베트남에서 전자서명과 법적 효과
베트남에서 디지털 서명 사용기
전자계약은 점차 다양한 분야에서 광범위하게 적용되고 있으며 전자거래를 이용하기 위한 최적의 수단이 되고 있습니다. 하지만 베트남에서는 여전히 전자계약의 적법성에 대해 여쭤보시는 분들이 최근 많이 늘어나고 있습니다.
최근 들어 베트남 기업의 해외 거래가 많아지면서 과거 기존의 베트남의 종이 방식의 계약서의 한계가 서서히 보이기 시작합니다.
최근 저희 회사 (TechValley Vietnam)의 경우 한국, 싱가포르, 미국 기업과의 계약이 있었는데 베트남의 전통적인 계약서 작성대로라면 …
계약서를 작성 후에 회사의 인감(직인)을 대표자의 성함 옆에 그리고 오른쪽 측면에 모든 페이지가 보이도록 찍어야 합니다. 그리고 이를 상대 회사에게 우편으로 보내고 상대 회사가 동일한 방식으로 직인과 서명을 받아야 됩니다. 보통 원본 대조를 위해서 계약서상 서명은 모두 파란색 볼펜으로 작성하고 직인과 서명이 같이 나와야 정확한 계약서로 인정받습니다.
이 모든 과정이 모두 사람의 손을 거쳐야 하고 실수나 분실이나 외부 유출의 가능성도 가지고 있습니다.
(그림) 베트남 직인과 서명 예시전자서명에 대한 베트남 법령의 해석
베트남 법 시행령 Decree 30 / 2020 / ND-CP, 6 조 및 13 조에 따르면 아래와 같은 추가적인 사항도 요청되고 있습니다.
1. 파란색 펜으로 서명 (붉은색 사용 금지)
2. 연필 사용 금지
실제로 베트남에서 사업을 해보시는 분들의 경우 많이 경험하셨겠지만,
보통 베트남에서 우편으로 계약서를 보내면 3~4일의 시간이 소요되고 받은 회사는 대표자의 결제를 받고 다시 우편으로 회신하면 계약서 전달로만 10일 이상 걸립니다.
혹시 대표자가 부재중이거나 다른 결재가 밀려 있다고 하면 계약서 하나 작성에 약 1달 이상이 지체된 경우도 많이 있습니다.
2020년 3월 5일 자 시행령 Decree 30/2020/ND-CP 3조 8항에 따르면 “원문서” “원본 문서”라는 단어의 적용은 종이문서에 직접 서명하거나 혹은 전자문서에 디지털 서명이 된 버전의 문서를 뜻한다고 설명되어 있습니다. 따라서 디지털 전자 계약을 통해 서명하더라도 “원본 계약서”와 동일한 법적 효력을 가지고 있다고 할 수 있습니다.
디지털 전자 서명 (출처 : thompsonvoburn)또한 제18조 5항의 규정에 의하면 서명자의 디지털 전자서명 문서에서 종이 문서로 인쇄하더라도 법적 효력을 가지고 있습니다. 베트남에서는 전자서명이 인정되기는 하지만 향후 검열이나 감사를 위해서 디지털 원본과 종이 사본을 함께 보관하시기를 권장드립니다.
한편, 2025년 디지털 경제 및 사회 발전을 위한 국가 전략에서 총리는 디지털 서명 또는 개인 전자서명을 사용하는 성인 인구의 비율이 2025년까지 50% 이상, 2030년까지 70%에 도달하는 목표를 설정하였습니다.
이러한 디지털 전략은 현금 사용률을 줄이는 것과 유사합니다.
정부로서는 현금의 출처와 사용 용도 파악이 불가능한 것처럼, 종이 계약의 경우 생성, 관리, 배포등의 문서관리가 사람에 의해 일일이 수동으로 기록되는 것이 불가능하고 종이라는 이유로 훼손, 변질될 가능성도 큽니다.
전자 계약 및 전자 서명 프로세스
전자서명은 아래와 같은 프로세스에 의해 진행됩니다.
