일잘러 '워크다이어트' (3)

생활화·토론·실행으로 완성되는워크 다이어트의 성공조건

2018년 주 52시간 근무제 도입 이후 현재까지 일하는 방식에는 많은 변화가 일어나고 있다. 회의시간 단축, 불필요한 지시 근절 등 효율적, 집중적으로 일하는 것이 중요해졌으며 과다한 업무량은 효율과 집중을 어렵게 하는 주요 요인으로 꼽힌다. 불필요한 일이 많으면 진짜 해야 할 일에 집중하지 못하기 때문이다. 이것이 바로 워크 다이어트가 중요한 이유이다. 본지에서는 개인과 부서에서 직접 활용할 수 있는 워크 다이어트 방법과 사례 제시를 통해 조직의 업무 생산성 향상을 위한 인사이트를 제공한다.

퍼실리테이션의 어원은 ‘쉽게 만든다’는 뜻이다. 즉, 퍼실리테이션은 사람들 사이에 소통과 협력이 활발하게 일어나 시너지가 생기도록 도와주는 행위이며, 이런 역할을 하는 사람을 퍼실리테이터라고 한다. 워크 다이어트 회의(또는 워크숍)는 팀장이 퍼실리테이터 역할을 하여 팀원들에게 질문을 던지고 의견을 구하도록 해야 한다.

회의 통해 아이디어 도출해야

워크 다이어트 토론 진행 절차(본지 2월호 참조) 중 3단계인 각 업무별 이슈 찾기 토론, 4단계인 워크 다이어트 과제 개선 아이디어 도출을 위해서는 다음과 같은 순서로 회의를 진행한다.

각 단계별로 설명을 하자면 첫 번째, 아이디어를 도출을 위한 다양한 방법이 있겠지만 잘 알려진 ‘명목집단기법(Nominal Group Technique)’을 활용해 볼 수 있다. 약어인 NGT로 알려진 명목집단기법은 팀 구성원들이 모여서 문제나 이슈를 식별하고 순위를 정하는 브레인스토밍 방법 중 하나이다. 이때 중요한 것은 아이디어를 서면으로 작성하고 퍼실리테이터가 화이트 보드에 기록할 때 침묵을 유지하는 것이다. 명목집단기법을 활용하면 평소 본인의 의견을 제시하기를 꺼려하던 팀원들의 적극적인 참여도 기대해 볼 수 있다.
앞서 팀 업무를 논의할 수 있을 만큼 구체적으로 분류를 했다면 별도의 제약 조건을 두지 않고 개선이 필요한 이슈를 찾기 위해 자유롭게 의견을 제안하도록 한다. 퍼실리테이터는 팀원들에게 포스트잇을 나눠주고 각자 생각한 내용을 적게 한다. 이때 아이디어 개수의 제한은 없으며, 한 개의 아이디어는 한 장의 포스트잇에 적는다.
특정 주제에 대해 의견이 분분하거나 더 이상의 의견이 제시되지 않을 경우, 해당 주제는 일단 보류하고 다른 업무의 이슈에 대해 토론이 진행되도록 진행자가 유도한다. 단 토론 시 중요한 것은 ‘없애고 줄이고 늘리고 새롭게 할 것’에 대해 집중하는 것이다. 팀에서 감당할 수 없는 건의사항과 불만사항을 토로하는 자리가 되지 않도록 주의해야 한다. 예를 들어 팀에서 해결이 어려운 ‘전산 시스템을 개선하자, 전사 프로세스를 바꾸자’ 등의 의견은 자제토록 한다. 이런 의견은 ‘기타 제안’ 또는 ‘소수의견’으로 따로 정리하여 추후 이를 검토할 수 있는 유관부서로 전달하도록 한다.
두 번째는 ‘그룹핑 하기’이다. 진행자는 제시된 아이디어들을 속성별로 분류하고 정리한다.(화이트보드, 플립차트 등 사용) 이때 각 아이디어들은 내용이 명확해야 하고 실현 가능한 것들 위주로 정리한다. 그리고 아이디어들의 범주를 대표할 수 있는 이름을 짓는다. 시급성, 효과성, 실행 용이성 등을 고려하여 우선순위를 정한다. 이때 ‘2X2 매트릭스(<표 1> 참조)’를 그려 활용한다.

