성공적 회의실행 가이드 - 4. Q&A
'30분회의' 실행 꿀팁
지금까지 '30분회의'란 무엇이고, 어떻게 운영되며, 얻을 수 있는 효과는 무엇인지에 대해 알아보았다. 마지막으로 문답형식에 의해 '30분회의'에 대한 궁금증을 풀어보겠다. 실제 수업이나 세미나를 통해 '30분회의'를 접한 사람들이 한 질문도 포함되어 있다.
Q1. 회의를 잘 하면 업무의 50%가 해결된다고 했는데 원리를 간략하게 설명해 달라.
A1. 회사에서 하는 주 업무는 업무 진행 관리, 지식 소통 관리, 인사 관리 등이 있는데 이런 업무들의 50%는 회의를 제대로 진행함으로써 해결될 수 있다는 의미다. 회의는 수많은 사람의 생각과 역할과 자원을 융합하고 조율하는 매개체임으로 회의를 잘 하면 그 이상의 효과도 기대할 수 있다.
Q2. 회의는 자주 하는 것이 좋다고 했는데, 우리 회사는 지금도 이미 회의가 너무 많아 문제다. 회의를 얼마나 자주 해야 한다는 것인가?
A2. 주간회의, 월간회의, 이슈회의 등등 대부분 회의의 문제점은 회의 횟수가 아니고, 회의 시간이다. 회의 시간은 30분 이내로 정하는 것이 좋다. 그리고 회의는 이슈가 생길 때마다(횟수에 구애받지 말고) 즉시 시행함으로써 문제를 적시에 해결하는 것이 좋다. 이런 기준으로 한다면 회의를 하루에 수차례 하게 될 수도 있다. 하지만 30분 이내로 한다면 횟수는 큰 문제가 되지 않을 것이다.
Q3. '30분회의'의 30분은 어떻게 결정한 시간인가?
A3. 30분은 프로젝트회의, 주간회의, 정기회의 등 다양한 현장 경험에서 나온 시간이다. 30분은 사람들이 크게 부담을 느끼지 않는 짧은 시간임과 동시에, 어떤 큰 이슈에 대한 결론도 도출할 수 있는 충분한 길이의 시간이다.
사람들은 1시간의 회의에는 큰 부담을 느낀다. 2시간 이상의 회의에 참석하라는 통보를 받으면 누구나 어떻게든 빠져나가고 싶어 할 것이다.
그러나, 30분 이내에 끝나는 것이 보증된 회의라면 사람들의 생각이 달라진다. 우선, 회의에 대한 부담을 가지지 않게 되고, 자신의 일정에 큰 지장을 받지 않을 것이라고 생각하게 된다.
30분이라는 시간은 이미 정해진 다른 일정을 앞뒤로 약간씩 조정해서라도 만들 수 있는 길이의 시간이기도 하다. 그 30분 동안 진짜 결론이 도출되고, 참여자의 기여와 역할도 공정하게 인정되고 평가받는다면 30분은 매우 충실한 회의 시간이 될 수 있다.
Q4. 회의록을 프로젝터로 함께 공유하면서 회의를 진행하라고 했는데, 프로젝터가 하나인 경우에는 회의 자료도 보여주어야 하는데 어떻게 진행해야 하는가?
A4. 대부분의 회의실에는 프로젝트가 하나 밖에 없다. 이럴 때는 자료화면은 필요할 때만 잠깐 비추고, 나머지 시간에는 회의록을 띄워 함께 보면서 진행하면 된다. 회의 시간의 처음부터 끝까지 계속 보여줘야되는 자료는 거의 없기 때문에 큰 지장을 없을 것이다.
Q5. 회의 때마다 하나의 독립적인 회의록 파일을 만들지 말고 업무별로 하나의 파일에 회의록을 누적해서 관리하라고 했는데, 이것의 이점은 어떤 것들이 있는가?
A1. 회의 때마다 새로운 회의록 파일을 새로 생성하지 않고 연결해서 하나의 파일에 회의록을 누적관리하는 것은 아주 많은 장점을 가지고 있다. 그 중 몇가지만 나열하면 아래와 같다.
1) 회의의 목적인 할 일(To-do)을 추적관리하기 쉽다.
2) 불필요한 파일의 추가 생성을 방지할 수 있다.
3) 업무별로 진행이력이 일목요연하게 정리된다.
