.
문장을 간결하게 만들자.
배치의 일관성을 유지하자.
글자를 단순화 시키자
문서 내에서 글자는 폰트(Font)라고 불리기도 합니다. 파워포인트와 워드 같은 툴에서는 폰트의 타입, 크기, 색, 두께 등을 다양하게 표현할 수 있죠. 그러다 보니 보고서나 기획서와 같은 문서에 개인의 취향에 따라 여러가지 폰트로 표현하는 경우가 있습니다.
보고서를 급하게 작업하거나 여러 명이 동시에 작업해서 취합하는 경우에 여러 폰트가 혼용이 되는 경우도 있죠.
고딕, 맑은 고딕, 굴림체 등 여러 개의 폰트가 혼용되어 사용된다.
폰트 사이즈가 18, 16, 15, 14, 13, 12, 11.5 등으로 여러 크기로 사용된다.
폰트의 색이 검정, 회색 외에 다양한 색으로 사용된다.
폰트의 밑줄, 기울임, 굵게 등이 자주 사용된다.
글머리 기호가 상황에 따라 여러가지 사용된다.
혹시 여러분의 문서에 위의 예시와 같이 폰트를 다양하게 사용하고 있다면, 이것을 단순화 시키시길 바랍니다. 폰트를 여러 스타일로 사용하는 것은 개성의 표현일 수 있지만 비즈니스 문서에서는 지저분해 보이거나 전문성을 떨어뜨립니다. 특히 너무 많은 폰트 스타일을 적용하는 것은 문서 자체가 복잡하고 정리 안 된 문서로 보일 가능성이 높아집니다.
폰트 유형은 최대 2개를 넘지 않게 하며 가급적 1가지를 사용합니다.
폰트 사이즈는 타이틀 16, 거버닝 메시지 14, 서브타이틀 14, 내용 12 정도로 총 3개 사이즈만 사용합니다.
폰트 컬러는 타이틀과 거버닝 메시지는 검은색, 서브타이틀 및 내용은 회색을 사용하며 중요한 문장은 파란색 또는 갈색을 사용하여 총 3가지 색을 넘지 않도록 합니다.
폰트의 굵기 처리는 타이틀일 경우에 하며, 강조는 컬러로 하는 편이 낫습니다. 기울기나 밑줄 등은 가급적 사용하지 않습니다.
본문 또는 내용 내의 글머리 기호는 1가지 스타일만 사용하세요. 계층 구조를 가질 때 2가지 또는 3가지로 사용하면 됩니다.
문장을 간결하게 만들자
워드로 만드는 보고서는 대부분 문장으로 구성되고, 위에서 아래로 문장이 채워집니다. 워드는 배치를 고민할 필요가 없는 양식이죠. 그런데 파워포인트는 문장을 공간 내에서 적절하게 배치해야 합니다. 즉 슬라이드의 구역을 나눠서 타이틀, 거버닝 메시지, 서브타이틀, 내용 등을 나누어 배치해야 하는 것이죠.
중간에는 이미지나, 도형, 그래프 등을 많이 활용하다 보니 배치 문제는 문서 작업자에게 가장 큰 고민거리가 됩니다.
문제는 배치를 할 때 한정된 공간으로 인해 문장을 무작정 늘릴 수 없게 됩니다. 예를 들어 타이틀이 2줄이 되지 않도록 문장을 간결하게 정리해서 한 줄 내에 표현해야 하는데요. 그래서 문장을 길게 늘리지 않고 간결하게 압축해서 작성하는 능력이 필요합니다.
이를 위해 중복되거나 중요하지 않는 단어는 삭제하는 것이 좋습니다. 간결한 문장을 통해 적절한 여백을 확보해야 문서가 완성된 느낌을 받게 됩니다. 만약 문장이 길어져서 텍스트 박스의 정렬이 달라지게 되면 여백 자체가 줄어들기 때문에 지저분한 문서가 될 가능성이 많습니다.
