'일잘러'의 글쓰기와 말하기
직장인 필수 커뮤니케이션 스킬 10가지
※ 패스트파이브에서 진행한 씨네21 이다혜 기자님의 북토크 내용을 토대로 작성된 콘텐츠입니다.
나에게 필요한 글은 무엇일까?
소설, 에세이, 보고서 등 모든 글은 그 목적에 따라 작성 방법이 다릅니다. 보다 효과적으로 글을 쓰기 위해서는 먼저 내게 필요한 글이 무엇인지 파악하는 것이 중요합니다. 글쓰기를 일반화해 접근하기보다는, 내가 어떤 글을 쓰고 싶은지, 이 글을 통해 무엇을 전달하고 싶은지 먼저 생각하고 글을 써야 합니다.
업무를 위해 글을 써야 하는데, 무엇을 써야 할지 헷갈리시나요? 아래의 여섯 가지 방법을 활용하면 내가 어떤 글을 써야 할지 좀 더 쉽게 파악할 수 있습니다.
업무를 위한 글쓰기 생각론 6가지
1) 용건이 있다면, 용건만 간단하게!
2) 독자와 나는 어떤 관계인가?
3) 나는 왜 이 글을 쓰고 있는가?
4) 글을 함께 읽을 사람은 누구인가?
5) 글을 쓴 이후 실질적인 조치가 필요한가?
6) 문제의 결정권은 누구에게 있는가?
업무에 필요한 글쓰기를 할 때 중요한 것은 하고 싶은 말을 정확하고 알기 쉽게 전달하는 것입니다. '나'를 드러내는 글쓰기가 필요한 상황인가요? 그렇지 않다면 평범하고 용건만 간단하게 작성하는 것이 업무의 효율성을 높일 수 있습니다.
독자와 나의 관계를 파악하는 것도 중요합니다. 독자와 나는 갑을관계인지, 동등한 위치인지, 내가 부탁을 해야 하는지, 설득해야 하는지 등 독자와 나의 상황을 파악하다 보면 자연히 내가 이 글을 쓰고 있는 이유도 이해하게 되죠.
이 글을 함께 읽을 사람도 생각해봅시다. 이 글을 공유해야 할 사람은 누구인가요? 때론 같은 팀 후배가 될 수도 있고, 다른 팀 부장이 될 수도 있죠. 특히 공론화가 필요한 글이라면 참조와 숨은 참조, 개인 메일과 그룹 메일을 잘 구분해서 공유해야 합니다.
어떤 글을 작성해야 할지 파악이 모두 끝났다면, 이제는 '어떻게' 작성해야 효과적으로 전달할 수 있는지 고민해야 합니다.
일 잘하는 사람의 글쓰기
1) 글은 생각의 시각화다.
글을 쓰기 전 충분히 생각하는 것은 중요합니다. 내가 전달하고 싶은 생각을 글로만 적어도 읽는 사람이 내 생각을 시각화하며 이해할 수 있어야 합니다. 그렇기 때문에 퇴고하기 전 가장 먼저 내 생각이 이 글에 잘 담겨 있는지, 이 글이 내 생각을 잘 표현하고 있는지 중점적으로 검토하는 것을 추천합니다.
2) 글은 두괄식으로 작성하자.
글 초반에 빠르게 용건을 이야기해야 무엇을 전달하고자 하는지 바로 알 수 있습니다. 용건이 뭔지 빠르게 얘기하는 것이 상대방이 이해하기에도 쉽죠. 불필요한 말이 오고 가는 시간을 줄이니 업무의 효율성과 생산성도 높일 수 있습니다.
3) 이메일은 곧 증거다.
회사에서 업무로 인한 커뮤니케이션을 진행할 때에는 이메일로 주고받는 것을 기본으로 하는 것이 좋습니다. 이메일로 업무를 진행하다 보면 커뮤니케이션을 꾸준하게 트래킹 할 수 있습니다. 그리고 그 이메일은 증거가 되죠. 그렇기 때문에 이메일은 상대방이 말을 바꾸거나, 서로를 오해하게 될 확률을 줄여줍니다.
4) 넘버링하는 습관 가지기
이메일로 주고받는 내용이 많아지면 질문 내용을 놓치기 쉽습니다. 이럴 때는 질문에 넘버링을 해서 이야기를 하면 서로 정확하게 커뮤니케이션할 수 있습니다. 그리고 넘버링을 하며 내가 뭐가 궁금한지 나도 한 번 더 체크할 수 있죠. 특히 중요한 이야기를 할 때는 애초에 질문 개수를 먼저 정해놓고 그 개수를 다 채워보는 것도 좋습니다. 그러면 놓쳤던 부분에서 떠오르는 것들이 생기기도 하죠.
5) 질문 받은 것에 답을 했는가?
마지막으로 질문을 보냈던 메일에 답장이 왔습니다. 하지만 이야기에 진척이 없습니다. 물어본 것에 대한 답변은 없기 때문이죠. 답장은 있는데 답변은 없습니다. 그렇기 때문에 글을 읽는 능력을 키우는 것도 중요합니다. 내가 확인해야 할 질문이 무엇인지 잘 읽어야 그 질문에 필요한 답변을 내놓을 수 있습니다.
6) 얼굴 보고 못 할 말은 글로 쓰지 않는다.
중요한 이야기가 오고 가는 메일을 써야 할 때는 한글이나 워드, 메모장 등에 먼저 초안을 적어보는 것을 추천합니다. 특히 항의 메일이나 예민한 사항이 오고 가는 메일이라면 곧바로 이메일을 보내는 것은 실수를 유발할 수 있습니다. 감정이 섞인 상태에서 불필요한 말이나, 오해를 살 수 있는 워딩을 사용하진 않았는지 차분하게 검토해야 합니다. 앞서 말했듯이 이메일은 모두 남으니까요.
그렇다면 말을 할 때는 어떻게 해야 좀 더 효과적으로 전달할 수 있을까요?
일 잘하는 사람의 말하기
1) 천천히 말하기
말하는 속도를 천천히 늦추도록 노력해봅시다. 천천히 말을 하면, 상대방에게 생각할 시간을 줌과 동시에 상대방의 반응을 살필 수 있습니다. 특히 직급이 올라갈수록 천천히 말하는 것은 더 중요해집니다. 상대방이 제대로 이해를 했는지, 궁금한 점은 없는지 생각해볼 시간을 주는 거죠.
2) 말끝을 분명히 하기
말을 하다 상대방의 반응이 영 시원치 않은 것 같아 말끝을 뭉개고 우물우물한 경험, 한 번쯤은 있으시죠? 애초에 업무에 대한 이야기는 열화와 같은 반응을 얻기 쉽지 않습니다. 그러니 일단 준비한 말은 천천히 그리고 또박또박 다 하는 것이 좋습니다.
3) 가능한 말을 하지 않는다.
회사에서 말을 하지 말라고요? 때론 침묵은 금이 되기도 합니다. 사적인 이야기나 험담, 남의 말을 전하는 것과 같이 부정적인 내용에 대한 말은 최대한 아끼는 것이 좋습니다. 말하는 기술을 키우는 것과 말을 많이 하는 것은 다르니까요.
4) 불필요한 감정 소모는 피한다.
부정적인 내용에 말을 아끼다 보면 불필요한 감정 소모를 피할 수 있습니다. 감정의 격동이 심한 이야기를 일로 알게 된 사이에서 할 필요는 없죠. 불필요한 감정 소모를 하며 나눈 대화는 추후 나를 평가하는 잣대가 되어 돌아오기도 합니다.
