회사명 정비, 산업 분류, BD/AE 자동 배정을 한 번에 세팅한 과정
B2B 비즈니스에서 영업 문의가 들어오면 언제, 누가 적절히 팔로업하느냐가 전환율을 좌우해요. 그런데 대부분의 회사는 문의가 들어와도 바로 컨택하는 프로세스가 잘 만들어져 있지 않을 확률이 높습니다.
저희 회사도 그런 편에 속했어요. 영업팀 분들은 외근이 많기 때문에 팔로업이 늦어지는 걸 종종 목격했거든요. 심지어 어떤 고객사는 문의를 남겼는데 일주일 넘게 회신이 없어서 직접 재연락을 한 적도 있었어요.
이 문제를 해결하려고 허브스팟에서 산업군 기반 CRM 체계를 처음부터 설계하고, 자동 라우팅까지 세팅한 과정을 공유할게요. 영업팀과 긴밀히 일하는 마케터의 실전 팁입니다 :)
처음에 CRM을 열어보니 회사 속성 데이터가 엉망이었어요. 허브스팟 기본 Industry 필드에는 영문 모를 150개가 넘는 영문 옵션이 있는데, 대부분 우리 비즈니스와 상관없는 것들이었어요. 그리고 연락처 속성 데이터 쪽에는 비슷한 산업 분류 속성이 몇 개씩 흩어져 있었어요. 이메일 캠페인용으로 만든 14개짜리, 폼용으로 만든 8개짜리, 어디서 왔는지 모를 12개짜리 등. 어떤 걸 기준으로 세그먼트를 나눠야 하는지 파악하기 어려웠어요.
각 산업별 니즈는 완전히 다르기 마련입니다. 예를 들어, 저희 같은 경우 바이오 산업은 대규모 모델 학습용 A100 클러스터를, 게임은 다른 종류의 GPU를 찾거든요. 그렇기에 산업군 분류가 CRM에서 회사별로 잘 되어 있어야, 이메일 캠페인도, 세일즈 핸드오프도 제대로 할 수가 있습니다.
그래서 가장 먼저 한 일은 우리 ICP에 맞는 산업군 분류 체계를 처음부터 설계하는 것이었어요.
허브스팟에 흩어져 있던 4개 속성을 검토하고, 실제 파이프라인에 있는 딜들의 산업 분포를 기준으로 세일즈 팀과 함께 분류 체계를 잡았어요.
처음에는 15개 카테고리로 시작했어요. 운영을 하다가 카테고리 개수를 줄이고 동시에 쪼갤 건 쪼갰어요. 예를 들어 공공/국방이 붙어 있었는데 메인 산업이면 하나씩 나눠서 관리하는 식이예요. 분류 기준은 단순해요. 산업별로 다른 접근법이 필요한가.
산업군 분류를 자동화하려면 회사명 데이터가 깨끗해야 해요. 그런데 HubSpot 회사 속성 데이터를 열어보니 참담했어요.
회사들 법인 표기가 뒤죽박죽이었어요. 어떤 건 (주)xxxx이고 어떤 건 xxx(주)이고. 도메인이 회사명에 그대로 들어간 것도 있었어요.
그래서 정비 원칙을 정했어요. Company name 기본 필드에는 영문 공식 법인명만 넣고, Company name (KR) 커스텀 property에는 한글 공식 회사명을 넣는 구조예요. 그리고 핵심 포인트는 Company name (KR) 필드에 값이 있으면 한국 회사로, 비어 있으면 글로벌 회사로 간주하는 라우팅을 하는 거예요.
[팁]
한글명에는 (주)나 주식회사 같은 법인 표기를 모두 제거하고 순수 회사명만 남겼어요. Claude 같은 AI로 웹서치해서 산업을 분류할 때, 주식회사 xxxx보다 그냥 xxxx가 훨씬 정확도가 높거든요. 같은 이유로, 영문명에도 한글 혼용은 금지하고, 대소문자를 통일했어요.
Python 스크립트로 법인 표기 제거, 중복 병합 등을 처리했어요. 수동으로 정리해야 하는 건도 소량 있었고요.
회사명이 깨끗해지면 산업 분류를 자동화할 수 있어요. 저는 두 갈래 경로를 설계했어요.
