효과적인 회의를 위한 10가지 방법
지긋지긋한 회의! 어떻게 하면 효과적으로 할 수 있을까?
안녕하세요. 트렌드헌터입니다.
직장생활에서 우리의 시간을 가장 많이
뺏어가는 그리고 가끔은
도대체 왜 이 회의를 하고 있는가?
하는.. 회의감이 들때가 있습니다.
(회의=회의감)
그런데, '회의'자체가 비효율적이고
쓸데 없는 일일까요?
절대 no입니다!
실제로 수 많은 글로벌 회사도 그렇고
유니콘이라 불리우는 잘나가는 스타트업 회사들도
'회의'를 굉장히 소중하게 생각을 하는데요.
다만, 그 방법이 다를 뿐입니다.
그렇다면 회의를 효과적으로 운영하고
회의를 통해 실제로 매출에 직접적인 영향을 주는
회의 방법은 무엇이 있을까요?
효과적인 회의방법 10가지
함께 알아보도록 하겠습니다!
1. 익명으로 아이디어 제출하기
아마 모든 사람들의 머리속에는 항상
내가 말한 것에 대한 남들의 반응을
걱정하는 부분이 조금씩은 자리잡혀 있을 것입니다.
아이디어 회의에 있어서는 가장 비현실적이고
독특하며 말도 안되는 아이디어들이
가장 좋을 수가 있습니다.
하지만 아쉽게도 이러한 아이디어들 중에
남들의 반응을 걱정해서 입밖으로 나오지 못하고
영영 없어져버리는 경우가 많죠.
이렇게 낭비되는 부분을 위한 가장 좋은
브레인스토밍 방법은 미팅에 들어오기 전에,
익명으로 미리 아이디어들을 제출하게 하는 겁니다.
Freesuggestionbox.com은
무료로 사용할 수 있는(익명) 아이디어 공유 툴로
스타트업 기업에서 많이 사용되고 있습니다.
2. 미리 준비시키고 미팅하기
너무 당연하다고 생각될 수 있는데요.
브레인스토밍 미팅에 앞서 참석할 멤버들에게
미리 체계적인 준비를 해오도록
주문해야 합니다.
단시간 내에 효과적인 회의 방법으로
서로 미리 준비해 온 리스트를
빠르게 공유하면 그 자리에서 바로 새로운
아이디어들이 나올 수 있고 진행도 빨라집니다.
단순히 회의 혹은 브레인스토밍이라고
아무것도 준비하지 않은 채
모두 한 자리에 모여 그제서야 생각을
쥐어짜기 시작하면 시간만 낭비하고
생각은 삼천포로 빠지게 되버립니다.
3. 게임으로 만들기
앞으로 회의 방법 중
'게임스토밍(Gamestorming)'이 대세가 될것입니다.
비주얼적이고 뭔가 많이 뿌려져 있고
시끄러우며 혁신적인 게임스토밍은
앞으로 밀레니엄 세대들이 이끌어나갈
아이디어 회의들이 보여줄 모습입니다.
4. 상황플레이와 키워드 추출
사실 이 두 부분은 브레인스토밍 방법들을
동시에 설명해 줍니다.
첫번째는 키워드 추출로,
상대적으로 간단한 방법으로 아이디어를 내고자
하는 한 주제를 둘러싼 수 많은 단어들을
무작위로 생각해내서 웹(거미줄)형식으로
이어주면서 적어 내려가는 것이죠.
두 번째는 바로, 상황플레이입니다.
아이디어를 내고자 하는 타겟층 또는
대상을 시뮬레이션으로 상황플레이를 하는 것이죠.
예를 들어서, 여자 중학생을 대상으로 하는
영어 책 브랜드에 대한 브레인스토밍을 한다면,
모여 노는 장소, 돈 쓰기 좋아하는 아이템 등에 대한
아이디어들을 쏟아내봅니다.
5. 외부인 초청하기
'Blind Spot Bias'라고 들어보셨나요?
아무리 객관적으로 회의를 주관하려 해도
같은 분야에 오래있는 멤버들 사이에서는
블라인드 스팟(사각지대)가 생길 수 밖에 없고,
어느정도 편견 또한 생기게 마련입니다.
