고생해서 시스템 만들어놓고 왜 사람에 의존할까
매번 담당자가 직접 고생하는 회사의 3가지 문제점
노션을 열심히 썼는데 왜 일이 더 많아졌을까
데이터베이스를 만들어서 고객사 관리도 하고, 프로젝트 관리도 하고, 회의록도 열심히 쓰고 있습니다. 직원들도 진행 상황을 꼼꼼히 기록하고 있죠. 그런데 막상 확인하려면 페이지를 하나하나 열어봐야 하고, 중요한 마감일이나 필수 항목들을 놓치는 일이 계속 생깁니다.
이건 직원들이 성실하지 않아서가 아닙니다. 노션 구조 자체가 페이지를 열어야만 보이도록 잘못 설계되었기 때문입니다.
이렇게 쌓으면, 결국 다 확인해야 합니다
예를 들어볼게요. 고객사가 200개 있는데, 오늘 영업 담당자가 급하게 연차를 냈습니다. 그날 고객사 계약 상태를 확인해야 하는 상황이에요. 이때 어떻게 하실 건가요?
모든 정보가 페이지 안에만 적혀 있다면, 고객사 페이지 200개를 하나하나 열어서 확인해야 합니다. 한 시간도 모자랄 거예요. 확인하다가 지쳐서 중요한 것만 몇 개 보고 넘어가게 되고, 나머지는 담당자에게 전화해서 물어보게 됩니다.
결국 시스템을 만들어놨는데도 사람 기억력에 의존하는 구조가 되는 거예요.
직원들은 열심히 기록하는데 확인을 못 하니, 결국 아무도 안 보는 페이지가 생겨납니다. 직원 입장에서는 억울함이 쌓이죠. 이건 시스템의 탈을 쓴, 계속 담당자 뇌로 굴리는 시스템이 되는 겁니다.
매번 페이지를 열어야만 보이는 구조
페이지에 잘 정리해두면 되는 거 아닌가? 나중에 필요하면 들어가서 보면 되잖아. 많은 분들이 이렇게 생각합니다.
당장에야 필요할 때 들어가서 보면 되겠죠. 하지만 문제는 문서가 쌓이면서 시작됩니다.
리스크 있는 내용, 반드시 챙겨야 하는 내용, 그리고 해당 업무의 핵심 내용까지 페이지 안에 숨겨져 있어요. 고객사 20개, 30개. 프로젝트는 점점 많아지죠. 이번 달 계약 만료되는 고객사 몇 개더라? 확인하려면 페이지 수십 개를 다 열어봐야 합니다.
영업도 해야 하고, 직원 관리도 해야 하고, 매출 관리도 해야 하는데, 노션 페이지 하나하나 열어보느라 시간을 다 쓰게 됩니다.
페이지 안에는 아무것도 정리하면 안 되나요?
아니요, 상세한 내용이나 히스토리는 페이지 안에 쌓으셔도 괜찮습니다. 하지만 중요한 건 반드시 페이지 밖으로 빼야 해요.
왜냐하면 노션은 개인 업무 공간이 아니라 팀이 함께 쓰는 시스템이기 때문입니다. 페이지 수는 200개, 300개가 넘어가는데, 그때마다 페이지를 하나하나 열어서 확인할 수는 없는 노릇이죠.
업무상 가장 핵심이 되는 내용은 반드시 속성으로 따로 만들어서 한눈에 확인 가능하게 해야 합니다. 체크해야 할 것, 납기일, 상태 같은 것들이죠.
작은 회사가 놓치고 있는 노션 설계 3가지
구체적으로 어떤 내용을 페이지 밖으로 빼야 할까요? 공여사들에서 실제로 적용하고 있는 세 가지 기준을 알려드릴게요.
① 중요한 건 반드시 속성으로 빼기
리스크 있는 내용, 반드시 챙겨야 하는 내용, 그리고 해당 업무의 핵심 내용은 반드시 페이지 밖으로 뺍니다. 다시 말해 표 상태에서도 한 방에 체크되도록 만드는 거죠.
고객사 관리에서 가장 중요한 게 뭘까요? 계약 상태, 마감일, 안내 발송 완료 여부 같은 것들일 겁니다. 이런 것들은 절대 페이지 안에 적어두면 안 되겠죠? 데이터베이스 속성으로 만들어서 표에서 바로 보이게 만들어야 해요.
