성공적 회의실행 가이드 - 3. 철저한 파일관리
파일이름만 보고 파일내용을 알 수 있어야 한다
회의록은 통상적으로 컴퓨터 파일로 작성되고 보관된다. 파일을 보관하는 이유는 필요할 때 찾아보기 위해서다. 그런데 저장하는 시점에 파일 이름과 위치를 잘못 지정하면 나중에 찾아서 다시 이용하는데 어려움이 따른다.
반대로, 파일 이름을 제대로 만들면 쉽게 정리하여 보관할 수 있고, 그만큼 재사용도 쉬워지므로 업무 효율이 크게 향상된다.
이번에는 회의록의 파일 이름을 어떻게 관리해야 하는지 알려드릴까 한다. 이 방법은 회의록뿐만 아니라 다른 자료의 파일 이름을 지을 때도 적용 가능한 원칙이다.
파일명을 체계적으로 만들면 얻을 수 있는 이득이 많다. 우선 업무 시간 낭비를 예방할 수 있다. 파일을 클릭해서 열어보고 닫는 데 걸리는 시간은 최소 몇 초에서 길게는 몇 분이 걸린다. 수십 개 파일을 열고 닫으면서 내용을 간단히 점검만 해도 1시간 정도의 시간은 금방 소요된다.
그런데 자료를 찾는 사람이 파일명만 보고도 내용을 짐작할 수 있다면, 매일 일일이 파일을 열어 내용을 파악해야 하는데 소요되는 어마어마한 시간 낭비를 제거할 수 있다.
● 주제별 저장 vs. 시간별 저장
종류별로 또는 시간별로 잘 분류된 폴더에 파일을 보관하면 필요할 때 재빠르게 찾아서 쉽게 활용할 수 있다. 그러나 매번 파일을 종류별로 구분하여 알맞은 장소에 보관하기란 여간 어려운 일이 아니다.
주제별로 폴더를 만들어 보관해야 하는지, 시간별로 폴더를 만들어 보관해야 하는지에 대한 선택은 영원히 풀리지 않을 과제처럼 느껴질 정도다.
관리하는 파일의 개수가 많지 않을 때는 주제별로 폴더를 만들어 보관하고 찾아보는 것이 쉽지만, 파일의 개수가 많아지면 폴더를 기억하고 찾아 들어가는 것이 매우 어렵다. 때문에 자료가 많지 않은 업무 초기부터 주제별 폴더에 저장하면서, 그 주제 안에서 시강별로 저장해 가야한다.
아래에서 설명하겠지만, 파일명에 그 파일의 주제와 그 파일이 생성된 시간(시기)을 표시해 가면서 말이다.
● 파일명에 키워드 넣기
'찾기(Search)' 기능을 제대로 활용하러면 파일명을 만들 때 파일 내용을 대표하는 키워드를 파일명에 포함시키는 것이 좋다. 파일명을 이렇게 만들어 두면 필요할 때 이 키워드를 이용해서 파일을 신속하게 찾아서 활용할 수 있기 때문이다.
파일명을 만들 때 파일명의 맨 앞에 파일의 분류를 표시하면 보관이 용이하고, 나중에 이 키워드로 필요한 파일을 찾을 수 있다.
여러 종류의 파일을 하나의 폴더에 보관해 놓아도 파일명 기준으로 자동 정렬이 되므로 관리하기도 편하다. 예를 들어 회의록 파일의 경우, "회의록_[업무명]_버전.ext"의 형식으로 파일명을 만들면, "회의록"이 분류 표시 역할을 하므로 파일을 분류해서 저장하기 쉽고, 키워드로 검색하기도 편하다.
● 파일의 버전관리
자료(파일)을 관리하는데 반드시 지켜야 할 원칙 중 하나는 '가급적이면 새로 만들지 않아야 한다'는 것이다.
'자료를 새로 만들지 않는다'는 것이 새로운 정보를 생성하지 말라는 뜻은 아니다. 기존에 있는 자료(파일)를 최대한 재활용하라는 뜻이고, 자료(파일)를 새로 만드는 대신 기존에 있는 자료(파일)를 개정하는데 힘을 쏟으라는 것이다.
기존에 있는 자료(파일)를 개정할 때는 반드시 버전을 관리해야 한다. 자료를 개정할 때마다 버전을 올려가면서 파일명을 바꾸면 유사한, 그리고 불필요한 자료의 홍수를 예방할 수 있다.
