'회의합시다'라고 하면 무슨 생각이 먼저 떠오르나요? '기대된다', '설렌다', '기쁘다'? 아니면, '지루하다', '짜증난다', '귀찮다!' 아마도, 대부분 후자일 것입니다. 회의를 긍정적이고, 생산적인 것으로 생각하는 사람은 많지 않은 것 같습니다.
그러다 보니 회의는 직장인들이 가장 싫어하는 업무 중 무려 3위라고 하네요. 그 정도면 싫은 정도가 아니라 끔찍하게 생각하는 사람이 많은 것 같습니다. 어떤 사람들은 회의를 많이 하는 것은 회사가 망하는 지름길이라며, 회의를 줄여야 한다고 주장하는 경우도 있습니다.
회의에 대한 인식이 나쁜 이유
회의에 대한 인식이 나쁜 가장 큰 이유는 대다수 리더들이 회의방법을 제대로 배운 적 없이 자기 스타일대로 진행하기 때문입니다. 다른 업무와 달리 매뉴얼도 없고, 좋은 회의방법을 가르쳐주는 사람도 거의 없습니다. 그렇다 보니 대부분의 리더가 본인의 취향, 성격, 스타일에 따라 회의를 진행하고 있습니다.
다행히 잘 진행되는 경우도 있지만 대부분은 그렇지 않은 경우가 많습니다. 더욱 큰 문제는 다른 업무와 달리 회의에 대해서는 잘못된 이유와 방법을 짚어주는 사람도 없고, 어떻게 개선하는 것이 좋은지 가이드를 해주는 사람도 없다는 것입니다. 그래서 회의에 대한 인식이 악순환하고 있는 것입니다.
회의에도 표준이 필수
효과적이고 효율적인 경영을 위해서는 사소한 업무에도 표준이 필요합니다. 기준과 절차를 규정해 놓은 표준 문서를 만들어서 그 업무를 누가 담당하더라도 일정한 수준의 결과를 보장할 수 있는 장치를 만들어 두어야 합니다. 만일 표준이 갖추어지지 않으면 담당자가 누구냐에 따라 성과 차이가 크게 발생하고, 결국 회사의 안정성과 성장성에 큰 악영향을 미칠 수 있습니다.
그럼에도 현실은 회의에 대한 표준을 가진 회사가 거의 없는 실정입니다. 2인 이상이 함께하는 업무에 있어서
회의는 매사에 빠져서는 안 되는 가장 중요한 업무 중 하나인데, 실무에서는 너무 자주, 흔하게 하는 일이다 보니 오히려 업무로 인식하지 못하고 홀대하고 있는 형국입니다.
업무에 있어 회의는 음식에 있어 물과 같습니다. 모든 음식에는 물이 들어갑니다. 물의 질과 양에 따라 음식의 수준이 결정됩니다. 하지만 물을 음식의 재료로 취급하지는 않습니다. 회의도 마찬가지입니다. 모든 업무에 회의가 필요합니다. 회의가 잘못되면 업무도 잘못되기 마련입니다. 이처럼 업무의 성패를 좌우하는 회의는 모든 업무 위의 업무입니다.
회의는 왜 하는가?
회의는 단어 뜻 그대로 여럿이 모여 의견을 나누는 것입니다. 두 명 이상이 모여 의견을 나누는 것은 모두 회의라고 할 수 있습니다. 그런데 왜 모여서 의견을 나눌까요? 단순한 질문이지만, 이 질문에 명확히 답을 할 수 있는 사람은 많지 않습니다.
회의는 어떤 이슈가 생기면 그것을 수행하기 위해 관련자를 소집해 진행합니다. 새로운 업무가 생겼을 때는 일을 시작하기 위해서 회의를 하고, 업무 진행 중에 새로운 이슈가 발생하면 그것을 해결하기 위해 회의를 합니다.
회의에서 무엇을 얻어내야 할까?
이슈 해결을 위해 회의가 소집되었을 때는 회의에서 그 이슈와 문제점을 명확히 확인하고, 해당 문제 해결을 위한 의견을 모으고, 그 의견을 실행하기 위한 계획을 세웁니다. 문제 해결을 위한 의견이 나오면 일반적인 경우 회의가 완료된 것으로 생각하고 있습니다.
그러나, 여기까지만 진행되는 회의는 문제가 있습니다. 이슈를 해결하기 위한 의견을 모으고, 계획을 세우지만, 회의 종료 후 실행에 대한 약속과 장치를 명확히 만들어 두지 않고 회의를 끝내면 실행이 보장되지 않기 때문입니다.
그럼 회의에서는 어떤 결과물이 나와야 할까요? 이슈 해결을 위한 회의를 했다면, 그 이슈를 해결하기 위해
'어떤 일을, 누가, 언제까지 할 것인가?'에 대한 내용이 명확히 도출되고 공유되어야 합니다. 사실은 실행내용이 완료될 때까지 추적 관리하는 것이 보장되어야 회의가 완료되었다고 말할 수 있습니다. 추적 관리까지 완료하는 것이 회의 주관자인 리더의 의무이자 책임이라고 할 수 있습니다.
많은 회의 주관자들이 이슈 해결을 위한 구체적인 실행 계획을 도출하지 못하고, 설령 도출한 경우에도 이후에 추적 관리를 제대로 하지 않는데, 이것이 바로 회의를 시간 낭비로 만들고, 무용론까지 나오게 하는 가장 큰 원인이라 할 수 있습니다.
이상적인 회의
어떻게 해야 회의를 생산성 높고, 효과적이며, 즐거운 커뮤니케이션의 장으로 만들 수 있을까요? 이와 같은 이상적인 회의는 다음과 같은 조건을 충족한 회의입니다.
< 이상적인 회의의 조건 >
누구나 필요한 시점에 쉽게 공지할 수 있는 회의
미리 정해진 짧은 시간(30분) 내에 무조건 마치는 회의
누구에게나 의사표현의 기회가 주어지는 회의
누가 언제까지 어떤 일을 할지 책임이 명확히 정의되는 회의
회의 중에 회의록 작성이 완료되고, 참석자와 공유되는 회의
결정된 일이 완료될 때까지 추적 관리되는 회의
이와 같은 조건이 충족된 회의를 진행할 수 있다면 회의를 끔찍하게 여기는 부정적인 인식은 자연스럽게
사라지게 될 것이다.
To be continued~
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꿈이 현실이 되도록 돕는
대한민국 꿈메신저 김상경 올림
(sangkyung.kim@gmail.com/010-7111-6749)