효율적인 업무계획, 체크리스트 양식으로 세워보세요.
업무 체크리스트 양식(엑셀자동화 양식 포함)
즐겁고 알찬 여행을 위해 여행계획을 짤 때, 가장 먼저 하는 일은 가보고 싶은 장소나 먹고싶은 음식을 알아보고 그 장소에 가는 방법과 가서 무엇을 보고 먹어야 할지에 대한 리스트와 일정을 정하는 것입니다. 또, 자격증 시험을 준비할 때는 '언제부터 언제까지는 이 범위에 대한 문제를 풀겠다'와 같은 계획을 세우고 차근차근 진도를 나갑니다.
우리는 어떠한 일을 하기 전에 보다 효율을 높이고 성공율을 높이기 위해서 목표를 설정하고 구체적인 일정과 해당 기간동안 완수해야 할 과제를 제시합니다. 이는 개인의 업무에도 해당되는데요. 오히려 개인적인 놀이가 아니라 '일'이기 때문에 이러한 계획 수립은 무엇보다 중요합니다.
하지만, 한가지. 위와 같이 계획을 세웠음에도 잘지키지 못한다면 아무리 잘짜여진 계획도 아무런 소용이 없게되는데요. 이러한 불상사를 방지하기 위한 것이 바로 '체크리스트'입니다.
정확한 목표와 체계적인 관리_체크리스트
체크리스트는 말그대로 어떠한 것을 '체크', 점검하는 목록표인데요. 목표를 세우고 구체적인 과제를 설정했다면, 체크리스트는 이를 시각화하고 보다 효율적으로 이를 지킬 수 있도록 만들어주는 역할을 하게 됩니다. 설정해 놓은 과제 단위로 체크하여 빠트리거나 지나치지 않도록 길을 제시해준다는 것입니다.
업종이나 직무에 따라 다르겠지만, 매일매일 새로운 업무가 발생할 수 있고 일상 업무를 진행하는 와중에 새로운 프로젝트성 업무가 발생할 수 있습니다. 또는 어느날 갑자기 많은 일이 닥칠 수도 있는데요. 하루에 업무를 하는 시간은 정해져 있고 해야할 일은 많아지면 어떤 업무를 해야할지 갈팡질팡하며 시간을 허비할 수도 있습니다.
따라서 우선순위를 정해 중요한 일, 빨리 처리한 일을 구분하여 일을 차근차근 진행할 수 있도록 관리가 가능한 업무체크리스트를 작성하면 업무 효율을 높일 수 있습니다.
업무 체크리스트 양식
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체크리스트는 점검, 확인해야하는 기준이나 항목들을 나열한 목록을 적은 문서로 해당 항목에서 요구하는 대로 확인을 했는지 안했는지 검사를 하기 위해 작성합니다. 따라서 업무 체크리스트는 해야하는 업무 목록을 나열하여 해당 업무를 완료했는지 확인하기 위한 서식입니다.
하나의 엑셀 자동화 프로그램으로 제작된 업무 체크리스트는 다양한 면에서 활용 가능합니다. 일자와 업무명, 진행 내용, 완료 예정일, 우선순위 및 처리 여부 등을 기재할 경우 '우선순위'시트를 통해 가장 급하고 중요한 업무가 무엇인지 그래프로 한눈에 파악이 가능합니다. 이를 바탕으로 일의 순서를 정할 수 있어 효율적인 시간관리와 업무처리가 가능합니다.
또한, 월별 현황을 통해 특정 기간 동안의 업무 성과를 측정할 수 있습니다. 특히 월별 현황 시트를 바탕으로 업무에 대한 성취감 및 동기부여를 얻을 수 있어 앞으로의 업무 진행에 있어 큰 원동력이 될 수 있습니다.
그외 체크리스트 양식