신규 버전이 다수 생성된 경우에는 최신 본만 남겨두고 기존 파일들은 무시하거나 삭제해도 되기 때문이다.
회의록의 경우에도 업무별로 하나의 이슈 회의록 파일을 만들어 관리하면서, 회의를 할 때마다 회의록을 덧붙이고, 버전을 업데이트하면 된다.
● 자료 생성 날짜
자료 생성 날짜는 해당 자료를 활용하는데 중요한 정보다. 자료 작성일은 버전 번호와 함께 그 자료의 최신성을 알 수 있는 정보이기도 하다. 그래서, 가급적 파일명에 자료 생성 날짜도 표시해주는 것이 좋고, 그리하면 나중에 '찾기' 기능 혹은 '정렬' 기능에도 편리하게 활용할 수 있다.
● 파일 작성자 정보
파일명의 가장 뒤쪽에는 그 자료를 마지막으로 작성한 사람의 이름을 넣는다. 혼자 작성하고 관리하는 자료라면 필요 없을 수도 있지만 여러 사람이 공동으로 작업하는 경우라면 작성자 정보가 협업에 큰 도움이 된다. 특히 해당 자료에 대한 의문점이 생겼을 때 작성자를 찾기가 쉬워지므로 문제를 빠르게 해결할 수 있다.
● 파일 이름은 짧을수록 좋다
파일 이름은 짧을수록 좋다. 파일 이름이 길면 보기도 안 좋을 뿐더러 가독성도 떨어지기 때문이다. 파일 이름을 짓는 것도 연습하면 할수록 점점 쉬워지고, 잘 할 수 있게 되므로 장기적인 자기 효율성과 생산성을 극대화하기 위해 반드시 들여야할 중요한 업무 습관 중 하나다.
● 잘 지어진 파일 이름 예
이해를 돕기 위해 잘 지어진 파일 이름의 예를 들어보기로 하자. 영업본부에서 수행하는 해외 영업 혁신 프로젝트 리더가 회의록을 만들고자 한다면 아래와 같이 파일명을 지으면 된다.
자기 지식 및 습관이 될 수 있도록 앞에서 이야기한 파일 이름 명명법에 맞는지 분석해보았으면 한다. 파일 이름만 봐도 한눈에, 이것은 해외영업혁신 프로젝트의 회의록이라는 사실을 바로 알 수 있다. 즉, '파일 이름만 보고도 내용 추정이 가능하다'는 첫번째 조건을 충족한다.
또 파일명에 키워드인 '회의록', '해외영업', '혁신', 'PRJ' 등이 들어 있고, 맨 앞에는 '회의록'이라는 분류까지 표시되어 있기 때문에 자료의 성격을 한눈에 알 수 있다.
버전과 날짜, 작성자 부분을 살펴 보자. 파일 이름에 버전, 날짜, 작성자 정보가 순차적으로 들어있다. 버전을 v01로 시작한 이유는 파일의 버전이 10회 이상 업데이트될 가능성이 있기 때문이다. 부가 설명을 하자면, 파일 버전이 10회 이상 되었을 경우 v9보다 v09로 표시했을 때 정렬이 제대로 이루어지기 때문이다.
날짜는 연도와 월, 일을 순서대로 나열했다. 우리나라에서 가장 많이 쓰는 날짜 표기 방식이 'YYYYMMDD(년도/월/일 표기법)'이므로 이에 따른 것이다. 'YYMMDD'로 표기해도 무방하다.
그리고 맨 마지막에는 작성자 이름을 붙여서 이 파일을 받아보는 사람 또는 후에 이 파일을 활용하는 사람들이 파일 작성자를 한눈에 알아볼 수 있게 했다.
이상으로 파일 이름을 만드는 방법에 대해 설명해보았다. 파일 이름을 짓는 일은 우리가 일상적으로 하는 일이지만 동시에 가장 잘 못하는 일이기도 하다. 하지만 조금만 신경쓰면 아주 적은 노력으로 매우 큰 효과를 얻을 수 있다. 그러니 평소에 조금 번거롭더라도 위의 규칙에 맞게 파일 이름은 짓는 습관을 만들었으면 한다.
To be continued~
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