화상회의를 위한 질문 두 가지
코로나바이러스로 재택근무가 늘어나면서, 화상회의에 대한 수요가 비약적으로 높아졌다. 단적으로 화상회의 소프트웨어를 제공하는 줌(Zoom)의 주가와 기업가치가 2배 이상 증가했다는 소식이 들려오기도 한다. 그렇다면, 화상 회의를 잘하기 위해서는 어떻게 해야 할까? 화상회의를 잘하기 위해 던져야 할 두 가지 질문에 대해 생각해 보고자 한다.
첫째, 시스템보다 회의의 본질에 집중하고 있는가?
화상 회의에 대한 관심이 뜨거워지면서, 많은 사람들이 화상 회의를 지원하는 소프트웨어나 시스템에 집중한다. 클라우드 기반의 화상회의 솔루션을 제공하는 곳은 다양하다. 그리고 이러한 서비스를 활용하는 방법에 사람들은 관심이 많다. 어떻게 화상회의를 개최하는지부터, 음성 세팅 및 화면 공유 방법 등 그 기능에 관심을 가진다. 안 쓰던 것을 쓰는 것이니 그 서비스 자체가 관심을 받는 것은 당연하다. 그리고 대부분 회의를 주관하는 리더의 입장에서는 덜 익숙한 서비스이다 보니 이런저런 애로사항들이 발생한다.
하지만, 화상 회의를 할 때 문제를 겪는 팀이 있다면 과연 그것이 시스템과 기능만의 문제일까? 사람들은 화상회의가 힘든 이유를 비대면으로 진행되는 덜 익숙한 시스템 탓이라고 말한다. 그러나, 어느 누구도 아이폰을 사용하기 때문에, 혹은 갤럭시나 LG 폰을 사용하기 때문에 더 전화 커뮤니케이션을 잘한다고 말하지 않는다. 만약 화상회의에 문제가 있다면 그건 시스템의 문제도, 기능의 문제도 아닐 수 있다. 화상회의의 질을 높이기 위해서는 시스템, 기능 탓에서 벗어나 본질적인 우리 회의의 문제를 고민해야 한다.
집중도를 유지하는 것, 반응을 살피는 것, 의견을 자유롭게 나누는 것 등 화상회의를 진행하는 것이 더 까다롭기는 하다. 하지만, 화상회의에서 겪는 많은 문제점은 기존 회의에서도 이미 존재했던 문제일 가능성이 크다. 오히려, 화상회의이기 때문에 기존의 문제들이 더 잘 수면 위로 드러나는 것이다. 기존에 면대 면 회의를 효율적으로 진행해 왔던 팀은 화상 회의로 바뀌었다고 해서 특별한 어려움을 느끼지 못할 가능성이 크다. 물론 조금의 불편함은 있을 수 있다. 하지만, 그 불편함이 회의를 비효율적이게 만들 정도는 아니라는 것이다. 따라서, 코로나 상황으로 인해 진행되는 화상회의를 회의 문화 자체를 개선할 수 있는 기회로 바라보는 노력이 우리에게는 필요하다.
많은 것들이 바뀌고 있다. 변화를 기회의 발판으로 삼는 능력이필요하다.두 번째, 무조건 화상회의가 정답인가?
화상회의의 빈도가 증가한 배경에는 코로나로 인한 재택근무 증가가 있다. 따라서, 화상 회의를 잘하기 위해서는 먼저 어떻게 하면 재택근무를 잘 할 수 있을까 고민해 보아야 한다. 재택근무 비율이 높은 해외의 기업들을 살펴보면 알 수 있는 한 가지 사실이 있다. 논의가 필요하다고 무분별하게 무조건 화상회의를 열지 않는다는 것이다. 화상회의가 필요한 때와 불필요한 때를 구분한다. 재택근무를 잘하는 회사들은 기본적으로 텍스트 커뮤니케이션에 강하다. 오해 없이, 간단명료하게, 논리적으로 텍스트를 사용해서 커뮤니케이션하는 방법을 안다. 그리고, 채용 단계에서 텍스트 커뮤니케이션 역량을 확인한다.
물론 텍스트가 모든 것의 해결책은 아니다. 그래서, 텍스트 기반의 커뮤니케이션으로 해결할 수 없는 문제, 혹은 오해가 발생하는 상황에서는 전화, 1:1 미팅 등을 활용하고 마지막 수단으로 전체 화상회의를 진행한다. 많은 사람들이 화상회의의 문제점으로 참석자의 집중도를 언급한다. 그런데 이것은 화상회의의 문제가 아니다. 애초에 그 참석자는 참석할 필요가 없었던 사람이었기 때문에 발생한 문제이다. 그 사람에게 필요했던 것은 텍스트, 전화, 1:1, 혹은 다른 소그룹과의 커뮤니케이션이었다. 그래서 만약 화상회의가 계속 불만족스럽다면 다시 질문해 보자. 지금의 회의가 과연 전체 화상회의가 필요했던 사항인가? 텍스트, 전화, 1:1 미팅 등 더 나은 대안은 없었던 것일까?
집중!!화상회의를 회의문화 자체의 문제로 바라보고 텍스트 기반의 커뮤니케이션을 강화하는 노력을 함께 병행해 보길 바란다.
출처 : 글로벌이코노믹 경영칼럼 화상회의를 위한 질문 두 가지
플랜비디자인 홍국주 책임 컨설턴트 James
