노션을 이용한 디자인팀 내부 위키 만들기 (1/3)
히스토리 관리와 문서화의 중요성
조직개편이 되면서 디자인팀에서의 내 역할이 커져
디자인 작업만 하는 것이 아니라 미팅 참여, 사내 업무 지원, 일정 관리, 온보딩 등
업무의 다양성이 확대되었다.
현 회사 디자인팀의 가장 큰 문제점은
체계화되어 있지 않은 문서나 관리되지 않는 프로젝트 히스토리이다.
이는 정보불균형과 히스토리 파악을 위한 비효율적인 업무시간이 생긴다.
최근에 디자인팀이 사용하는 프로그램의 갱신 업무가 있었는데
전 담당자가 갱신방법에 대한 문서를 작성하지 않아
맨땅의 헤딩식으로 담당 업체와의 소통을 통해 3일을 걸려 갱신을 완료하였다.
체계화된 문서가 있었다면 반나절도 걸리지 않았을 일이다.
이를 계기로 아무도 시키지 않았지만 "디자인팀의 모든 것을 담은 위키" 를 만들겠다고 다짐하였다.
1. 어떤 툴로 만들까?
누구나 접근이 쉬워야 한다고 생각하였다. 위키를 만드는 가장 큰 목표는 업무 효율성을 위해 쉽게 열어보고 쉽게 접근해야 한다고 생각하였다. 사내 업무 커뮤니케이션 서비스를 이용하여 만들까도
생각하였지만 해당 서비스는 인증번호 발급을 받아 2차 로그인을 해야 하기 때문에 진입장벽이 있다고 생각하였다.
그래서 회사에서 업무시에 자주 쓰는 노션을 이용하여 제작하기로 하였다.
혹시 보안이 위험할 수 있다고 생각했지만, 우리 회사의 노션에 접근하기 위해서는
1. 회사 이메일이 있어야 한다
2. 보안 담당자의 초대가 있어야 한다
라는 전재가 있어서, 외부인들은 접속은 불가능하여 보안에는 문제없다는 판단을 하였다.
+노션 링크
https://www.notion.so/ko-kr/product
2. 어떤 내용을 담을까?
위키를 제작하기 위해서, 디자인팀이 업무 시에 필요한 내용이 어떤 것인지 정리가 필요하였다.
해당 내용은 내가 재직한 회사의 디자인팀 기준으로 만든 것으로 무조건 이런 내용들을 담을 필요는 없다.
01. 신규 입사자를 위한 페이지
02. 회의록 관리 페이지
03. 드라이브 링크 관리 페이지
04. 프로젝트별 히스토리 파악 페이지
05. 디자인 프로그램 라이센스 관리 페이지
06. 기타
01.
신규 입사자를 위한 페이지
디자인 팀의 신규 입사자를 관찰하고 첫 출근 시에 하는 업무 세팅을 살펴보았다.
노트북 지급 > 필수 프로그램 설치 > 기업 전용 폰트 설치 > 프로젝트(업무) 살펴보기
업무 세팅 순서에 따라 노션 페이지도 [설치 프로그램 / 폰트 설치 / 프로젝트 살펴보기]로 3단으로 구성하였다.
[설치 프로그램]
- 설치 프로그램 리스트뿐 아니라 해당 프로그램 계정 등록 방법도 함께 적어 신규 입사자가 프로그램 설치 후 다음 스텝에서 막히지 않도록 하였다.
[폰트 설치]
- 산돌구름 서비스를 이용하고 있긴 하지만, 로컬로 설치해야 하는 폰트들이 몇 개 존재하여
폰트 파일을 모아두었다. 특히 외부에 노출을 금지하고 있는 기업 전용 폰트의 경우는
외부 반출 주의라는 문구를 달아 안내하였다.
[프로젝트 살펴보기]
- 해당 페이지는 아직 제작 중에 있어 조금 휑하지만, 회사가 주력으로 밀고 있는 프로젝트 위주로
구성하려고 한다. 이것저것 말로 설명하기보다는 디자인을 직접 보는 것이 신규 입사자에겐 가장 흥미롭고
회사 디자인 스타일을 파악하는데 도움이 된다고 생각하여, 해당 프로젝트들의 피그마 링크를 추가하였다.
Q. 어떤 점이 좋아졌을까?
처음 입사 날 노트북을 받고 어떤 걸 해야할지 몰라 당황했던 내 모습을 떠올리며 진행하였던 페이지이다
프로그램 설치나 계정 회원가입 정도는 스스로 할 수 있지만, 온보딩 문서가 없어 사수가 하나씩 알려주며 설치했었다. 하지만 이젠 문서화가 되어 입사 첫날의 뻘쭘한 시간(?)을 줄일 수 있었다.
Q. 어떤 점을 보완할까?
온보딩 페이지라고 명칭하였지만 아직 미흡한 점이 많다. 지금은 딱딱한 정보들만 담겼는데 추후에는
회사 꿀팁 문화부터 근처 맛집까지 담은 신규 입사자에게 따뜻한 온보딩 페이지로 만들고 싶다.
02.
회의록 관리 페이지
디자인팀은 내외부적으로 미팅이 많은데 (많을 땐 일주일에 4회 이상 있다) 가장 큰 문제는 회의록 관리를 아무도 하고 있지 않았다. 회의록 템플릿 없이 각자 스타일대로 기록하고 공유하지 않아 프로젝트 히스토리 관리의 어려움이 있었다.
[먼슬리 페이지]
첫 번째로 미팅 스케줄을 한 번에 볼 수 있는 먼슬리 페이지를 추가하였다.
초록색 이모티콘은 내부 미팅
노란색 이모티콘은 외부 미팅으로 나름 시각적으로 분류해 보았다.
(취소된 미팅은 X이모티콘으로 표시)
[미팅 별 회의록 작성]
미팅 별로 페이지를 나누고 회의록 템플릿을 만들어 5월부터 기록하고 있다
미팅 별로 나눴기 때문에 미팅 전, 이전 회의록의 빠른 복기가 가능하고 회의록의 관리가 쉬워졌다.
Q. 어떤 점이 좋아졌을까?
미팅의 경우 대표로 참석하여 의견을 듣고 내부에 전달하는 일이 가장 중요하다고 할 수 있는데
체계적으로 기록하니 내부에 전달하는 것이 쉬워졌다.
또한 회의록의 경우 회사 직원이라면 누구나 접근이 가능하여 정보불균형 해소에도 도움이 되었다.
Q. 어떤 점을 보완할까?
회의록을 아무래도 사람이 적다 보니 개인의 컨디션이나 구글 밋의 음질 저하 등으로 인해 회의록의
퀄리티가 일정하게 나오지 않는 경우도 가끔씩 있다. 일정한 퀄리티를 위하여 템플릿을 좀 더 보완하는 방안을 생각 중이다.
Illustration by Icons 8 from Ouch!