전자서명 프로세스2024년 6월 25일경 에는 저희 회사에서는 같은 날 4개의 계약 협상이 마무리되는 작은 경사(?)가 있었는데 4개의 계약이 모두 해외에 있는 기업이었고, 계약일을 2024년의 새로운 반기가 시작되는 7월 1일로 맞쳐달라는 고객의 요청이었습니다.
과거와 같이 내부에서 CEO결재를 받고 이 종이 문서를 스캔하여 고객사에게 보내고 고객사의 대표가 서명하기까지는 불가능한 시간이었으나 전자계약과 서명을 통해 계약서 작성 후 3일 만에 회신을 받고 7월 1일부터 프로젝트 킥오프에 들어가게 되었습니다.
베트남에는 Misa, VNPT, I-CA 등의 전자서명, 전자계약서 제공 회사가 있습니다. 저는 한국인에게도 친숙한 Dropbox Sign을 사용하고 있는데 실제 사용기는 다음과 같습니다.
디지털 계약과 & 전자 서명 실제 사용해 보기
우선 아셔야 할 사항이 전자서명 시스템이 계약서를 자동으로 만들어 주지는 않습니다.
계약서는 MS워드나 구글닥스를 통해 직접 만드시고 이를 온라인 전자서명 플랫폼에 업로드하여 상대방에 전달하는 방식입니다.
저는 Dropbox Sign이라는 전자서명 플랫폼을 사용하였는데 제가 10년 이상 Dropbox 개인형 스토리지를 사용하고 있고, 문서 보안등의 다양한 장점을 활용하고자 Dropbox Sign을 선택하였습니다.
기존 계약서에서 상대방 서명 요청 설정베트남에서도 일본, 한국과 마찬가지로 회사 인감 (직인) 작업이 중요한데, 현재 Dropbox Sign에서는 서명 시 이미지 (원본 색상 유지)를 업로드하여 매번 계약마다 이미지를 불러올 수 있으며 이때 빨간색의 인감 이미지를 추가할 수 있도록 지원하고 있습니다.
회사의 직인을 미리 등록 가능
전자 문서, 서명 관리 상태 확인
전자 문서, 서명 관리 상태 확인최종 전자서명된 문서Dropbox Sign 전자서명
https://www.dropbox.com/ko/features/productivity/electronic-signature
어디에서 전자계약, 서명이 쓰일까?
베트남의 보험 계약, 은행 대출 계약, 은행 계좌 개설 계약, 세금, 전자 송장 등이 온라인 플랫폼으로 옮겨감에 따라 전자 계약과 전자 서명은 향후 필수화 될 전망입니다.
단순 계약서뿐만 아니라 베트남 일상 회사 업무에서 인보이스를 보낸 후에 일일이 전화를 해서 확인할 필요 없이 전자 서명과 날짜를 기입하고 서명하게 하거나, 면접 후 최종 직원 채용 오퍼레터에 대한 싸인을 받게 하는 등 전자서명을 사용한다면 시간과 사람이 일일이 연락하여 리마인드 하는 수고등을 덜고 업무의 효율성과 속도를 향상할 수 있습니다.
이상으로 베트남의 전자서명과 계약에 대해 짧게 알아보았습니다. 베트남 정부 시행령에 따르면 전자 서명, 전자 계약이 일반 종이 원본과 동일한 법적 효력을 가진다고 하지만, 실제로 전자 서명과 계약서는 업무 속도 향상과 효율성 위주로 사용하시고 원본 백업을 꼭 베트남에 보관하실 것을 권장드립니다.
베트남 전자서명에 대해 관심이 있으시거나 도입을 고려하시는 회사를 위해 Dropbox Sign을 아래 홈페이지에서 일정 기간 무료로 사용하실 수 있으며, 현재 테크밸리 베트남에서는 아래와 같이 특별한 프로모션을 진행 중입니다.
Vietnam IT 블로거, TechValley Vietnam 대표
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