품의서, 어떻게 작성하면 좋을까요?
품의서의 작성방법
품의서의 정의
‘품의’란 뜻을 풀어보면 稟(여쭐 품), 議(의논할 의)라는 한자로 구성되어 있습니다.
여쭈다는 말은 윗사람에게 묻는다는 의미를 가지고 있는데 이를 보면 품의라는 단어는 어떠한 일을 하고자 할 때 자신보다 윗사람에게 여쭈어서 의논을 한다는 뜻을 가진 단어가 됩니다.
쉽게 말해, 직장 내에서 품의서는 업무상의 어떠한 안건이나 행동에 대하여 관계자나 결재권자에게 의견을 물어 결재를 요청하는 문서가 되는 것입니다.
사실, 업무를 하다 보면 품의서에는 비용에 대해서 결재를 받는 경향이 강하게 나타납니다. 그래서 항상 품의서에는 견적서나 예산안, 영수증과 같은 비용에 대한 증빙서류가 함께 청구되는 경우가 많습니다.
품의서를 작성하는 경우
품의서는 회사의 비품을 구입할 것을 요청하는 구입품의서, 업무상의 지출에 대한 비용을 요청하는 지출품의서, 제품 등의 개발·연구에 대한 개발품의서, 인사발령, 승진 등 인사권에 대한 요청이 들어가 있는 인사품의서 등 다양한 상황에 따라서 품의서를 작성하게 됩니다.
품의서는 요청하고자 하는 사안을 행하기 전에 결재권자에게 승인받기 위해서 작성하여 보고하고 결재를 받을 수 있도록 해야 합니다. 발생하는 비용에 대해서는 앞서 말씀드렸듯이 견적서나 예산안 등을 함께 올려 승인을 받으셔야 합니다.
품의서를 작성할 때 이미 선결제한 부분을 후에 청구하면서 품의서를 작성하는 경우도 생기는데, 이때에는 영수증과 같은 증빙을 함께 첨부하여 결재받으시면 됩니다.
품의서 작성방법
① 작성자 : 본인의 소속 부서와 직급 성명, 품의서의 작성일을 기입합니다.
② 제목 : 품의할 사항에 대한 요약, 제목 기재입니다.
③ 품의내역 : 품의할 사항에 대한 구체적인 내역을 표시합니다.
④ 품의사유 : 근거나 사유에 대해서 제시합니다.
⑤ 결재 : 결재권자의 결재를 통해 품의합니다.
