일잘러 '워크다이어트' (2)

일의 중요성과 가치를 찾는 개인 단위의 워크 다이어트

2018년 주 52시간 근무제 도입 이후 현재까지 일하는 방식에는 많은 변화가 일어나고 있다. 회의시간 단축, 불필요한 지시 근절 등 효율적, 집중적으로 일하는 것이 중요해졌으며 과다한 업무량은 효율과 집중을 어렵게 하는 주요 요인으로 꼽힌다. 불필요한 일이 많으면 진짜 해야 할 일에 집중하지 못하기 때문이다. 이것이 바로 워크 다이어트가 중요한 이유이다. 본지에서는 개인과 부서에서 직접 활용할 수 있는 워크 다이어트 방법과 사례 제시를 통해 조직의 업무 생산성 향상을 위한 인사이트를 제공한다.

워크 다이어트의 목적은 더 높은 생산성과 성과를 위해 새롭게 추진해야 할 일을 찾는 것이다. 이를 위해서는 기존 업무 중 저가치·낭비·중복 업무를 찾아내고 간소화하여 그 시간만큼 새로운 일에 투입할 시간을 확보해야 한다. 그런데 대부분의 직원들은 승진이 달린 해는 제외하고 허드렛일 또는 쓸데없는 짓을 줄여 워라밸을 맞추고 싶어하지, 새로운 일을 추가로 맡고 싶어 하지는 않는다. 또한 내 일을 스스로 효과적으로 개선하기란 결코 쉬운 일이 아니다. 더군다나 장기간 고착화된 비효율적인 업무 관행이라면 더더욱 어렵다. 따라서 ‘개인단위 워크 다이어트’는 팀장이 팀원을 정기적으로 코칭하는 방식으로 진행하는 것이 효과적이다.

개인 단위의 워크 다이어트

우선 팀장과 팀원이 팀의 미션과 목표를 되짚어 보고 내 일의 중요성과 가치를 생각해 보도록 한다.

➊ 우리 팀의 미션은 무엇인가?
➋ 우리 팀의 목표는 무엇인가?
➌ 이 목표를 달성하기 위한 성공 요소는 무엇일까?
➍ 이 목표를 완수할 수 있는 우리 팀의 경쟁우위 역량은 무엇일까?
➎ 나의 일(업무)과 그 가치는 무엇일까?

다음은 팀원이 담당하고 있는 각 업무별 활동의 흐름을 함께 그려보고 아래 4개의 질문을 중심으로 자유롭게 토론하고 워크 다이어트 과제를 도출하도록 한다.

Q1_ 목표달성을 돕기는커녕 방해하는 일은?
Q2_ 필요 이상으로 시간을 낭비하는 일은?
Q3_ 목표달성을 위해 좀 더 비중을 늘려야 할 것은?
Q4_ 더 나은 성과달성을 위해 새롭게 추진해야 할 일은?

마지막으로 없애고, 줄이고, 늘리고, 새롭게 할 일의 실행계획을 세워 실행하면 된다. 다음의 연습 예시 1-1, 1-2를 참고해보자.

<연습 예시 1-1> 홍대리의 일기
금요일 아침, 오늘도 쓰린 속을 부여잡고 출근했다. 영업성과를 위해 ‘키맨 케어’를 하다 보니 매주 두어 번의 술자리가 생긴다. 당장 매출로 연결되진 않지만, 꾸준한 인맥관리가 중요하니 어쩔 수 없다. 그러고 보니 오늘 오전은 매주 한 번 주요 고객들에게 상품 정보를 담은 우편 DM을 보내는 날이다. 아직까지 효과가 없지만, 고객 발굴 그리고 경쟁사 방어를 위한 씨 뿌리기로 의미가 있다.
오후가 되자 영업팀의 다른 직원들은 다들 미팅이 있다며 사무실을 나간다. 어디 가는지 물으니 “어제 처음 전화했던 고객과 미팅을 잡고 대리점주와 함께 나간다”라고 대답한다. 그러는 중 지난 달 팀 실적 1위를 한 나과장님이 메일을 하나 보내주셨다. 나과장님이 만든 뉴스레터를 보고 고객 한 분이 상세 제품자료를 보내달라고 하셨다며, 자료 좀 챙겨달라고 한다. 업계 현황이 상세히 설명돼 있는 뉴스레터를 보니 감탄이 나온다. 역시 실적 1위는 뭔가 달라도 다르다. 어느덧 퇴근 시간, 다음 주엔 뭔가 좋은 소식이 있겠지….

부서 단위의 워크 다이어트

다음으로 ‘부서 단위 워크 다이어트’이다. 여기서 말하는 부서란 팀 단위 이상을 뜻한다. 연초 업무계획을 수립하고 한 분기만 지나도 업무에는 군더더기가 끼기 마련이다. 분기에 한 번은 부서 워크숍을 개최하되 워크 다이어트 토론 시간을 일정에 포함하고 토론하는 것도 좋은 방법일 것이다. 부서단위 워크 다이어트의 순서는 첫째, 팀 전체 과업을 빠짐없이 나열한다. 이때는 업무 분장표를 활용해도 좋다. 다음으로는 각 업무를 상세활동으로 분해한다.
또는 워크 다이어트 대상만 정하여 분해해도 된다. 마지막으로는 다음 4개의 질문을 중심으로 자유롭게 토론하여 워크 다이어트 과제를 도출한다.

Q1_ 목표달성을 돕기는커녕 방해하는 일은?
Q2_ 필요 이상으로 시간을 낭비하는 일은?
Q3_ 목표달성을 위해 좀 더 비중을 늘려야 할 것은?
Q4_ 더 나은 성과달성을 위해 새롭게 추진해야 할 일은?

부서 단위 워크 다이어트 과제를 정할 때 선행되어야 할 중요한 질문은 ‘이 일을 하지 않으면 우리 부서의 존재 이유가 없어지는가?’, ‘이 일은 부가가치를 창출하고 있는가?’이다. 이 질문을 가지고 팀원들과 자유롭게 토론하며 진행하는데 진행 절차는 <표>와 같다.

워크 다이어트 회의는 무엇보다 토론 진행 방식이 중요하다. 일반적인 회의처럼 모두가 침묵하거나, 일방향으로 전달만 한다거나 답정너 경우가 되면 의미있는 결론을 도출할 수 없기 때문이다. 팀장이 퍼실리테이터(Facilitator) 역할을 하여 팀원들 누구나 동등하고 격의 없이 의견을 개진할 수 있도록 회의를 진행한다. 다음 호에서는 퍼실리테이터의 회의 진행 방식을 설명하도록 하겠다.

월간품질경영(2월) 기고글