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by 플랜비디자인 최익성 Oct 05. 2020

언택트 프레젠테이션 꿀팁 (줌, 스카이프, 구글미트)

줌 Zoom이나 스카이프 Skype, 구글 미트 Google Meet, 마이크로소프트 팀즈 Teams 등을 사용해서 언택트 프레젠테이션을 진행해야 할 때가 있습니다. 컨택트나 언택트나 작성과 발표에 있어서 기본 원칙에는 큰 차이가 없습니다. 회의용 소프트웨어는 대면 발표 상황과 최대한 유사한 느낌이 들도록 만들어졌기 때문입니다.

그러나 현실의 언택트 프레젠테이션에서는 발표자와 참석자 모두 크고 작은 불편한 상황을 겪고 있습니다. 언택트 프레젠테이션은 대면 발표보다 참석자의 집중력이 훨씬 빠르게 떨어지는 것이 가장 심각한 문제입니다. 그러므로 가장 고민해야 할 것은 참석자의 집중력을 처음부터 끝까지 잘 유지해서 효과적으로 쌍방향 소통이 되도록 하는 것입니다. 그러나, 여러 가지 크고 작은 장애로 인해서 이것이 절대 쉽지 않습니다. 다음과 같은 다양한 이유와 상황들이 집중력을 빠르고 강하게 분산시킵니다.

대면 발표보다 생동감이 많이 약하고, 참석자 통솔이 어렵다.

일부 참석자가 사용법을 몰라서 문제를 해결할 때까지 발표를 멈추게 한다.

실수 또는 고의로 참석자의 얼굴을 안 보이게 해서 좋은 소통을 막는다.

PC의 작은 화면으로 인해서 표정컨택할 수 있는 인원에도 한계가 있고, 표정으로 소통의 정도를 확인하며 발표하기도 어렵다.

사용 미숙, 또는 고의로 음소거를 해 놓고 발언을 해서 소리가 안 들린다. 이를 확인하고 조정하느라 매끄러운 진행이 어렵다.

한 참석자 주변의 예상하지 못한 이상한 소음과 뜻밖의 인물 등장 등으로 전체 분위기가 산만해진다.

위와 같은 다양한 이유로 참석자가 빠르게 산만해져 발표에 집중하는 것이 상대적으로 더욱 어렵다.

이러한 장애요소를 완벽하게 제거하기에는 많은 어려움이 있지만, 언택트 프레젠테이션의 다름을 인정하고 다음의 몇 가지 방법으로 치밀하게 보완하면 훨씬 효과적으로 진행할 수 있습니다.

아, 아, 여러분 들리시나요? 엥 이게 왜 이러지;;

1. 운영 방법 관점

주관자는 언택트 프레젠테이션의 그라운드 룰 Ground Rule을 자세하고 강력하게 공지해서 최대한 원하는 대로 작동하도록 한다. 지켜야 할 그라운드 룰을 정하고, 이를 사전에 공지해서 참석 전에 모두에게 익숙하게 만든다.

상황이 허락한다면, QandA (Question and Answer) 방식으로 진행한다. 언택트 발표에서는 상당히 효과적인 방법이다. 즉, 결론/주장이 명확하게 표현된 자료를 사전에 배포해서 반드시 읽게 한다. 그리고, 언택트 미팅에서는 핵심만 간단하게 빨리 발표하고 주로 질문을 받는다. 질문의 내용에 따라서 개별 또는 일괄 응답 방식을 선택적으로 사용한다.

최소의 필수 인원만 참석하도록 한다.

선택한 미팅 소프트웨어의 사용법을 자세하게 공지하고, 사전에 충분하게 익히도록 요청한다.

가능하다면 참석자들과 사전에 얼굴 보이기, 음소거 그리고 말하기 전에 마이크 켜기 등을 연습하는 시간을 갖는다.

반드시 발표 5분 전에 참석해서 정시에 시작할 수 있도록 한다. 정시까지 적절한 음악을 제공하고, 음악이 멈추면 시작 시간임을 알게 한다.

참석자는 가능하면 밀폐된 방에서 진행하고, 참석자의 얼굴이 최대한 잘 보이도록 조정한다.

참석자의 주변에 소음이 많지 않은 한, 원칙적으로 음소거를 하지 않는 것으로 한다.

2. 발표 자료의 작성과 발표 방법 관점

언택트 프레젠테이션은 발표 시작 몇 초 안에 참석자의 집중력이 결정된다. 그러므로, 청자의 관심을 초반에 강하게 유도하기 위해 두괄식 수직 논리와 수평 논리 또는 해결 플롯으로 수평 논리를 전개한다.

한 페이지에 하나의 주장을 담는 수직 논리를 적용해서 간단명료하게 작성한다.

슬라이드를 작성할 때 작은 PC를 통해서 슬라이드를 띄우게 되므로 폰트 사이즈 14 이상을 사용한다.

발표 초반에 간단한 배경 설명으로 간명하게 공감을 이루어 참석자의 생각 범위를 제한하고, 전체적인 이해를 초반에 지원한다.

참석자가 진행에 대한 잡념에 빠지는 것을 제한하기 위해서 발표하기 전에 반드시 발표 시간, 질문받는 시기와 방법을 안내한다.

평소 대비 50~70% 이하의 짧은 느낌으로 임팩트 있게 발표한다.

단조롭지 않고 변화 있는 롤러코스터 스피치를 한다.

중요한 내용을 강하게 이야기하는 ‘전사의 톤’과 다양한 ‘주목 언어’를 사용한다.

실전 TIP, ‘앉은 자리에서 발표할 때!’의 내용과 같은 자세로 제스처를 적극적으로 사용하며 자연스럽게 발표한다.

카메라를 사람의 얼굴이라 생각하며 ‘표정컨택’을 하면 참석자들의 집중력을 좀 더 높일 수 있다.

질문을 한다면 구체적으로 대답할 사람을 지정한다.

언택트지만 전혀 불편하지 않은 회의를 위해!

익숙하지 않은 새로운 도구이므로 특성과 사용 방법을 사전에 익히는 것이 예상치 못한 당황스러운 상황 발생을 줄이는 방법입니다. 사용법에 충분히 익숙해지기 전에는 개인적으로 리허설을 꼭 해보시기 바랍니다. 구체적인 방법은 유튜브 등에서 다양한 내용을 참조할 수 있습니다.

https://book.naver.com/bookdb/book_detail.nhn?bid=16744345

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