Q6. 30분 내에 회의를 끝내야 하는 가장 큰 이유는 무엇인가?
A6. 직원들이 회의를 싫어하는 이유는 회의가 길어서라기보다 회의 종료시간을 지키지 않아서다. '결론을 내는 끝장 회의'등의 명분을 내세워 회의 시간을 상습적으로 늘리는 리더들이 많다.
끝나는 시간이 정확하지 않으면 직원들의 나머지 일정이 망가져서 회사 전체의 업무 효율이 현저히 저하된다. 회의라하면 무조건 30분 이내로 끝내는 것을 습관으로 만들어야 한다.
Q7. 회의를 제대로 하기에 30분이 너무 짧지 않나?
A7. 목적에 맞게 효율적으로 진행한다면 짧지 않은 시간이다. 실제로 20명 이상이 참석하는 회의도 30분 내에 진행하는 경우도 많았다. 작은 회의들은 더 쉽다.
'30분회의'의 시작은 주관자가 공지를 잘 하는 것이다. 회의에서 다룰 주제에 대해 참석자들이 아이디어를 미리 생각한 다음 회의에 참석하도록 명확하게 공지하면 회의 시간에 부가 설명 시간을 대폭 줄일 수 있다.
회의록을 기록하는 요령도 마찬가지다. 미리 적을 수 있는 것들은 회의 전에 채운 다음 회의를 시작하면 회의 시간을 줄이는데 큰 효과가 있다.
회의를 하다 보면 불가피하게 추가 이슈가 나오거나, 시간을 두고 심사숙고해야 할 일이 발생하기도 한다. 이런 경우에는 그 내용을 할 일로 만든 다음, 담당자를 지정해서 진행하도록 한다. 필요할 때는 해당 이슈를 위한 별도의 회의를 소집해서 해결할 수도 있을 것이다.
이와 같은 방법에 의해 어떠 경우에도 회의 시간 30분 원칙을 준수하는 습관과 조직문화를 만들어가야 한다.
Q8. 회의록 작성은 누가 해야 하는가?
A8. 리더가 직접 작성하면서 회의를 진행하는 것이 가장 좋다. 회의록은 회의 중에 프로젝터 등을 이용해서 모든 참석자들과 실시간으로 공유하면서 작성한다.
이렇게 회의를 진행하면 리더가 의도하는 방향으로 회의를 진행할 수 있을 뿐만 아니라, 구성원들이 주제에 집중할 수 있고, 적극적 참여도 자연스럽게 이루어진다.
회의록을 작성하는 사람은 리더가 아닌 경우도 있을 수 있다. 리더의 보조 역할을 하는 직원에게 초안을 작성하도록 하는 경우다. 하지만 이런 경우에도 점검은 꼭 리더가 해야 하고, 내용에 대한 모든 책임은 리더가 져야 한다.
Q9. 주간회의 같은 경우에는 사람도 많이 모이고, 논의해야할 이슈도 많다. 그런 회의를 30분 내에 끝내는 것이 어떻게 가능한가?
A9. 주간회의는 일주일에 한 번 업무의 진도 및 현황을 체크하기 위한 정기 모임이다. 업무 진행 상의 이슈 등은 이미 업무별 이슈 회의에서 평소에 정리하고 있으므로, 원칙적으로 주간회의는 업무 추진의 경과와 진도만 점검하고 마치면 된다. 이렇게 하면 이슈 해결을 위한 논의가 최소화되기 때문에 참여 인원이 많아도 짧게 끝내는 것이 가능하다.
Q10. 우리 회사 직원들은 여건상 노트북을 가지고 다니면서 고객들과 회의 하기가 어렵다. '30분회의' 방법을 보니 회의록을 쓰면 좋을 것 같긴 한데 어떻게 응용하면 될까?
A10. 회의는 사무실에서만 이루어지는 것이 아니므로 현실에 맞게 응용하면 된다. 예를 들어, 노트를 가지고 다니면서 고객 앞에서 보여주면서 같이 기록하고, 그것을 사진으로 찍어 바로 고객과 공유할 수 있을 것이다. 이후 사무실에 돌아와서 회의록 형식으로 작성해 놓으면 된다.