세 번째는 ‘과제 선정하기’이다. 개선할 아이템은 팀원들의 투표로 결정하고 우선순위화 한다. 먼저 팀원들에게 스티커를 나눠주고 선택의 결정 권한을 부여하여 각자 원하는 대안에 보팅하여 의사 표시를 하도록 한다. 개선 과제가 확정되면 동일한 과정 또는 다른 브레인스토밍 방법을 활용하여 개선 아이디어를 발산하도록 한다. 마지막 절차는 결정된 사항에 대해 100% 합의를 도출한다. 전체 리뷰를 진행하되 기타 제안, 소수 의견도 다시 한 번 확인한다. 유용하나 채택이 안 된 아이디어는 따로 정리하여 추후 재검토 하도록 한다. 회의에서 결론된 내용은 워크 다이어트 정리표(<표 2> 참조)와 실행계획표(<표 3> 참조)로 정리하여 실행하면 된다.

워크 다이어트의 성공조건

워크 다이어트의 성공조건은 무엇일까? 첫째, 워크 다이어트의 생활화이다. 일상의 급한 일만 쳐내다 보면 정작 중요한 일을 못해 생산성의 한계에 봉착할 수 있다. 중요한 일과 급한 일을 구분하고 워크 다이어트를 생활화해야 한다. 둘째, 자유로운 토론이다. 우리 팀의 업무와 일하는 방식에 어떤 불필요·비효율이 있는지, 어떻게 개선할지 자유롭고 수평적으로 토론해야 한다. 이런 분위기가 평소 정착될 수 있도록 리더들은 항시 노력해야 한다. 셋째, 실행과 효과 검증이다. 아무리 좋은 계획이 있더라도 실행하지 않으면 무용지물이다. 실행을 담보하기 위해 아래 사항만큼은 지켜보도록 한다.

➊ 작성된 ERRC 실행계획표는 부서장과 공유한다.
➋ 모두의 공감 하에 작성된 실행계획표를 각자의 책상 위에 붙인다.
➌ 제대로 실행이 되고 있는지 수시로 팀 내 소통을 한다.
➍ 불필요한 일은 계속 쌓이기 마련이니 정기적으로 팀 워크 다이어트 과제를 설정한다.

또한, 실행 후에는 아래 사항들을 체크해보며 반드시 효과를 검증하도록 한다.

➊ 계획한 팀 워크 다이어트 과제의 실행이 완료된 후 함께 모여 효과에 대해 이야기 해본다.
➋ 2개월 단위로 효과를 검증한다.
➌ 팀 업무 생산성에 기여한 경우 서로 칭찬하고 동기부여 한다.
➍ 각자 절감한 시간, 노력만큼 본연의 일에 더 집중하거나 업무역량 향상을 위해 노력한다. 이 과정에서 잘된 점은 서로 칭찬·격려하고 안 된 점은 보완하여 실행할 수 있도록 팀원들의 지혜를 모아 보도록 한다.

반대로 워크 다이어트의 실패 요인은 리더들의 무관심과 관행·관습을 무비판적으로 유지하는 하는 것이 아닐까 싶다.
업무 줄이기를 결정할 권한이 있는 리더들이 무관심하거나 업무의 실제 양을 모르는 경우도 많다. 리더들이 직원들의 업무를 면밀히 들여다보고 생산성이 낮은 업무를 조정해 주는 것부터 시작해야 한다.
또한 과거에는 필요한 일이었을지라도 상황이 달라진 현재에서 그대로 하고 있는 것이 관행이고 관습일 것이다.

우리 일의 많은 부분이 관행이라는 이름으로 예전 그대로 하고 있지는 않은지 생각해 볼 필요가 있다.
비효율·불필요한 일은 계속해서 쌓이기 마련이다. 그래서 워크 다이어트는 일회성이 아닌 구성원 모두가 관심을 갖고 꾸준히 개선해 나가야 하는 일이다. 처음부터 큰일을 찾아 해결할 수는 없다. 작고 쉬운 것부터 구성원 모두가 공감하여 개선하는 노력이 중요한 것이다.

*월간품질경영(3월) 기고글, hyunki.kwon@kt.com