노션 vs 플로우, 소기업에 맞는 협업툴은 따로 있다
노션이 맞는 회사, 플로우가 맞는 회사.
"협업툴 뭐가 맞는지 모르겠어요"
슬랙을 쓰기 시작했습니다. 협업에 좋다고 해서요. 그런데 여전히 프로젝트 관리는 안 됩니다. 누가 뭘 언제까지 하기로 했는지, 지금 어디까지 진행됐는지 대화창을 올려 찾아봐야 하고, 며칠 지나면 찾기도 어렵습니다.
슬랙은 결국 메신저니까요.
"그럼 프로젝트 관리 툴을 찾아볼까?"
검색하고, AI한테 물어보고, 유튜브도 찾아봤습니다. 그런데 찾아볼수록 확신이 안 섭니다. "이게 좋다" "저게 좋다"만 말하지, 어떤 회사에 맞는지는 안 알려주기 때문입니다.
남들이 좋다고 하는 툴, 우리 회사엔 안 맞을 수 있습니다
지금까지 협업툴 몇 번 바꿔보셨나요? 처음엔 이게 답인 줄 알았는데 한 달 쓰다 보니 불편해서 또 바꾸고, 그런데 필요하긴 하니까 다시 써보고. 이 과정이 계속되면 피곤할 수밖에 없습니다.
이건 사람이나 툴 자체의 문제가 아닙니다. 우리 회사 규모에 안 맞는 툴을 쓰고 있기 때문입니다. 대기업용 툴을 작은 회사에 들여놓으면 과하고, 복잡하고, 배우기도 어렵습니다. 작은 회사에는 작은 회사에 맞는 툴이 따로 있습니다.
작은 회사 협업툴, 현실적인 선택지는 딱 2개입니다
10인 미만 작은 회사라면 선택지가 많지 않습니다. 대부분의 협업툴은 중견기업 이상을 타겟으로 만들어져 있기 때문입니다.
그래서 현실적으로 고민하게 되는 건 결국 두 가지입니다. 플로우(Flow)와 노션(Notion). 둘 다 좋은 툴이지만, 어떤 회사에 맞는지는 완전히 다릅니다.
플로우는 이런 회사에 맞습니다
플로우의 가장 큰 장점은 적응이 빠르다는 점입니다. UI가 페이스북 피드와 카카오톡 메신저를 합쳐놓은 구조라서, 신입사원이든 부장님이든 가르쳐드릴 필요가 거의 없습니다. 클릭 몇 번만 해보면 바로 쓸 수 있습니다.
게다가 올인원입니다. 카톡, 줌, 원드라이브가 한곳에 있으니까 메신저 켜고 화상통화 켜고 파일 공유하고, 이런 번거로움이 없습니다.
(출처: 플로우 공식 웹사이트)
보안이 생명인 회사라면 플로우가 거의 정답입니다. 사내 서버에 설치하는 온프레미스 방식으로 구축할 수 있습니다. 삼성, 미래에셋증권 등 대기업이나 공공기관에서 많이 선택하는 이유입니다.
그런데 플로우에도 한계는 있습니다
플로우의 단점은 자료가 휘발된다는 점입니다. 간트차트나 캘린더 기반으로 일정을 관리하는 구조라서, 당장의 일정 관리에는 좋지만 문서 정리나 지식 자산을 쌓기에는 아쉽습니다.
또 하나, 확장성이 낮습니다. 정해진 틀과 구조 안에서만 써야 하기 때문에 자유롭게 커스텀하기는 어렵습니다.
플로우는 프로젝트 관리 기능이 강력합니다. 개인별 권한 설정, 프로젝트 템플릿, 회사 공개 설정, 관리자 승인. 대기업에서 도입하는 핵심 이유가 여기 있습니다.
하지만 문제는 이런 구조가 작은 기업에는 과하다는 점입니다. 당장 마감 쳐내야 하고 다음 프로젝트 짜야 하는데, 10인 미만 대표가 그거 세팅하고 가르칠 시간이 어디 있나요? 많은 기능은 곧 병목입니다. 작은 기업에 중요한 건 실행이니까요.
노션은 이런 회사에 맞습니다
노션의 가장 큰 장점은 강력한 데이터베이스입니다. 단순 데이터 관리를 넘어서 CRM, 광고소재 제작, 프로젝트 관리까지 이것저것 다 만들 수 있습니다. 중요한 건, 이걸 서로 연동시킬 수 있다는 점입니다.
게다가 사내 위키를 만들기에도 최적입니다. 업무 히스토리가 평생 살아있고, 모든 프로젝트가 문서로 남아 회사의 자산이 됩니다. 쓰다 보면 어느새 잘 저장되어 있습니다.
무엇보다 자유도에선 노션을 이길 수가 없습니다. 우리 회사 일하는 방식에 맞춰 화면 구성을 100% 커스텀할 수 있습니다. 이게 노션의 진짜 강점입니다.
노션에도 단점이 있습니다
노션의 가장 큰 단점은 백지 공포증입니다. 가입하면 하얀 화면뿐입니다.
"그래서 뭐부터 해야 되지?" 플로우는 너무 많아서 어렵지만, 노션은 너무 뭐가 없어 보여서 어렵습니다.
3가지 해결 방법이 있습니다. 직접 만들기, 맞춤제작 맡기기, 표준 시스템 도입하기. 이렇게 들으면 보통 대표님들은 표준 시스템을 택하지만, 제공하는 곳을 못 찾으면 결국 대부분 직접 만들거나 맞춤제작으로 방향을 틀게 됩니다. 최선이 아닌 차선책입니다.
우리 회사는 플로우? 노션?
이제 선택할 시간입니다.
플로우가 맞는 회사: 중견기업 이상, 직원 30명 이상. 권한 관리와 보안이 중요한 규모. 보안이 생명인 회사. 일정 중심으로 움직이는 회사.
노션이 맞는 회사: 변경과 요청, 서류가 많은 로컬 병의원과 한의원. 캠페인 단위로 성과를 만들어야 하는 마케팅 에이전시. 프로젝트마다 절차가 다르고 투입 인원도 매번 다른 공연과 전시기획 업종. 기획부터 CS까지 전부 챙겨야 하고 협업 인력이 많은 뷰티와 건기식 제조 브랜드.
노션은 쓰고 싶은데, 세팅이 겁나신다면?
"저희는 노션 기능이 더 필요한데, 처음부터 구축할 엄두가 안 나요."
실제로 많은 기업이 노션을 도입했다가 흐지부지되는 이유가 바로 초기 세팅의 어려움 때문입니다.
노션을 회사 차원에서 제대로 쓰고 싶다면, 이미 검증된 표준을 활용하는 게 시간과 비용을 아끼는 지름길입니다.
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