그래서 문서 작업을 시작하기 전에 슬라이드 마스터를 이용해서 텍스트 박스의 크기를 동일하게 설정해 두는 것이 좋습니다. 또는 텍스트 박스를 ‘Crtl+Shift’와 마우스 왼쪽 버튼을 선택해서 동일한 객체를 상하 이동시켜 복사해서 쓰는 것도 방법입니다. 텍스트 박스의 크기가 같으면 가급적 문장을 박스 내에 작성하기 위해 줄여쓰는 연습을 자동적으로 하게 되기 때문이죠.
배치에 일관성을 유지하자
파워포인트와 다른 문서 양식의 가장 큰 차이가 바로 배치를 해야 한다는 점입니다. 파워포인트 흰색 바탕의 슬라이드는 자유로운 표현을 가능하게 하지만, 반대로 어떻게 배치하고 구성하느냐에 따라 문서의 수준이 결정나기도 하죠.
문서를 만드는데 있어서 가장 신경 써야 할 것은 멋지게 배치하는 것이 아니라 배치의 일관성을 유지하는 것입니다. 슬라이드마다 타이틀의 시작 위치가 달라진다거나, 텍스트 박스가 좌우 정렬되어 있지 않을 경우 왠지 급하게 만들었다는 느낌이 듭니다. 심지어 어떤 슬라이드에서는 제목이 없다가 다른 슬라이드에서는 갑작스럽게 제목이 등장하는 경우도 있습니다.
작성자에게는 소소한 문제일지 몰라도 읽는 사람 입장에서는 그런 부분이 크게 눈에 거슬릴 수도 있는 것이죠. 그러므로 제목이라는 일관성 자체를 문서 전체에 유지하는 것이 문서의 완결성을 높이는 디테일한 작성 팁입니다. 또한 파워포인트에서 도형을 활용할 때 도형끼리 정렬되어 있거나 시작 위치가 일관성을 가지는 것이 좋습니다.
① 글자의 단순화 사례
비즈니스 문서에는 폰트나 도형의 스타일을 단순화 시키는 게 좋습니다. 폰트는 가급적 1개, 폰트 사이즈는 최대 3개까지, 색은 회색 및 검은색 위주, 도형의 색 및 선도 회색 계열을 활용하세요.
l 글자를 단순화 시킨 사례
② 문장의 간결화 사례
문서에서 문장은 최대 2줄이 넘지 않는 게 좋습니다. 문장 내에서 중복되거나 반복되거나 불필요한 단어를 제거하는 연습을 해보세요. 조직도, 프로세스, 구성 등을 문장으로 표현할 경우 이해하기 어려워지거나 길어지면 그림이나 도형으로 표현하는 것이 좋습니다.
l 문장을 간결화 시킨 사례①
l 문장을 간결화 시킨 사례②
③ 배치의 일관성 사례
문서는 여백을 확보해야 복잡해 보이지 않습니다. 그러려면 문장이 들어갈 공간이 미리 정의되고 배치될 필요가 있습니다. 슬라이드 마스터를 활용하여 배치 및 공간을 미리 정의하고 문장을 압축하거나 그림으로 표현하는 것이 좋습니다.
l 배치에 일관성을 유지시킨 사례
잘 만들어진 문서를 많이 보는 것도 보고서 작성 능력을 높이는 방법이 됩니다. 그리고 다양한 파워포인트 스킬을 알지 못하더라도 몇 가지 핵심 팁 만으로도 간결하고 깔끔한 보고서를 만들어 낼 수 있습니다.
물론 보고를 하는데 있어서 문서는 커뮤니케이션을 보조하는 수단에 불과합니다. 커뮤니케이션의 핵심은 내용에 달려있고, 보고서는 그 방법 중에 하나인 것이죠. 다만 보고서가 회사 내 커뮤니케이션의 공식 수단이라는 점에서 보고서를 잘 만드는 능력은 개인의 평가에도 매우 중요한 요소라고 할 수 있습니다.
다음 편에서는 보고서만큼 회사에서 많이 이뤄지는 회의에 대해 말씀 드리겠습니다.
글 ㅣ 강석태 차장 ㅣ LG CNS 블로거 [‘아이디어 기획의 정석’ 저자]
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