더 바람직한 방법은, 빈 회의록 양식을 인쇄해서 가지고 다니는 것이다. 고객과 미팅을 하면서 고객이 보는 앞에서 회의록 양식에 회의 내용을 정리하고, 각자가 맡을 할 일 리스트 및 기한 등을 기록하는 장면은 그 자체로 고객에게 신뢰를 주는 모습이 될 것이다. 좋은 결과로 이어질 확률도 100% 향상되지 않을까?
Q11. '30분회의' 회의록은 누가 배포해야 하는가?
A11. 회의록은 회의를 주관하는 리더가 배포해야 한다. 회의록은 업무를 하는데 가장 중요한 소통 수단이므로, 배포도 리더가 직접 해야 한다. 회의록 배포는 회의목적 달성을 위한 회의절차 중 매우 중요한 단계다.
만약 리더가 아닌 사람이 배포하면 회의록의 중요도가 떨어지기 때문이다. 회의록의 중요도가 떨어지면 내용이 제대로 읽히지 않게 되고, 결과적으로 결정된 내용이 수행될 가능성도 낮아지게 된다.
Q12. '30분회의' 회의록의 배포 범위는 어떻게 정하는가?
A12. 회의록의 배포 범위는 해당 업무 관련자 전체다. 회의록은 이메일로 배포하는 것이 일반적인데, 배포할 때 참석자와 직접 관련자를 수신인으로 지정하고 간접 관련자, 참석자의 상관은 참조로 지정해서 배포하면 된다. 고위 경영진에게도 가끔 참조로 공유하는 것이 좋다.
정보를 제대로 공유하지 않는 리더나 직원들이 있다. 회사 내의 모든 정보는 공유되어야 업무에 유용하게 쓰일 수 있다. 업무 회의를 했으면 회의록을 작성하고, 그것을 바로 배포하는 것을 회사의 규정처럼 만들어 버리면, 소수의 사람들이 회사의 소중한 정보 자산을 독식하는 행태를 예방할 수 있다.
Q13. '30분회의'에서 30분을 꼭 지키라고 강조하는데 막상 회의를 하다 보면 40분, 50분, 60분 또는 그 이상도 될 수 있지 않은가? 그에 대해서는 어떻게 생각하는가?
A13. 모든 것을 유연하게 실행해야 한다. 본문에서 여러번 설명한 내용이긴 하지만, 30분을 강조하는 이유는 "우리 회사의 회의는 30분이다"라고 직원들에게 각인시켜서 회의에 대한 인식을 확실히 바꿔놓지 않으면 변화를 기대하기 어렵기 때문이다.
회의절차 중 실무적으로 정말 중요한 것은 회의 종료 시간을 지키는 것이다. 짧게 하는 것도 중요하지만, 더 중요한 것은 정해진 시간 내에 회의를 끝내서 다른 스케줄에 지장이 없도록 하는 것이다. 정말 필요하다면 '50분회의', '60분회의'를 공지하고, 그 시간에 맞게 회의를 진행하면 된다. 하지만, 절대로 남용되서는 안 될 것이다.
Q14. 우리 회사에서는 회의록을 워드 파일에 주로 정리하고 있다. '30분회의'에서는 파워포인트 템플릿을 사용하는 것 같은데 특별한 이유가 있는가?
A14. 처음에는 워드를 사용했었다. 그 후 엑셀을 활용하는 등 여러 가지 시도가 있었지만 결국 파워포인트가 가장 좋다는 결론을 얻었다. 그 이유는 다음과 같다.
1. 페이지를 추가하거나 없애도 다른 페이지에 영향을 주지 않는다. 워드나 엑셀은 길이가 늘어나면 다른 페이지 및 파일 전체에 영향을 줘서 번거로운 조정 작업을 반복해야 한다.
2. 그림을 그리기도 편하고, 글을 쓰기도 편하다.
3. 템플릿 적용이 쉽다.
4. 파일 사이즈가 작다. 용량이 큰 그림을 넣지만 않으면 100페이지가 넘는 파일도 크기는 몇 메가바이트(MB) 이하로 유지할 수 있다.
Q15. '30분회의'를 고객사에도 여러 차례 적용했다고 했는데, 고객사 직원들의 반응은 어땠는가?
A15. 중소기업에 적용했을 경우를 예로 들어보겠다.
처음 강의와 설명을 들을 때는 열성적으로 기대하는 사람도 있지만 반신반의하는 사람이 많다. 리더의 경우 회의절차 및 회의록 관리를 전적으로 책임져야 하는 부담을 느끼기도 한다.
