이메일에도 격식이 필요하다
[신입사원 가이드 #8] 업무 이메일 보내기
많은 직장인들이 출근해서 본격적인 오전 업무를 보기 전, 습관적으로 하는 일이 하나 있다. 바로 이메일을 확인하여 어제 본인이 퇴근한 후에도 도착한 메일들이 있는지 확인하는 일이다.
사실, 회사에 입사하기 이전에 이메일을 쓰는 경우라고 하면 ‘나에게 보내기’를 사용해 첨부파일을 보내는 용도, 학업에 관련된 일로 교수님께 메일을 보내거나 취업을 위해 인사담당자에게 이력서, 자기소개서 등을 보낼 때가 거의 유일했을 것이다. 직장인들에게 있어서 이메일은 업무를 위한 중요한 커뮤니케이션 수단이기 때문에 이메일 확인은 업무 중에도 수시로 이루어진다.
회사에서 이메일을 보낼 때는 ‘정중함’이 필요하다는 것은 본능적으로 알 것이다. 이메일은 문자나 메신저와는 또 다른 정중함과 격식이 필요하다. 이메일 아이디에서부터 이메일 가장 하단에 넣는 서명까지 이메일 매너에 대해 알아보자.
개인 메일과 업무용 메일은 구분하자
회사에 입사해 부서 배치 및 OJT를 받은 후 당신이 하게 될 일 중의 하나는 사내 네트워크나 메신저, 이메일 계정을 만드는 것이다. 대게 업무용 메일의 경우, 자사 도메인으로 된 이메일 주소를 사용한다. 이런 경우는 이메일 주소 양식까지 정해 놓은 곳이 많다. 하지만 자사 도메인을 보유하지 않은 회사라면, 개인 이메일 계정으로 업무 메일을 주고받는데, 이때는 개인 메일을 사용하기보다는 가급적 업무용 메일을 하나 더 만들어 구분해 사용하는 것이 좋다.
보통 개인 메일은 이벤트, 광고·스팸 등의 메일로 넘쳐난다. 이메일 정리를 게을리하면 수십, 수백 통의 메일이 쌓이기 때문에 그런 메일 계정을 회사 업무용으로 같이 사용한다면 산더미처럼 쌓은 스팸 메일 속에서 중요한 업무 메일을 놓치는 불상사가 발생할 수 있다. 그렇기 때문에 메일은 개인 메일과 업무용 메일은 아이디를 따로 만들어 구분하여 사용하는 것이 좋다.
개인 메일은 말 그대로 개인적으로, 사적으로 사용하고 업무용 메일은 자신의 공적인 얼굴이라 생각하고 사용하도록 하자.
이메일 업무의 시작은 이메일 주소 만들기부터!
앞서 잠깐 이야기했지만, 기업에서 이메일 주소를 제공하지 않는다면, 기업이 직원에게 주소를 알아서 정하라고 하는 경우도 많다. 이때에는 이메일 주소를 비즈니스용에 맞게 신중하게 만들 필요가 있다.
업무용으로 사용하기 위한 계정의 이메일 주소는 보통 성만 쓰거나, 이름 전체, 영문 이니셜, 영어 이름 또는 단어를 많이 쓴다. 이외에도 이메일 주소를 만들 때 아래를 참고하여 만들어 보도록 하자.
길지 않게 4~10자 정도로
아시다시피 이메일을 보낼 때, 주소를 타이핑해 입력해야 하는데 이메일이 너무 길면 주소를 입력할 때 오래 걸린다는 단점이 있다. 때문에 너무 길지 않은 범위 내에서 이메일 주소를 작성하는 것이 본인에게도 상대방에게도 좋다.
회사(업무)와 관련 있도록
같은 회사 내에서 일정 부분 통일이 되거나 업무와 관련이 있는 이름 등을 활용한다면 이메일 주소만을 통해 상대방으로 하여금 어디 소속인지. 어떤 업무인지 빠르게 연상시킬 수 있다.
나만의 특색 있는 표현 사용
이메일 주소는 명함처럼 나를 기억시키는 하나의 수단처럼 사용할 수 있다. 비즈니스에서 상대방의 기억에 남으면 남을수록 긍정적인 영향을 끼치는 건 당연지사!
