주주총회의사록 언제 어떻게 작성해야 할까요?
법무법인 테헤란, 9 번째 글
법인을 운영하다보면 중요한 의사결정을 있을 때마다 주주총회를 개최해야 합니다. 그런데 주주총회를 단순히 개최하는 것만으로 끝나지 않는데요. 반드시 '주주총회의사록'을 작성해야합니다.
주총의사록은 훗날 법적 문제를 방지하고 회사의 결정을 공식화하는 중요한 문서입니다. 그렇다면 주주총회의사록은 언제, 어떻게 작성해야 할까요? 정기 주주총회와 임시 주주총회의 차이, 그리고 의사록에 반드시 포함해야 할 항목들을 잘 알고 있다면, 법적으로 문제가 되는 상황을 예방할 수 있습니다.
오늘은 주주총회록을 작성해야 하는 시점과 방법, 공증이 필요한 경우에 대해 말씀드리겠습니다.
주주총회의사록 언제 써야 하나요?
주주총회의사록은 회사의 중요한 결정을 공식화하기 위한 문서로, 주주총회가 개최될 때마다 작성해야 합니다. 주주총회는 시기에 따라 정기적으로 열리는 정기 주주총회와 필요에 따라 열리는 임시 주주총회로 나뉘며, 두 경우 모두 의사록 작성이 필요합니다.
정기주주총회 란 ?
정기 주주총회는 상법상 1년에 한번씩은 반드시 열어야 하는 회의입니다. 이때 회사의 재무제표 승인, 배당 결정, 이사 및 감사 선임 등 중요한 사항이 논의되며, 모든 논의 사항과 결정 내용을 기록한 주주총회의사록을 작성해야 합니다.
대다수 기업이 12월에 결산기를 가지는데요. 정기 주주총회는 결산일을 기준으로 3개월 이내에 해야하기 때문에 1~3월 이맘쯤 정기 총회를 필수적으로 열어야 합니다. 정기주주총회가 열리면 의사록도 필수로 작성해야 합니다.
임시주주총회 란 ?
임시주주총회는 정기주총기간이 아닌때에 법인의 필요에 따라 언제든지 개최할 수 있습니다. 정관변경, 자본금 변경, 주요 경영 사항에 대한 긴급 결정이 필요할 때 임시 주주총회를 개최하게 됩니다. 임시 주총도 마찬가지로 의사록을 작성하여 어떤 안건이 논의되었고, 어떤 결정이 이루어졌는지 정확하게 기록해야 합니다.
정기나 임시 모두 주주총회의 중요한 의사결정이 나중에 문제가 될 수 있는 상황을 방지하기 위해서는 의사록 작성이 필수입니다.
주주총회의사록 어떻게 작성하나요?
주주총회록을 작성할 때는 몇 가지 필수적인 항목이 포함되어야 합니다.
의사록에 누락되는 사항이 있으면 법적 문제가 발생할 수 있으니 주의해야 합니다. 주주총회의사록에는 회의의 중요한 경과와 결과가 상세히 기록되어야 합니다.
먼저, 총회의 명칭과 총회가 열린 날과 장소를 명확하게 기재해야 합니다. 그다음으로, 총 주주의 수, 발행 주식 총수, 출석한 주주의 수 및 주식 수를 기록하여, 주주들의 출석 상황을 명확히 해야 합니다. 주총의사록에는 안건에 대한 표결 방법과 결과도 반드시 포함되어야 하며, 폐회 선언 시각까지 기재해야 합니다.
주주총회의사록 공증
공증을 받으면 분쟁이 예방되고 간편하게 권리행사를 할 수 있기 때문에 법인 관련 문서는 공증을 받기도 합니다. 그러나 주주총회를 열었다고 무조건 공증을 받아야 하는건 아닙니다.
주주총회의사록을 작성한 후, 법인의 사정에 따라 공증을 받아야 하는 경우가 있습니다. 주총의사록을 공증해야 할지 여부는 사안에 따라 다르며, 자세한 사항은 법인등기 전문가의 조언을 받는 것을 권장드립니다.
주주총회의사록은 회사의 중요한 결정을 기록하고, 법적 효력을 가지는 중요한 문서입니다. 정기 주주총회와 임시 주주총회 모두에서 의사록을 작성해야 하며, 필요한 경우 변경등기까지 진행해야합니다.
법인은 올바른 의사록 작성과 절차를 지키는 것이 중요하기에, 법인을 운영하신다면 주주총회의사록 작성은 법인등기 전문가의 도움을 받아보실 것을 추천드립니다.
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