하지만 '30분회의' 가이드를 제대로 추진했다면 1~2주 후에는 신입직원에서 리더까지 놀라운 변화가 생긴다.
리더는 본인이 지시한 내용에 대한 진행 사항을 눈으로 확인할 수 있으니 만족도가 아주 높아진다. 직원들은 그동안 업무가 불분명하게 지시되는 경우가 많아서 뭘 어떻게 해야 할지 모를 때가 많았는데 이제는 해야 할 일이 명확해지니 일을 하기 쉬워졌다고 한다.
이전에는 어떤 일을 하지 않고 대충 넘어가도 되었는데 이제는 모든 것을 철저히 해야 하니 일이 많아져서 힘들어지지 않았냐고 질문하면, 이전에도 하기 싫어서 안 한 것이 아니고 명확하지 않아서 못한 것들이 많았다고 한다.
중간 관리자 역시 모든 것이 투명하고 명확하게 보이게 되어 일하기 쉬워졌다고 하고, 아래 직원들이 하는 업무가 명확하게 드러나니 관리하기도 좋아졌다고 한다.
협력사 직원들의 태도가 완전히 달라졌다고 하는 대표도 있었다. 타사와 어떤 일을 협의할 때 회의록을 적으면 쌍방이 해야 할 일을 명확하게 쓰고 공유하니, 그동안 정말 꿈쩍도 않던 사람들이 자발적으로 일을 하기 시작했다는 것이다.
Q16. 회의 주제는 해당 업무의 리더가 해야 한다고 했는데 현실에서는 리더가 회의에 직접 참석하지 않고, 회의 결과만 보고 받기를 원하는 경우가 많다. 이럴 때는 어떻게 해야 하는가?
A16. 회의의 목적을 생각해보면 쉽게 이해할 수 있다. 회의를 하는 목적은 어떤 이슈나 주제에 대하여 이후에 진행할 할 일(To-do)을 도출하고, 그 일들이 제대로 실행될 때까지 관리하는 것이다.
제대로 된 회의를 하려면 의사 결정자가 꼭 그 자리에 참석해야 한다. 권한이 없는 사람들끼리 모여서는 회의가 제대로 진행되기 어려울뿐더러, 회의 자체로 결론을 내기 어려워진다.
만약 시간적, 공간적 제약 때문에 리더가 회의에 참석하지 못했다면 리더를 대신할 사람을 명확히 정해서 회의를 주관하도록 해야 한다. 단, 이 경우에는 리더를 대신하는 사람에게 의사결정을 할 수 있는 모든 권한을 위임해야 한다.
Q17. 회의록을 제대로 활용하고 잘 공유하면 직원들 사이에서 업무 혁신이 저절로 일어날 것이라고 했는데, 우리 회사는 일상적인 반복 업무를 하는 직원들이 많아서, 이 사람들은 일을 할 때 매우 소극적이다. 이들이 적극적으로 일을 할 수 있게 하려면 어떻게 해야 하는가?
A17. 먼저 묻고 싶은 것이 있다. 직원들이 자발적인 혁신 노력으로 성과가 나면 말씀하신 일상적인 반복 업무를 하는 직원에게도 인센티브가 있는가?
왜냐하면, 회사를 위해 노력한 직원들에게 기여한 만큼의 보상을 해줄 준비가 되어 있지 않다면 직원들이 굳이 노력하고, 혁신하려 하지 않기 때문이다.
직원들에게 동기부여 및 비전제시 없이 일만 열심히 하도록 독려하는 것은 정상적인 기업 운영 방식이 아니다. 잘하고, 열심히 하고, 성과가 나오는 직원들에게 보상을 해주는 체계를 먼저 만드는 것이 우선이다.
Q18. 회의록이 경쟁사로 유출되면 우리 회사에 좋지 않을 것이다. 또 회의록을 너무 상세히 적어도 위험할 것 같다. 보안을 어떻게 유지해야 하는가?
A18. '구더기 무서워서 장 못 담근다'라는 속담이 떠오른다. 만약 회사 정보가 외부에 노출되는 것이 두렵다면 업무 프로세스를 정의한 메뉴얼 등 업무와 관련된 서류는 절대 만들지 말아야 한다.
회사 내부적으로 최대한 자료를 공유해서 업무 효율을 높이는 것이 더 중요한 일이다. 내규에 따라 회사의 정보 보안을 위해 노력하고 있겠지만, 특별히 보안이 더 필요한 정보가 있다면 리더가 따로 빼내어 별도 관리하면 된다.