그럼, 이 부분을 해결하기 위해서
아이디어를 내고자 하는 분야와 전혀 상관없는
다른 팀, 부서 아니면 완전 막내나 임원급 한 명을
회의에 참석시켜 보세요.
이렇게 하면 모든 편견을 부수고 기존 팀의
'데블스 에드버킷(악마의 대변인)'이
되어 줄 수 있게 될 것입니다.
6. 온라인으로 회의하기
만약 여럿이 큰 그룹으로 회의를 열어야 할 경우,
온라인으로 화상미팅으로 진행해보세요.
매니지먼트 아카데미 저널에 따르면
단순히 또 하나의 방법이 아닌
온라인 회의 방법은 한 군데 모여서
말로 진행하는 방법보다 훨씬 효과적이고
멤버들의 호응도 좋았다고 발표했습니다.
이러한 이유는 과연 무엇이었을까요?
바로 온라인 회의는
프로덕션 블로킹(Production Blocking)을
제거해줬기 때문입니다.
프로덕션 블로킹이란, 사람들이 자신의
아이디어가 생각나자마자 말하고자 하는데
자신의 차례를 기다림을서 아이디어가
방해를 받는 현상을 말합니다.
7. 회의 시간 정하기
특히 여럿이 모여있는 회의인 경우
짧게는 20분 길게는 30분의 시간을 정해줘야
효과적인 아이디어들이 나올 수 있습니다.
시간이 너무 짧으면 아이디어들을 주고받다가
종합도 하지 못한 채 끝나버리고
너무 길어버리면 잡다한 생각들이 섞이기
시작하고 다른생각을 하기 마련입니다.
창의성이 강한 니콜 스타인복(Nicole Steinbok)은
22분짜리 브레인스토밍 회의를 소개한 적 있습니다.
쉽게 요약하자면,
22분간의 미팅 안에 미리 준비해 온 리스트를 가지고
자리에서 일어나 노트북, 스마트폰, 잡담 등을
금지시키고 진행하는 아주 간단한 방법입니다.
8. 장소 바꾸어 회의하기
만약, 여려분의 팀이 매일같이 같은 회의룸에서
회의를 한다면, 한 번쯤은
장소를 바꿔보는 것도 좋은 방법입니다.
뉴욕타임즈 기사에 따르면 1978년에 진행된
한 실험에서 똑같은 40개의 단어들을 공부하는
학생들을 한 그룹은 같은 방에서,
또 한 그룹은 두 개의 다른 방에서 공부를 시켰는데
두 개의 방에서 나눠 공부한 학생들이
더 좋은 성적을 보였다고 합니다.
또한 유명한 심리학자 로버트 A. 뵤르크에 따르면
장소의 변화가 정보를 프로세스하는 우리 뇌에
영향을 주고 기억력도 향상시켜준다고 합니다.
꼭 회의실이 아니어도 좋습니다.
밖에 나가서 길거리에 서서 회의를 해봐도 좋고
옥상이나 조용한 공원도 좋습니다.
9. 리더는 마지막에 말하기
임원 또는 그룹의 리더가 먼저 말을 시작하고
회의가 진행 될 경우, 직원들은
보이지 않는 기준에 맞춰 말을 꺼내게 되고
주눅이 들 수도 있습니다.
일부러 그런 방향이 아니었어도
처음부터 잣대를 그어버리는 리더의 말은
창의적인 아이디어들이 나오는 장소에
장애물이 될 수 밖에 없기 때문에
리더는 항상 말을 아끼고
중간에 끼어들지 말아야 합니다.
10. 비주얼 도구 활용하기
전 세계 모든 사람들 중 65%가
비주얼 러너(Visual Learner)라고 합니다.
회의 과정을 단순히 말로만 시작해서
끝낸다면, 그만큼 충분한 가능성을
모두 끄집어 내지 못하는 거죠.
회의에 있어서 가장 흔하게 사용되는
비주얼 도구는 바로 다이어그램과 표,
그리도 두들링(낙서)입니다.
이 외에도 벽에 붙이는 메모지 포스트나
지도, 블락, 사진 등을 사용하셔도 됩니다.
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