노션을 이용한 디자인팀 내부 위키 만들기 (2/3)
히스토리 관리와 문서화의 중요성
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03.
드라이브 링크 관리 페이지
현재 재직 중인 회사의 디자인 팀은 구글 드라이브를 이용하여 "가이드 파일 및 공동 파일들"을 관리하고 있다. 문제는 드라이브에 폴더가 너무 많고 파일이 어딨는지 관리가 되고 있지 않아, 드라이브 내에서 검색 기능을 이용하여 다운로드하여야 했다. 그러다 보니 드라이브를 잘 사용하지 않게 되었다.
해결 방안으로 자주 사용하는 드라이브 폴더를 정리하여 문서화하였다.
또한 미리 보기 화면을 같이 첨부하여 링크를 눌러보지 않고도 어떤 내용인지 파악할 수 있게 하였다.
종류 별로 나눈 페이지 
폴더 미리 보기 화면 첨부Q. 어떤 점이 좋아졌을까?
가이드 및 파일을 찾기 위한 비효율적인 업무시간이 확실하게 줄어들었다. 기존에는 A라는 파일을 찾기 위해서 내 컴퓨터의 폴더를 뒤져보거나, 슬랙 메시지를 찾아보았다면 현재는 드라이브 URL이 정리되어 있기 때문에 바로 드라이브에 접속하여 찾을 수 있다.
Q. 어떤 점을 보완할까?
현재는 자주 사용하는 드라이브만 정리한 것으로 아직 정리하지 못한 드라이브 파일들이 많다.
어떤 기준으로 드라이브 안의 파일들을 관리 및 정리할 것인지에 대해 보완이 필요하다.
04.
프로젝트별 히스토리 파악 페이지
내가 재직 중인 회사는 스타트업이기 때문에 다른 스타트업과 마찬가지로 가장 오래 다닌 사람이 모든 히스토리를 알고 있는 구조였다. 그래서 우려했던 사항이 발생하였는데, 가장 오래 재직한 디자이너가 퇴사하며 그동안의 히스토리가 끊길 위기에 처했다. 그래서 이 페이지의 목표는 프로젝트의 히스토리나 작업 파일을 한눈에 확인할 수 있게 하자로 정하였다.
프로젝트는 크게 [Next Up / In Progress / Comleted]로 직관적으로 나누었다.
새 프로젝트가 생기면 카드 생성을 하면 된다.
상세페이지는 프로젝트마다 달라질 수 있지만 보통은 [기획서 / WBS / Figma / Meeting note]로 구성되어 있다. 담당자도 함께 작성하여 어떤 분에게 질문을 해야 하는지 바로 알 수 있다.
Q. 어떤 점이 좋아졌을까?
최근 디자인팀 리소스 관리를 위하여 업무를 파악해달라는 요청이 있었는데, 기존이었다면 어떤 프로젝트들이 진행되고 있는지 따로 취합하여 문서를 만들었어야 했을 것이다. 하지만 프로젝트를 정리한 페이지가 있어 취합이나 제작할 필요 없이 해당 문서를 이용하여 공유하였다.
Q. 어떤 점을 보완할까?
볼륨이 큰 프로젝트의 경우 기록해야 할 히스토리가 많아짐에 따라 상세페이지의 길이가 길어져 가독성이
떨어지는 상황이 발생하였다.해당 문제를 보완하기 위해 프로젝트 버전별로 관리하는 것을 생각하고 있다.
Illustration by Icons 8 from Ouch!
