5-2. 인사규정 Q&A - 어디까지 규정으로 만드나
기본이 묻고 HR이 답한다
규정은 다음의 경우에 그 필요성이 생깁니다.
첫 번째, 대표의 지시로 더 이상 직원들을 통솔하기 힘들 때
두 번째, 주먹구구식 경영에서 벗어나 체계적인 경영을 하고 싶을 때
세 번째, 그때그때 다른 케바케로 대응하다 보니 끝도 없다 싶을 때
네 번째, '~한다'와 같은 선언적으로 되어 있는 기존의 규정만으로 부족할 때
실제로 세번째까지는 뉘앙스만 다를 뿐 같은 말입니다. 중요한 것은 '지금처럼 하면 안 되겠다'는 생각이 의사결정자의 머릿속에 있다는 것이죠.
인사규정하면 가장 먼저 떠오르는 것은 취업규칙입니다. 취업규칙은 근로관계에 대해 종합적으로 정의하고 있습니다. 내용이 상당히 광범위하고 경우에 따라서 디테일이 살아 있지만, 취업규칙만으로 무수히 많은 회사들의 사레를 커버할 수는 없습니다.
규정은 회사의 법
규정은 회사 내에서 작동하는 법과 같아서 한번 만들면 자주 변경하지 않는다는 특징이 있습니다. 법은 국민 간의 약속에 해당합니다. 약속한 게 자꾸 바뀌면 국민은 혼란스러워할 것입니다. 언제는 되고 언제는 안되고,, 차라리 법이 없는 게 나을 수도 있죠.
규정을 지켜나가는 것은 직원과의 신뢰를 쌓는 것과 같은 의미입니다. 직원이 신뢰하는 회사여야 직원은 회사와 한마음으로 회사의 목표 달성을 향해 전진할 수 있습니다. 이런 이유를 처음 만드는 '제정'과 만든 것을 수정보완하는 '개정'을 할 때는 과거, 현재, 미래를 생각해서 신중하게 해야만 합니다.
과거 : 이전에 발생했던 이슈, 타사 사례, 관련 법규정 등을 감안
현재 : 현재 우리 회사의 문화/방침, 대표의 생각, 직원의 행동 등을 감안
미래 : 앞으로 발생 가능한 이슈, 회사의 비전/미션 등을 감안
디테일 vs 개략적
규정을 디테일하게 작성하면 세부적인 기준, 절차 등을 직원에게 제시하고 직원은 그대로 행동하여 어느 정도 표준화된 결과를 낼 수 있다는 장점이 있습니다. 하지만 실무에서 발생하는 다양한 상황에 유연하게 대응할 수 없다는 것과 딱 그것만 지키려는 마음을 직원이 갖게 된다는 단점이 있습니다.
규정을 개략적으로 작성하면 유연하게 대처할 수 있지만 구체적인 가이드가 없기 때문에 규정의 실효성이 떨어지는 단점이 있습니다.
무엇이 더 낫다고 말할 수는 없으며 규정화하는 내용에 따라서 때로는 디테일하고 때로는 개략적으로 작성하는 게 좋습니다. 예를 들면 다음과 같습니다.
인사 규정 : 취업 규칙과 겹치는 부분이 있을 수 있으나 회사 내에 작동하는 인사의 기본 원칙을 작성합니다. 취업규칙에는 없는 직원의 분류와 정의부터 채용, 발령, 근태, 급여, 상벌, 휴가, 휴직, 평가, 퇴직 등 전반적인 내용을 개략적으로 작성합니다.
급여 규정 : 급여에 대한 내용의 정의부터 급여일, 급여계산 방식 등을 작성합니다. 기본급과 같이 변동의 여지가 적은 조항은 디테일하게 작성하고, 수당이나 인센티브와 같이 회사 사정에 따라 지급유무와 기준이 바뀔 수 있는 조항은 개략적으로 작성합니다.
어디까지 규정으로 만드나 : 징계 사유
대표님들과 규정에 대해 미팅을 하다 보면 어느 내용까지 규정에 담아야 할지 의문인 경우가 있습니다. 이 의문은 징계규정(또는 조항)에서 주로 발생합니다. 통상의 회사들은 징계 사유를 개략적으로 만드는데 반해 인사 이슈로 힘든 경험 있는 대표님들은 징계 사유를 디테일하게 만들기를 원합니다.
