여름휴가 가기 전에
작성해야 하는 문서
연차유급휴가 사용계획서, 업무인수인계서
짧지만 강력했던 장마가 지나가고 무더운 여름이 다가왔습니다. 한 해의 반이 벌써 지나갔다는 게 아직 실감이 나지 않는데요. 여전히 많은 업무량에 치이고, 뜨거운 햇살에 데여 온몸으로 여름을 겪고 계시지는 않나요?
텁텁하기만 한 여름철 회사는 사막 같지만, 또 사막하면 떼어 놓을 수 없는 게 오아시스죠. 오늘은 직장인 여러분께 오아시스가 되어 줄 ‘여름휴가’에 대해 말씀을 드리고자 합니다.
최근 취업포털사이트 잡코리아에서 실시한 설문조사에 따르면, 전체 1002명 중 78.4%가 올여름휴가를 계획 중이라고 응답했습니다. 직장인들의 여름휴가 평균 기간은 3.9일 정도로 응답자 중 42%가 3일 정도를 계획한다고 밝혔고, 국내여행이 82.4% 해외여행이 17.6%로 국내여행이 압도적으로 높았습니다.
회사를 떠나 나를 위한 휴식 시간을 갖는다는 것은 상상만 해도 속이 뻥 뚫리는 일인데요. 여름휴가를 간 상태에서도 업무의 연장선에 놓이게 된다면, 이보다 더 울화가 치밀어 오르는 일이 없을 것 같습니다. 말뿐인 휴가를 누리는 것이 아니라 진정한 회사 탈출을 즐기기 위해서는, 휴가를 떠나시기 전 알아두셔야 할 것이 있습니다.
오늘은 비즈폼에서 여러분들의 성공적인 여름휴가를 위해 꼭 알아두셔야 할 ‘휴가와 관련된 회사 문서’에 대해 알려드리도록 하겠습니다.
1) 연차 휴가는 서면 통보!
1년간 80% 이상 출근을 한 근로자에게는 15일의 유급휴가가 주어지고, 우리는 이를 연차라고 부르죠? 연차와 별도로 여름휴가를 지급하는 회사도 존재하지만, 일반적으로는 여름휴가를 부여할 시 연차를 차감하는 경우가 많습니다. 이렇게 연차 여름휴가(이하 여름휴가)를 보낼 때에는 꼭 알아두셔야 하는 것이 있습니다. 바로 ‘연차휴가 사용 촉진제도’입니다.
핵심적인 부분 두 가지를 먼저 말씀드리자면 첫째로 연차유급휴가는 사용기간 내에 소진하지 않으면 통상적으로 잔여 연차는 소멸됩니다. 따라서 사용자는 근로자로 하여금 연차 유급휴가 사용을 독려하여야 합니다. 둘째로 휴가 사용에 관련된 통보는 서면(書面)으로 이루어져야 합니다.
근로기준법 제60조 7항에 따르면 연차유급휴가는 1년 내에 사용하지 않으면 사라지는데요. 근로자의 복지를 위하여 같은 법 제61조에서는 사용자가 근로자에게 연차유급휴가 사용을 촉진하도록 요구하고 있습니다.
연차 사용기간이 끝나기 6개월 전을 전후로 10일 이내에, 사용자는 근로자에게 사용 시기를 정해 통보를 해야 합니다. 근로자는 촉구를 받은 날로부터 10일 이내에 휴가 사용 시기를 정하여 사용자에게 통보를 해야 하는데요. 만일 10일 이내에 사용계획을 알리지 않는다면 어떻게 될까요.
제61조 2항에 따르면, 사용자는 연차가 소멸하기 2달 전까지 근로자에게 다시 연차를 사용하라고 통보를 해야 합니다.
이때 중요한 것 중 하나는 위와 같은 일련의 과정이 모두 ‘서면(書面)’으로 이루어져야 한다는 점입니다. 사용자는 연차휴가 사용 촉진하거나 다시 재촉진을 할 때에도 서면으로 통보해야 하며, 근로자 역시 휴가 사용시기를 알릴 때에 이를 문서로 작성하여 제출해야 합니다.
기업 특성상 문서를 출력해 결재를 받는 것이 아니라 인트라넷과 같은 내부망을 통해 결재를 하는 경우도 있죠. 이처럼 사내 업무를 전자 문서를 통해 처리하는 경우에는, 전자 문서로 연차휴가를 통보하는 것이 서면으로 통보한 것과 같은 효력을 가집니다.
사용자가 근로자에게 연차유급휴가 사용을 촉진할 때에 사용하는 문서입니다. 문서에는 근로자의 성명, 소속, 사번 등의 신상정보가 기재되어야 합니다. 또한 이와 함께 근로자의 미사용 연차가 몇 개인지를 밝혀야 하며, 연차 사용을 독려하는 기간을 통보하여야 합니다.
근로자가 연차 사용 계획을 밝힐 때에 사용하는 문서입니다. 문서를 작성할 때에는 사용하고자 하는 연차의 일수를 작성하고, 어느 시기에 연차를 사용할 것인지 그 일정을 밝혀 적어야 합니다.
2) 돌발 노동 피하려면, 업무 인수인계서 작성이 답!
“김대리님! 휴가는 잘 보내고 계세요? 다름이 아니라 지금 김대리님께서 맡고 있는 프로젝트 중에…..”로 시작하는 전화는 꿈같은 휴가에서 깨어나게 만드는 불청객인데요. 이렇게 휴가 중 업무와 관련된 연락을 받는 경우는 애석하게도 빈번히 발생한다고 합니다. 휴가 중 업무와 관련된 연락을 받은 적 있냐는 질문에 무려 70%가 "그렇다"고 응답했는데요.
이런 돌발 노동을 막기 위해서 필요한 것이 업무 인수인계서입니다. 마음 한 톨까지도 회사에 남기지 않고 제대로 휴일을 만끽하기 위해선 자신이 맡고 있는 업무를 정확하게 인수인계해두어야 합니다.
★ 휴가계획서
팀원들과의 휴가 일정 조정
휴가를 신청하는 날짜는 회사마다 다르지만 늦어도 1~2주일 전에는 휴가를 관리하는 부서에 신청을 하거나 상급자에게 보고의 단계를 거쳐야 합니다. 여름휴가의 경우 한 달 전부터 길게는 세 달 전부터 팀원, 부서원끼리 조율을 통해 휴가 날짜를 결정하기도 합니다.
사내의 많은 근로자들이 동시다발적으로 여름휴가를 사용하는 것이기 때문에, 업무에 지장을 주지 않으려면 팀 내에서의 일정 조율이 필요하기 때문입니다. 휴가를 관리하는 부서나 상급자의 경우, 업무 회전율을 염두에 두고 승인을 마쳐야 여름휴가를 행복하게 누릴 수 있다는 점도 기억하셨으면 좋겠습니다!
행복한 여름휴가! 모두가 제대로 휴식하고 오실 수 있기를 바랍니다!!