Q19. 주로 혼자 일하는 개인사업자다. '30분회의'를 어떻게 활용할 수 있을까?
A19. '30분회의' 컨설팅을 받은 고객 중에는 실제 '30분회의절차'와 '30분회의회의록'을 아주 잘 활용하고 계시는 개인사업자도 계시다.
그분은 본인이 하고 있는 업무별로 각각의 회의록을 만든 다음, 각각에 본인 스스로 결정한 사항에 대한 To-do List를 작성한 후 그것들을 관리하고 계시다. 이제는 '30분회의'를 알기 전에는 일을 어떻게 했는지 모르겠다고 하실 정도다.
고객과 회의할 때도 고객이 보는 앞에서 회의록을 작성하고, 할 일 목록(To-do List)을 공유하니 고객들이 약속된 시간에 하기로 한 일을 완료해서 가져오기 시작했다고 한다.
Q20. 우리 회사는 광고 회사라 하루 종일 아이디어 회의를 하는 것이 가장 큰 일이다. 아무리 생각해도 '30분회의'는 적용할 수 없을 것 같다. 왜냐하면, 대부분의 회의를 2~3시간 정도 하고 있기 때문이다.
A20. '30분회의'는 업무를 진행하고, 이슈를 해결하기 위해 할 일 목록(To-do List)을 명확히 협의해서 정하고, 추적 관리하는 과정에 알맞게 디자인되어 있다.
광고 회사에서 진행하는 아이디어 도출 회의, 브레인스토밍 등은 이슈 회의라기보다는 그쪽 산업 분야의 업무 프로세스 중 하나라고 봐야 될 것 같다.
이슈 해결을 위한 회의가 아니므로 '30분회의'를 온전히 적용할 대상은 아니지만 그런 미팅조차도 업무 프로세스에 맞게 회의 순서를 정해놓고, 공개적으로 기록하면서 회의를 진행한다면 훨씬 더 생산적인 미팅이 될 것이다.
Q21. 요즘에는 인터넷이 발달해서 온라인이나 스마트폰 어플리케이션으로도 문서를 공유할 수 있는데, 회의록 공유 시 이러한 툴을 이용하는 것에 대해서는 어떻게 생각하는가?
A21. 앱과 클라우드 등을 이용한 회의록 공유 방법을 시도해보았다. 결론은, 그래도 회의록은 이메일을 이용해서 공유하는 것이 가장 효과적이라는 것이다.
클라우드 기술을 이용해서 문서를 공유하려면 모든 사용자들이 특정 프로그램을 인스톨해서 이용해야 하는 문제가 생긴다. 또한 사용자 권한 지정 및 승인 등 극복해야 할 부가적인 문제들도 다수 발생한다.
Q22. 중역이 참석하는 회의는 도무지 종료 시간을 조절할 수 없다. 아무리 회의를 간단하게 하려 해도 불가항력적인 경우가 많다. 회의절차가 완전히 무시되는 경우가 많기 때문이다. 좋은 방법이 있는가?
A22. 경험상 위에서 바뀌지 않으면 어떤 혁신 활동도 불가능하다. 회사에서의 혁신은 아래부터 위로 가기는 힘들다는 의미다.
직원의 역량이 회사의 역량이다. 직원들 중 가장 중요한 역할을 하는 직원은 경영진이다. 즉, 경영진의 역량이 회사의 역량을 좌우한다고 해도 과언이 아닌 것이다.
그럼으로, 다른 모든 혁신 활동과 마찬가지로 회의문화 역시 CEO와 경영진의 패러다임 변화 및 참여가 전제되지 않고는 혁신이 어렵다고 봐야 한다.
그럼으로, 먼저 CEO와 경영진이 참여하는 회의 혁신 세미나 등을 기획해보면 좋을 것 같다. 그와 같은 과정을 통해 리더 스스로 바뀌도록 유도해야 한다. 리더가 바뀌면 그 다음 과정은 자연스럽게 일어날 것이다.
The End.
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업무의 50%를 줄여주는 혁신적 회의법
'30분 회의'에 그 노하우와 시스템이 있습니다.
꿈이 현실이 되도록 돕는
대한민국 꿈메신저 김상경 올림
(sangkyung.kim@gmail.com/010-7111-6749)