이렇게 하면 표만 보고도 아, 이 고객사는 안내 발송이 안 됐구나. 이 고객사는 다음 주 마감이네. 바로 파악할 수 있습니다. 페이지 200개를 열어볼 필요가 없어지는 거예요.
② 게스트 권한도 테이블에서 보이게
프로젝트 관리에서도 똑같습니다. 굳이 게스트 속성을 넣어서 사용하시는 걸 추천드려요.
굳이 이중 일을 해야 하나요? 어차피 페이지 들어가서 공유 누르면 보이는데. 이렇게 생각하실 수 있어요.
맞습니다. 페이지에 들어가서 공유 버튼을 누르면, 누구에게 접근 권한이 있는지 다 보여요. 하지만 프로젝트 5~6개가 한 번에 돌아가고 있을 때, 하나하나 클릭해서 볼 시간조차 너무나 아깝습니다. 심지어 외부 공유는 리스크 있는 내용이기 때문에 사안이 중대합니다.
만약에 거기에 외주사가 들어와 있는지 모르고, 외주사 일 처리 똑바로 못 한다, 일 처리 느리다 불평을 페이지에 쌓았다면? 대참사죠.
정리하자면, 공유 버튼 눌러도 다 보이는데 굳이 바깥으로 빼는 이유는 리스크 관리와 한눈에 다 보기 위함. 이 2가지가 가장 핵심입니다.
③ ID 체계 도입하기
광고 소재나 CRM 메시지처럼 수백 수천 개씩 나오는 업무를 고유값 없이 관리한다면? 그건 그냥 반쪽짜리 시스템입니다.
고유값이란 사람이 임의로 바꿀 수 없는 속성입니다. 광고소재를 추가할 때마다 1556, 또 추가하면 1567. 이렇게 자동으로 값이 부여됩니다. 이 값은 사용자가 수정할 수 없습니다. 그래서 절대 중복되는 값이 생길 일이 없습니다.
아무리 페이지 제목이 있더라도 고유값의 효율성을 따라올 수 없어요. 예를 들어 직원 5명밖에 안 되는 회사인데도 이름이 같은 사람이 두 명이라면? 시스템상에서는 고유값, 즉 사번으로 직원을 관리해야 합니다.
이렇게 되면 구성원끼리 말할 때부터 커뮤니케이션하는 속도가 달라집니다. 공여사들에서도 ID를 도입하고서 소재 찾는 속도가 말이 안 되게 빨라졌어요. 1293번 소재라고 하면 마케터, 대표, CX 담당자 무관하게 누구나 다 바로 찾을 수 있고, 그 ID로 소통할 수 있으니까요.
다행히 노션에서는 아주 간편하게 이 기능을 제공합니다. 데이터베이스에서 ID 속성을 추가해주세요. ID가 얼마니, 어디에 붙이니 그런 건 중요하지 않습니다. 여기선 단순하게 ID가 있냐 없냐가 효율을 끌어올리는 핵심이에요.
3가지를 적용하면, 이렇게 바뀝니다
BEFORE: 페이지 안에만 정보를 쌓는 구조
고객사 상태를 확인하려면 페이지 200개를 하나하나 열어봐야 합니다. 프로젝트에 외주사가 들어가 있는지 모르고 불평을 적었다가 대참사가 납니다. 광고 소재 찾으려고 제목으로 검색하는데 비슷한 게 너무 많아서 30분이 걸립니다.
AFTER: 중요한 정보를 컬럼으로 빼는 구조
표만 보고도 10초 만에 이번 주 마감 고객사 3개를 파악합니다. 게스트 컬럼 보고 외주사 있는 프로젝트인지 바로 확인합니다. ID 1293으로 검색하면 1초 만에 해당 소재 찾기 완료합니다.
한눈에 파악되는 구조를 만드세요
노션을 열심히 쓰는데도 효과가 없다면, 그건 직원들이 기록을 안 해서가 아닙니다. 중요한 정보가 페이지 안에 숨어 있어서입니다.
업무상 가장 핵심이 되는 내용, 즉 체크해야 할 것, 납기일, 상태, 게스트 권한, ID 같은 것들은 반드시 컬럼으로 만들어서 한눈에 확인 가능하게 만드세요. 페이지 안에 쌓는 건 의미가 없습니다. 페이지를 일일이 열어야만 확인할 수 있는 구조니까요.
이 구조를 실제로 적용한 공여사들의 시스템을 확인하시려면, 아래 웨비나를 신청해주세요.