한국 회사는 Company name (KR) 값을 기반으로 AI(Claude) 웹서치를 돌려서 산업을 파악하고, 산업군 중 하나로 매핑해요. 글로벌 회사는 HubSpot Breeze Intelligence가 Company name과 도메인을 기반으로 자동 enrichment하도록 했어요. Breeze는 회사명보다 도메인을 더 강하게 매칭 키로 사용하기 때문에, 도메인 필드도 루트 도메인만 깨끗하게 정비해 뒀어요.
산업군이 분류되면, 그다음은 누가 이 리드를 팔로업할지 자동으로 배정하는 단계가 필요합니다.
산업군 각각에 BD 담당자와 AE 담당자를 매핑해 뒀어요. 예를 들어 AI 스타트업은 BD가 접점을 만들고 AE가 클로징하는 구조예요. Round Robin으로 돌아가는 산업도 있고요. 어떻게 할지는 세일즈 팀 주도로 설계하시길 권장합니다.
이걸 HubSpot Workflow로 구현하면, 허브스팟 폼으로 문의가 들어왔을 때 Contact가 소속된 Company의 Industry Segment 값을 보고 자동으로 Contact Owner를 배정할 수 있어요. 시스템이 자동으로 담당자를 찾아서 멘션(@)까지 해서 직접 알림을 보내줄 수도 있어요.
산업군 라우팅과 함께, 한국 고객인지 글로벌 고객인지 자동으로 판별하는 Workflow도 만들었어요. 이건 이메일 캠페인 언어를 나누거나, 한국 시장 전용 프로모션을 돌릴 때 필수적이거든요.
IP Country, Phone Number, Company Domain 세 가지 시그널을 순차적으로 체크하는 구조예요. 먼저 IP Country가 South Korea인지 보고, 아니면 전화번호가 010으로 시작하는지, 그것도 아니면 회사 도메인에 .kr이 포함되는지 확인해요. 세 가지 중 하나라도 해당되면 Browser language를 KR로 태깅해요.
신뢰도가 높은 시그널 순서대로 체크하는 게 포인트예요. IP Country는 허브스팟이 자동 감지한 값이라 가장 정확하고, 전화번호의 국가코드도 꽤 신뢰할 수 있고, 도메인은 보조 시그널 역할을 해요.
한 가지 주의할 점은, HubSpot Workflow의 트리거에서는 Contact property만 사용할 수 있어요. Company domain name은 Company 오브젝트 속성이라 트리거에는 못 넣고, Workflow 안의 If/then Branch에서 Associated company 조건으로 체크해야 해요. 이거 모르면 한참 헤매거든요.
한 번 정리했다고 끝이 아니에요. 새로운 문의가 계속 들어오니까요.
저는 월 1회 아래 체크리스트를 진행합니다. Company name이나 도메인이 비어있는 신규 레코드를 확인해서 보강하거나 삭제하고, HubSpot Manage duplicates 기능으로 중복을 탐지해요. Industry Segment가 비어있거나 기타로 들어간 건 리뷰 후 재분류하고요.
도메인 기반 자동 태깅 Workflow도 만들어 뒀어요. .ac.kr이나 .edu 도메인이면 교육/연구기관으로 자동 배정하고, 자동 분류가 안 된 건은 미분류 태그를 달아서 주간 리뷰 대상으로 빠지게 해요.
CRM 데이터 정비는 운영성이 강하지만,
세그먼테이션, 라우팅, 이메일 캠페인, 리포팅 모든 것의 기반이에요.
특히 한국 기업과 글로벌 기업이 혼재된 CRM에서는 이 기본이 안 되어 있으면 어떤 마케팅 자동화도 제대로 작동하지 않아요.
산업군 분류 → 회사명 정비 → 자동 라우팅 → 세일즈 팔로업. 이 순서대로 하나씩 쌓으면 시스템이 일하게 만들 수 있어요.
궁금한 점이나 정정 필요한 부분 있으면 편히 댓글 달아주세요. 다음 글에서는 허브스팟 워크플로우(HubSpot Workflow)로 고객별 팔로업 방법을 다르게 가져가는 방법을 다뤄볼게요 :)