한 입 리더십 _ 업무 우선순위가 붕괴되는 경우

업무 우선순위가 붕괴되는 경우

(부제 : 팀원의 몰입을 빠그러트리는 가장 쉬운 방법)

매니징과 실무를 동시에 하다보면 가끔 '짜증과 답답함'이 몰려올 때가 있습니다. 이런 상황은 실무를 모르는 리더의 지시가 있을 때도 있지만, 실무를 알지만 과업을 전달했지 구성원이 이해하지 못한 상황일 때도 있습니다.

과업을 전달한다는 말은 리더가 팀원에게 '이거 중요한 거니까, OO을 내일 6시까지 해주세요.' 라고 말하는 것입니다. 반대로 팀원이 이해했다는 말은 '내년 제품별 판매 / 마케팅 전략을 기획하기 위해 OOO을 해야 하는 거라고 알고 있습니다.' 라고 말하는 것입니다.

전달은 '내 생각을 상대에게 토스 / 전달하는 것' 입니다.

이해는 '상대가 내가 전달한 내용의 목적을 이해했다는 것'을 의미합니다.

그런데 일상에서 업무를 하며 우리는 이해가 아닌, 전달을 자주 받게 됩니다. 이때가 구성원의 업무 몰입이 떨어지는 상황인데 말입니다.

1 왜 해야 하는지를 모를 때

2 내가 세운 방법이 무시당한다고 느낄 때

3 묻지 말고 시키는 대로 하라고 할 때

4 자신의 과업에 대해서는 관심을 가지지 않고, 시키는 것 먼저 하라고 할 때

제안)

1)

우선 팀과 팀원들이 하고 있는 모든 과업을 리스트업 해보시길 추천드립니다. 모두 나열해 보는 것인데요. 이때 팀원들과 모두 모여 엑셀보다는 화이트 보드나 회의실 벽면에 포스트 잇으로 기록하고 붙히는 것을 추천드립니다. 그리고 팀의 목표 축과 팀원들의 과업을 같은 라인으로, 갑작스럽게 지시받은 과업과 팀원들의 과업을 같은 라인으로 연결해서 나열해 보세요. 그럼 얼마나 많은 시간 낭비가 진행되고 있는지를 알 수 있습니다.

2)

일상 과업과 함께 새롭게 주어지는 과제와 목표를 수행하기 위해서 필요한 ‘시간을 확보‘ 하는 것이 도움이 됩니다. 직속 임원분께 이 과업의 의도를 한번 여쭤봐 주세요. 예를들어 “상무님, oo 과제의 목적이 신규 매출 확보 때문일까요?” 라고 말이죠. 팀원의 경우 ‘목적이 무엇인가요?’ 라고 물어봐도 되지만, 팀장님이시라면 의도를 예측해서 여쭤보시는 것이 더 좋습니다. 그리고 1) 에서 찾은 현재 가용 자원으로 해야 할 더 중요한 과업이 있다면 “상무님. 현재 OO 과업을 이번주까지 마무리를 해야 OO 목표를 달성하거나, OO 문제가 발생하지 않을 수 있습니다. 현재 인원으로는 지금 주신 과업을 이번주에 실행하는 것은 어려운데 혹시 조정이 가능할까요? ” 라고 여쭤보시는 것도 필요합니다.

이를 매니징 업 (manage up) 이라고 말합니다. 즉, 자신의 상사를 매니징 하는 방법 중 하나인데요. 나를 가장 잘 지원해 줄 수 있는 상사의 시간, 에너지, 지식과 네트워크를 나에게 사용할 수 있도록 하는 것입니다. 이를 위해서는 상사가 지시한 과업의 의도를 파악하고, 현재 상사의 관점에서 상황을 파악하고 (상사의 상사, 회사, 고객, 시장 관점) 팀장님의 정보를 솔직하게 공유하는 것이 필요합니다.

3)

만약 조정이 어렵다면 기존 과업을 뒤로 미루는 부분에 대해서 공유를 해주시거나, 발생할 수 있는 리스크를 부담되지 않는 선에서 솔직하게 공유하는 것이 필요합니다. 일반적으로 임원 이상의 리더분들은 ‘현재 중요한 과업과 기존부터 있었던 중요한 일상 과업의 시급성’을 잘 구분하지 못하시는 경우가 많은데, 이는 정보가 너무 많기 때문이기도 합니다. 그래서 공유를 해드리는 것이 필요하더라고요.

4) 팀원과의 대화에서는 공감과 배려보다 ‘현재 상황과 업무의 맥락을 솔직하게 공유하는 것‘과 함께 ‘이 일의 의미와 기대되는 영향, 그리고 미안함과 감사‘를 표현해 주시는 것이 더 도움이 될 거라 생각합니다. 공감과 배려는 팀장님의 마음에 여유가 있는 선에서 해주시면 좋을 것 같고요. 저라면 아래와 같은 질문이나 대화를 할 것 같습니다.

- 맥락 / 과업의 의미 / 우려사항 / 지원사항에 대한 이야기를 나누기 :

“현재 OO 과업 때문에 여유가 없죠? 바쁜 일정에 미안하고 고마워요. 상무님께서 OOO 과업을 추가로 이번주까지 해달라고 말씀을 주셨는데요. 이 과업이 회사에서 현재 진행 중인 OO에 중요하게 필요한 영역이라고 하시더라고요. 현재 과업보다 이 과업을 먼저 진행해 달라고 요청을 주셨는데, 가능할까요? 우려되는 부분이나 제가 지원해 줘야 할 부분이 있으면 이야기 해주세요. 제가 못하면 상무님께 한번 더 요청을 드려볼께요.”

5)

단, 모든 문제를 팀장님이 해결하시는 것은 불가능하니, 도움을 줄 수 있는 선 까지만 지원을 해주는 것도 필요하죠. 팀장에게 여유가 사라지면 팀 전체는 고민없이 일을 하게 되거든요.