brunch

You can make anything
by writing

C.S.Lewis

by 마켙커리어 May 24. 2021

먼데이 VS. 노션, 우리 회사에는 뭐가 더 좋냐고?

답은 의외로 명확하다

필자는 생산성 도구 강의를 한다. Notion으로는 팀 내 협업 관리를 가르치고, monday.com으로는 프로젝트 관리와 업무 자동화를 가르친다. 강의 말미에는 질문을 받는데, 수강생 중 꼭 한 분은 너무나 놀랍게도 다른 강의이지만 같은 질문을 하신다.

노션이 좋아요? 먼데이가 좋아요?

엄마가 좋아요, 아빠가 좋아요 같은 질문으로 느껴질 수도 있지만, 의외로 답은 명확하다.

그전에 공통점부터 알아보자

둘 다 여러 기능을 하나의 작업공간으로 통합했다는 것을 강조한다. 노션은 문서, 위키, 할 일 관리 등을 하나의 작업공간(unified workspace)에서 관리하는 게 가능하다고 말한다. 이 점은 먼데이도 마찬가지다. 워크플로우와 비즈니스 프로세스를 한 방(all in one)에 관리한다고 얘기하고 있다.

물론, 어떤 툴이라도 모든 기능을 통합할 수는 없다. 하지만 노션과 먼데이는 심플한 UI와 단순한 사용성을 바탕에 두고 여러 기능들을 추가하고 조합해 사용하는 방식을 채택했다는 공통점이 있다. 이는 관리자의 수준에 따라 작게는 개인적인 업무 관리 도구로, 크게는 전사의 협업 툴로 발전할 수 있는 가능성을 가졌다고 말할 수 있다.

큰 수준에서의 공통점은 다음과 같다.

물론 세부적인 형태와 방식은 다르다. 일례로 워크플로우 관리의 경우, 노션은 칸반을 기반으로 한 워크플로우 관리 방식을 채택했다.

‘Card’라 표기된 항목(To do를 여기에 쓸 수 있음)을 진행 현황에 따라 In progress로 옮기거나 Completed로 옮기는 방식의 칸반은 국내에서도 ‘트렐로’라는 툴을 통해 많은 사람들에게 알려진 바 있다. 노션과 먼데이도 이 방식을 적극 활용한다.

워크플로우 관리가 가능하다는 것은 To do 관리 역시 가능하다는 의미다. 수강생들의 말을 들어보면 To do는 칸반 형태가 아닌 테이블 형태의 관리를 더 보편적으로 사용하는 것 같다.

노션과 먼데이 모두 같은 데이터를 테이블과 칸반 형태로 변환해서 사용할 수 있는데, 이는 관리하고자 하는 항목의 성격에 따라 큰 강점으로 작용하게 된다.

일례로 업무를 관리하다 보면 수십 개를 넘어 수백 개 이상의 To do가 만들어지기 마련이다. 수백 개 이상의 블록을 이리 붙이고 저리 붙이다 보면 놓치는 것도 있고 한눈에 보기 어려워지기도 한다. 그럴 경우 이것들을 테이블 형태로 바꿔서 필터나 소팅을 걸어 정돈한 뒤 필요한 것들을 우선적으로 보게 만든다. 깔끔하게 리스트화해서 관리하는 게 가능하다는 것이다.

노션과 먼데이는 이처럼 워크플로우, To do, 리스트 관리 측면에서 해야 할 항목을 누가, 언제 하는지에 대해 가시화하고 체계적으로 관리할 수 있게 만들어 준다.

그럼 차이점은 무엇일까?

결정적인 차이는 관리 항목을 조합하는 방식에 있다. 이는 첫 페이지를 비교해 보면 명확해진다.

좌측의 노션은 하얀 백지(?)에서 시작하고, 우측의 먼데이는 Table로부터 시작한다.

노션은 저 백지에 텍스트를 가득 채워 문서를 만들 수도 있고, 테이블만 꽉 채울 수도 있는 등의 자유도가 존재한다. 하지만 먼데이는 상대적으로 제한된 틀 안에서 항목을 관리할 수 있다.

노션은 페이지를 다양하게 만들고 수정할 수 있는 자유도와 확장성이 가장 큰 특징이라고 할 수 있다. 그로스쿨 같은 경우 노션 도입 후 구글 닥스의 사용률의 거의 제로에 수렴(!)할 정도다. 기획 문서, 내부 보고서, To do(주간 업무) 관리는 90% 이상 노션으로 처리한다. 여기에 덧붙여 절차와 진행을 관리하는 업무(워크플로우) 같은 경우까지 노션을 적극 활용한다.

하지만 단점도 있다. 자유도는 얻었으나 정형화 측면에서는 많은 부분을 포기해야 했다. 페이지 구성이 자유로운 만큼, 페이지 안에 다양한 데이터를 규칙적으로 정리하거나 표현할 수는 없다. 이는 곧 가시화가 불가능하다는 단점으로 귀결된다. 프로젝트 관리를 하면서 일정 차트를 만들 수 없게 되는 것이다.

먼데이는 바로 이 점에서 강력한 강점을 가진다. 정형화와 가시화가 가능한 것이다. 관리하고자 하는 항목들의 속성을 먼데이가 미리 만들어 놓은 틀 안에 맞춰 놓으면, 이 틀을 원하는 가시화 측면으로 변형이 가능하다. 노션에서는 불가능한 대시보드도 만들 수 있다.

또 이러한 정형화는 필자가 먼데이를 쓰는 이유인 자동화를 가능하게 해 준다. 이메일을 기재하는 항목에 이메일을 기재하고 설정해 두면, 코딩 한 줄 없이도 그 주소로 정해진 날짜에 정해진 내용을 메일로 보내는 No-code 자동화도 가능하다. 좀 더 자세한 내용은 다른 브런치 글에서 다뤄 보고자 한다.

정리해 보자

노션은 콘텐츠 작성과 관리에서 강점을 보이고, 먼데이는 시각화와 자동화 측면에서 강점을 보인다. 절차 관리와 To do관리, 리스트 관리는 둘 다 가능하나 개인 성향에 따라 선호가 갈릴 수 있다.

세상에 절대적인 툴은 존재하지 않는다. 도구에 사용에 있어서 제일 중요한 것은, 진리의 케바케. 우리 회사의 업무와 구성원의 특성을 파악해 두고, 툴의 장단점과 한계를 이해해 맞춰 쓰는 것만 것 정답이다. 분명히 말하지만, 노션으로 모든 툴을 다 대체할 수 있다는 말, 먼데이면 다 된다는 말은 믿지 않기를…

(썸네일 이미지 출처, 먼데이코리아)