30분 회의란 무엇인가?
'30분 회의'는 앞 글에서 제시한 이상적 회의의 조건을 충족시키는 회의다. 뿐만 아니라 기본 조건 충족 이외에도 엄청난 효과를 가져다 주는 회의 방법이다. 30분 회의를 이미 경험한 대표들의 평가를 빌리자면 아래와 같다.
"30분 회의는 회의에 대해서 뿐만 아니라 업무 혁신 프로세스다."
"30분 회의가 업무의 50%를 해결한다는 말을 믿지 않았는데, 이것은 그 이상이다."
"엄청난 프로세스다. 수백억 원 이상의 가치가 있다고 확신한다."
직접 세미나에 참석하거나, 업무에 적용해 보지 않고서는 의구심이 들기 마련이다. 더 많은 사람들이 30분 회의를 경험한 다음 솔직하고, 신랄한 평가를 더 해주었으면 좋겠다. 많은 사람의 경험과 평가가 쌓이면 더욱 견실한 프로세스가 될 것이기 때문이다.
30분 회의 히스토리
2009년에 기본적이 틀이 잡혔으니 '30분 회의' 틀이 만들어진지 약 11년이 되었다. 30분 회의는 저자가 컨설턴트, 주재원, 팀장 등으로 재직하면서 담당했던 많은 프로젝트 운영 노하우, 컨설팅 회사 방법론, 관련 서적과 세미나 등을 참고해서 만들어졌다. 많은 자료 조사에 의해 30분 회의 진행을 위한 핵심요소(소요시간 최소화, 참여 최대화, 핵심내용의 명확한 기록방법 등)를 정리했고, 실무에서 실행할 수 있는 방법들을 계속해서 연구, 발전 시키고 있다. 지금도 30분 회의는 계속 진화되고 있는 것이다.
검증된 프로세스
30분 회의는 실무에서 검증된 프로세스다. 30분 회의 방법론을 완성했을 당시 두 개의 대형 프로젝트를 담당하게 되었다. 두 프로젝트 실행 시 30분 회의를 적극 활용했고, 두개 모두 성공적으로 완료하면서 30분 회의의 효과를 입증하게 되었다. 이후 진행된 소형 프로젝트를 통해 30분 회의를 심화시켜 '회의록 작성법'까지 완성했는데, 이 과정을 통해 회의뿐만 아니라 업무 프로세스의 효율과까지 실현하게 되었다.
30분 회의에서는 이슈 리스트를 별도로 관리하지 않는다. 모든 이슈를 상황(Context)과 함께 관리하면서 적시에 처리하도록 추적 관리하는 프로세스를 가지고 있다. 프로젝트 진행, 소통, 이슈 관리 등의 효과적 수행방법은 이후 글에서 상세히 다룰 예정이다.
팀 내에서의 30분 회의 운영법
부서에서 업무를 진행할 때 이슈가 발생하면 팀원 누구가 즉시 공지하고, 참석 가능한 팀원들이 모여 30분 내에 짧게 각자 해야할 일을 정하고 마무리 하는 습관이 만들어져야 한다. 아울러 모든 진행사항 및 결정사항들이 팀 내에 완벽하게 공유되어야 한다.
회의록을 팀원 전체에게 공유하면, 팀원들은 자신이 담당한 특정 업무뿐만 아니라 주변 업무까지 파악할 수 있다. 필요한 경우에는 업무의 백업도 가능하고, 팀원 개개인의 역량 향상에도 큰 도움이 된다.
30분 회의가 가능한 조직
30분 회의 방법이 적용가능한 조직은 리더들이 유연한 사고를 가진 조직이다. 앞에서 언급한 성공 사례들은 경영진들이 실무진들을 완전히 신뢰했기 때문에 성공할 수 있었다. 새로운 것을 이해하고, 인정해서, 받아들일 수 있는 경영진의 열린 사고와 역량이 바로 조직의 역량이라고 할 수 있다.
임원들이 사원들이 수행하는 업무까지 사사건건 간섭하고, 확인받아야 일을 하는 것으로 인정받는 조직도 있다. 이와 같은 조직은 직원들의 날개를 자르는 조직이다. 즉, 직원들의 창의성과 의지력을 말살하는 조직인 것이다. 직원들이 자율성을 가지고 창의적으로 일을 할 수 있는 조직문화와 분위기를 만들어야 한다.
모든 것을 갖춘 조직이나 사람은 없다. 좋은 것을 빨리 찾고, 배워서, 자신의 것으로 만드는 조직이 살아 남는다. 기존의 틀을 과감히 깨트리고, 필요한 것은 과감하게 받아들일 수 있는 리더가 있는 조직에서만 30분 회의에 의한 업무 혁신, 프로세스 혁신이 가능하다.
즉시 실행이 답
문제는 실행이다. 준비가 덜 되었다고 판단되더라도 곧바로 실행하는 조직이 빨리 배우고, 경쟁력도 빨리 갖추게 된다. 글만으로 부족한 부분이 있을 것이다. 글만 읽고 혼자 실행하기가 쉽지 않다. 그럴 때는 언제라도 연락을 주기 바란다. 30분 회의를 독자들의 조직에 정착시켜, 직원들의 업무 만족도를 높이고, 업무량은 반으로 줄이고, 이익은 두 배로 올리는 기쁨은 얻을 수 있기를 기대해 본다.
To be continued~
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업무의 50%를 줄여주는 혁신적 회의법
'30분 회의'에 그 노하우와 시스템이 있습니다.
꿈이 현실이 되도록 돕는
대한민국 꿈메신저 김상경 올림
(sangkyung.kim@gmail.com/010-7111-6749)
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