파워포인트, 어디까지 잘하고 싶나요?
생산성이라는 측면에서.
마이크로소프트 코파일럿을 보고 깨달은 것
'업무의 방식이 완전히 바뀔 것이다.', '스티브 잡스의 아이폰 발표와 같은 규모의 충격', 'AI가 다 만들어줄 것', '이건 미쳤다', '일단 들어와서 보세요(?)'...
마이크로소프트의 코파일럿 발표 후 쏟아진 찬사들입니다.
사실 발표를 직접 본 제 입장에서는 그 정도인가.. 싶긴 한 것들이었는데요.
정작 제가 집중한 것은 그 너머의 것이었다고 해야 할까요.
AI를 이용한 시스템을 새로 개발하면서까지 높여야 하는 바로 그 생산성에 눈이 갔습니다.
사실 이전까지는 생각하지 못했던 부분이었는데요.
파워포인트라는 프로그램에 집중하게 되면 이 프로그램의 모든 기능을 알고자 하는 욕심이 생기고, 뭔가 신기한 것을 만들어거나 신기한 기능을 쓰는데 초점을 맞추게 됩니다.
하지만 이 방법이 과연 생산성 툴이라는 파워포인트의 원래 목적에 부합하는지도 생각하게 되었습니다.
생산성을 극대화하는 방법
그래서 생산성에 대한 책을 찾아봤습니다.(궁금한 내용이 생기면 우선 도서관에서 관련 주제를 가진 책이 있는지 검색해 봅니다.)
이 책에서는 '생산성이란 더 많은 일을 해내는 것이 아니라 옳은 일을 해내는 것'이라고 표현합니다. 적게 일하고 더 많은 성과를 만들어 내야 한다는 부연 설명이 달려있는데요. 생산성 툴인 파워포인트를 다루는 입장에서는 5장 자동화하기가 눈에 띄었습니다. 대략적인 내용과 함께 파워포인트 작업에 연결해서 설명해 보겠습니다.
1. 자기 자동화
자신의 최우선순위 업무를 한결 쉽고 효율적으로 완수하도록 도와줄 루틴, 리추얼, 습관 같은 것들이 필요하다.(175p)
파워포인트 작업을 할 때 생각조차 하지 않고 세팅하는 것이 있습니다. 슬라이드의 안내선(가이드) 세팅과 자주 쓰는 텍스트를 편집하는 것인데요. 색과 도형의 스타일은 컨셉에 맞춰 변경한다고 하더라도 이 부분이 먼저 완료되면 다음 단계를 망설일 필요가 없습니다.
2. 템플릿 자동화
한두 번에 그치지 않고 계속해서 사용하게 될 것 같은 부분이 있다면 템플릿 제작을 고려해 본다. 비록 초기에 추가적인 노력을 들여야 하지만, 전체적으로 볼 때 템플릿으로 엄청난 시간을 절약할 수 있다.(182p)
작성자에 따라 자주 쓰는 컨텐츠들이 다릅니다. 어떤 분들은 슬라이드를 세로 방향으로 이분할 해서 쓰기도 하고, 어떤 분들은 사각형과 화살표를 합쳐서 사용하기도 하죠. 자주 쓰는 도형 스타일도 다를 거고요. 이 것들을 템플릿 화 시켜놓는 작업이 필요합니다. 제 경우 자주 쓰는 표 스타일이나 도형들의 조합(다이어그램)을 따로 슬라이드에 넣어두고 컨셉에 맞춰 꺼내 쓰거나, 자주 쓰는 유형은 아예 습관화시켜서 바로바로 작업하기도 합니다.
자주 쓰는 다이어그램이 없는데, 바로 써볼 수 있는 건 없나요?�
파워포인트를 잘 쓰고 싶지만 어느 정도 갖춰진 다이어그램을 자유롭게 활용하고픈 분들을 위해,
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3. 과정 자동화
어떤 작업이나 시퀀스를 수행할 수 있도록 따라 하기 쉽게 작성된 지침서를 가리킨다.- 작업 지침서는 일련의 업무에 관해 훨씬 상세하고 구체적으로 쓴 문서다.
이건 팀 작업에서 훨씬 유용하게 쓰일 것 같은 팁입니다. 파워포인트에서는 슬라이드 마스터라는 기능이 있죠. 표지와 간지 스타일, 메인 페이지 스타일을 미리 슬라이드 마스터에 지정해 놓고 작업 시에도 건드리지 않도록 하는 것입니다. 개인 작업이 그렇게 많지 않을 때는 슬라이드 마스터를 많이 활용하지 않았는데 저도 수백 장씩 페이지를 다루거나 다양한 크기의 이미지를 작업해야 되는 경우가 생기다 보니 점차 슬라이드 마스터를 포함해서 과정을 기록해야 할 필요를 느끼게 되더군요.
물론 이때의 작업지침서는 꼭 텍스트가 아니어도 됩니다. 여러 명이 수십 장 이상의 장표를 다룰 경우 템플릿의 범위가 훨씬 디테일 해 집니다. 표의 채우기 색이나 선의 두께, 화살표의 종류, 사례에 따른 도형 서식 등이 이에 해당되죠. 템플릿과 마찬가지로 날을 잡고 미리 셋팅해 두는 것이 공동작업하기 좋습니다. 이에 대해서는 이후에 기회가 될 때 한번 다루겠습니다.
4. 기술 자동화
언제든 더 나은, 더 효율적인 애플리케이션이 나타나면 그것으로 갈아탈 수도 있다고 염두에 둬야 한다. 즐겨 사용하는 애플리케이션이나 서비스가 갑자기 중단될 수도 있다.(193p)
작업 시에 사용하는 자동화 툴들에 대한 이야기이겠지만, 파워포인트 기준으로는 단축키를 이야기하고 싶습니다. 특히 파워포인트에서는 빠른 실행도구 모음을 이용해서 나만의 단축키를 셋팅할 수 있죠. 간단한 기능부터 빠른 실행도구모음으로 추가해 높으면 작업속도를 매우 효율적으로 높일 수 있습니다. 마침 관련해서 써놓았던 글을 공유합니다.
https://brunch.co.kr/@gkicarus/45
네 가지의 자동화 방법을 이용해서 여러분의 파워포인트 속도를 높이는데도 도움이 될 수 있습니다. 실무에 바로 활용해야 하는 파워포인트 스킬이 필요하다면 기초보다 생산성 면에서 접근해 보세요. 충분히 도움이 될 것입니다.
좀 더 나은 템플릿 활용을 위해,
웨비나를 준비 중입니다.
지금까지의 포스팅을 봐주신 여러분들을 위해 포스팅과 뉴스레터 제작자인 저의 간단한 소개와 오늘 포스팅한 템플릿의 작업, 그리고 응용방식을 월 1편씩 보실 수 있도록 짧은 영상으로 제작 중입니다.
첫 번째 공개되는 웨비나는 위의 원형 다이어그램 작업 방식과, 4개 이상 항목을 사용할 때의 응용법이 되겠고요.
관련 정보가 필요하신 분들은 오늘의 템플릿 파일 다운로드와 함께 웨비나 소식을 기다려주세요.
3월 27일에 다음 포스팅 내용과 함께 웨비나를 공개할 예정입니다.
그럼 저는 다음에도 더 도움 되는 자료로 돌아오겠습니다.
이외에도 작성방법과 다양한 템플릿이 궁금한 분들은 아래의 뉴스레터 신청을 클릭해 주세요. 템플릿에 대한 정보와 곧 열리게 될 온라인 템플릿 제작 강의에 대한 정보를 받아보실 수 있습니다.
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