폭설 속 취재로 인기를 얻은 박대기 기자가 'waiting'이라는 메일 주소를 써서 한번 더 이슈를 끌었던 것처럼 본인의 이름을 활용하거나 특징을 잘 표현하는 단어를 주소로 활용하는 것 또한 좋다. 물론, 단순히 한글 자판 치듯이 영문으로 표기한 주소는 지양하도록 하자.
업무용 이메일의 작성
간단·명료하게 작성
이메일을 보내는 목적은 업무에 관한 내용을 전달하는 것이다. 때문에 사사로운 얘기가 길게 들어가거나 같은 문장과 표현이 중복적으로 들어가지 않도록 간단하게 작성하도록 한다. 그리고 전하고자 하는 핵심 내용을 한 번에 이해할 수 있도록 명확하게 문장을 쓰도록 하자.
긴 내용을 전달하는 경우 상대방이 내용 이해를 돕기 위한 단위로 문단을 엔터를 쳐 문단을 나누거나 자세한 내용이 담긴 문서를 첨부파일로 보내도록 한다.
메일 제목은 인사 or 업무성격이 나타나도록
메일을 처음 주고받는다면 인사와 본인의 소속을 밝히는 제목으로 하는 것이 좋으며, 그 이후에는 전달하고자 하는 업무가 정확히 드러나는 제목으로 간결히 보내도록 합니다.
-처음 : 안녕하세요 OO기업 XXX대리입니다. 제휴 관련 문의드립니다.
-이후 : ㅁㅁ기업 광고 비용 정산건
상단 및 하단 쓰기
상단: 본인과 수신자를 다시 한번 확인하는 동시에 간단하고도 친근한 인사를 건네도록 하며 본론으로 들어가도록 쓴다.
- 안녕하세요, ㅁㅁ기업 ㅁㅁㅁ님. OO기업의 OOO입니다.
하단: 마무리 인사와 함께 답장 여부 혹은 당부 내용을 포함하도록 하고, 서명을 추가하여 전달하도록 한다. 이때 답장받을 메일, 연락처와 함께 본인의 담당부서 및 소속, 주소지 등을 기재한다.
- 답신이 필요 없을 때 : 기본 인사와 ‘특이사항이 없다면 따로 답변은 하지 않으셔도 됩니다.’ 기입
- 답신을 원할 때 : ‘수고스럽지만 답신해주시면 고맙겠습니다.’ , ’그럼 답변 부탁드립니다.’ 정중히 요청
- 확인과 검토를 요청할 때 : ‘확인 부탁드립니다.’, ‘검토 부탁드립니다.’를 꼭 기입할 것.
- 사과와 거절을 할 때 : ‘진심으로 죄송합니다.’, ‘기대에 부응하지 못해 죄송합니다.’ 등을 정중하게 말할 것.
RE: 답장은 최소화할 것.
메일로 내용을 주고받다 보면 답장을 이용할 경우가 많은데, RE:가 많을 경우엔 용건을 파악하기가 힘들다. 한 개가 적당하니 꼬리는 무는 습관은 버릴 것!
참조와 비밀참조의 기능과 역할
이메일에는 ‘참조’라는 게 있다. 참조는 해당 이메일을 함께 받아보아야 하는 사람들을 넣은 공간이다. 참조자는 이메일을 직접 주고받아야 하는 당사자는 아니지만 해당 업무에 대한 관련도가 높거나 파악이 필요한 사람들이다. 때문에, 참조로 넣어달라는 당부를 따로 받았을 경우와 본인 판단하에 해당 메일 내용을 알고 있어야 한다고 판단되는 이들은 직접 참조 넣어 메일을 보내도록 하자.
비밀 참조는 참조로 들어가지만 참조자로 누가 들어갔는지 상대방이 알 수 없는, 메일을 받기는 하지만 메일 상에 수신자 또는 참조자로 표시되지 않아, 단어 그대로 메일을 받는다는 사실을 보낸 사람과 비밀참조자 당사자만 알게 되는 기능이니 상황에 따라 이 둘을 적절히 활용하자.