개략적인 징계 사유(화장품 제조사)
부정 및 허위 등의 방법으로 채용된 자
업무상 비밀 및 기밀을 누설하여 회사에 피해를 입힌 자
회사의 명예 또는 신용에 손상을 입힌 자
회사의 영업을 방해하는 언행을 한 자
회사의 규율과 상사의 정당한 지시를 어겨 질서를 문란하게 한 자
정당한 이유 없이 회사의 물품 및 금품을 반출한 자
직무를 이용하여 부당한 이익을 취한 자
회사가 정한 복무규정을 위반한 자
직장 내 성희롱 행위를 한 자
직장 내 괴롭힘 행위를 한 자
폭행 또는 협박으로 업무집행을 방해한 자
출근정지 이상의 징계처분을 3회 이상 받고 개선이 없다고 인정된 자
안전보건에 관한 규정, 수칙, 지시사항을 위반하여 인명 또는 재산상 손실을 끼친 자
회사 내에서 음주, 도박 등 풍기문란을 유발한 자
기타 회사의 사규나 취업규칙을 위반하여 직장 질서를 문란하게 한 자
디테일한 징계 사유(쇼핑몰 운영사)
다양한 사람과의 소통과 협업에 대한 거부감으로 원활한 업무 진행에 어려움이 있는 경우
함께 일하는 동료를 존중하지 않는 언행을 하는 경우
자신의 이익 또는 잘못을 덮기 위해 거짓말을 하는 경우
업무 능력이 부족하여, 함께 일하는 직원/회사의 성과를 저하시키는 경우
회사의 명예를 실추시키는 행위를 하는 경우
채용 과정에서 거짓이 있었던 경우
동료와의 대화에서 쌍방향 소통에 어려움이 있는 경우
근무태도가 불성실하여 다른 직원에게 안 좋은 영향을 미치는 경우
근무시간에 사적인 업무를 수행하는 경우
자신의 업무에 개선의 여지가 적고, 자신의 업무 외에는 안 하려는 경우
업무능력이 부족하지만, 개선할 여지가 없는 경우
성희롱/성추행 등으로 오해할 만한 언행동을 하거나 하는 경우
다른 직원을 퇴사에 이르게 한 인과나 정황이 드러난 경우
회사 돈을 명확한 사유 없거나 허용범위 이상으로 사용하는 경우
자신 능력을 과신하여, 업무 성과 또는 동료에게 피해를 주는 경우
업무 완수기한을 지키지 못하는 경우
업무 결과물의 품질이 사용하지 못할 수준인 경우
자신의 생각만이 옳다는 믿음으로 회사 분위기를 흐리는 경우
동료와의 소통을 배제하고 업무 수행하는 경우
리더로서 역할(명확하고 성장에 도움이 되는 평가, 피드백)을 못하는 경우
회사 업무를 갖은 명분으로 타 부서에 넘기는 경우
언변에 실행이 따라오지 못하여 업무성과를 저해하는 경우
거짓말(허위 보고 등) 하는 경우
하기로 한 일을 안 하고 변명으로 대처하는 경우
자신의 업무 보다 회사 정치에 더 노력하는 경우
자신에게 유리한 방향으로 회사 시스템을 바꾸려는 경우
끊임없는 요구와 질문으로 업무진행이 힘들게 하는 경우
자신의 성과 보다 더 많은 요구로 상대적 박탈감을 일으키는 경우
디테일하게 만드니까 정말 많죠. 직원 때문에 스트레스받는 대표님이 오죽하면 징계사유를 이렇게 만들고 싶었을까 이해는 됩니다. 채찍이 많다면 당근도 많아야 한다고 생각합니다. 그래야 직원은 '대표님이 힘드셨구나'하고 이해할 수 있습니다. 징계사유가 많은 쇼핑몰 운영사의 포상 사유입니다.
포상 사유(쇼핑몰 운영사)
전사 성과에 긍정적 영향을 끼쳤으며, 그 정도가 대내외 모범 사례로 공유될 정도인 경우
전사 성과에 긍정적 영향을 끼쳤으며, 그 정도가 직원의 80% 이상이 공감할 정도인 경우
끊임없는 노력과 열정이 돋보이는 경우
자신의 노하우를 전파하여 다른 직원이 성장한 경우
소통과 협업에 적극적으로 동참하여 사내 문화를 긍정적으로 이끌어간 경우
포상 사유와 징계 사유를 본 직원이라면 '회사가 징계하려고 작성했구나!!'라고 생각할 거 같습니다. 일단 양에서 징계할 거야!!! 만 보이거든요. 포상 사유도 징계 사유만큼 많고 디테일하게 작성하고 직원에게 제시해서 직원들이 긍정적인 행동을 많이 하게 하면 어떨까요? 직원은 눈치만 보지 않고 적극적으로 생각하고 행동하는 회사로 성장할 수 있을 것입니다.
