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by Hanna Mar 16. 2022

지혜롭게 은근히 독촉하는 영어 리마인드 이메일 작성법

업무에 바로 적용하는 비대면 글로벌 커뮤니케이션 스킬 9.

미국에 살다 보면 한인들끼리 한국어만큼 자주 사용하는 영어 단어들이 몇 개 있다. 그중, 미국 거주 경험이 아예 없는 분이라도 ‘컨펌’과 ‘리마인드’는 회사에서 한 번씩은 써보신 적 있을 것이다.


컨펌은 확인할 때, 리마인드는 어떠한 사항을 상대에게 상기시킬 때 사용하는 단어이다 보니 비즈니스에서 특히 많이 사용하는 단어이다. 특히, 기한이 있는 프로젝트를 진행할 때, 그리고 상대방으로부터 답변을 언제까지 받아야 할 때 리마인드 커뮤니케이션의 중요성은 더욱 커지게 된다.


그런데, 상대의 행동을 촉구하는 리마인드 커뮤니케이션의 특성상 커뮤니케이션을 잘못 풀어가는 경우 상대방이 방어적인 태도를 취해 문제 해결이 더욱 늦어질 수도 있다. 이러한 상황을 피하기 위해 오늘은 해외 업무 시 필수로 알아두어야 할 리마인드 이메일 커뮤니케이션 스타일에 대해 살펴보도록 하겠다.


먼저, 미국에서 업무 하며 경험한 리마인드 커뮤니케이션 중 지양해야 할 커뮤니케이션 스타일은 다음과 같다.



지양해야 할 리마인드 커뮤니케이션 예시

이메일을 보낸 후 10분도 채 되지 않아 오피스로 전화를 걸어 이메일을 받았는지, 답장을 언제 해줄 수 있는지 문의하는 경우, 혹은 

이메일을 보낸 지 24시간도 되지 않아 답장을 아직 못 받았다며 같은 내용의 이메일을 다시 보내는 경우: 한국과 미국 등 비즈니스가 이루어지는 곳의 시차를 고려하여 답장받는 데 영업일 기준 최소 24시간은 기다리는 것을 권장한다.

같은 내용의 이메일을 다른 직원들에게도 동일하게 보내 일처리 재촉하는 경우: 지금까지 나만의 '기네스 북'에는 같은 내용을 7명의 직원에게 보낸 학생이 올라와 있다.

Urgent, Emergency로 시작하는 이메일 제목을 보내 답장을 재촉하는 경우: 누가 들어도 응급상황이 아닌 경우를 제외하고는 Urgent 혹은 Emergency라는 단어 사용은 프로페셔널하지 않다.


그렇다면 어떤 영어 표현을 사용해야 톤과 매너가 프로페셔널한 리마인드 커뮤니케이션을 할 수 있을까? 중요한 리마인드 사안에 대해서는 다음의 영어 표현들을 참고해 이메일을 작성해 보도록 하자.


효과적이고 커뮤니케이션을 위해...   

1. 특정 기간 내에 대답을 받아야 하는 경우

#월 #일까지 답변을 받아야 할 경우, 이메일 제목에 Urgent 대신 다음과 같은 영어 표현을 사용해 작성하는 것이 적절하다.


이메일 제목

Time-sensitive: please reply by MM/DD

A gentle reminder for you


이메일 내용

Dear 혹은 Hello <<First Name>>, (Dear을 사용해야 할지 Hello를 사용해야 할지 헷갈린다면, 전 편 <영어로 이메일 작성 시 80%가 실수하는 이 것>을 참고하자.)


Hope you are well.

This is a gentle reminder that I am waiting to hear back from you regarding the <<해결하고자 하는 사안>>.


I believe you may have many things on your plate, but I would appreciate it if you could get back to me by <<#월 #일>>.


Please let me know if there’s anything I can do to help.


Best,

<<발신자 First Name>>   


2. 이메일을 보냈지만 1~3 영업일이 지나도록 답장을 받지 못한 경우

이메일 보낸 후 1~3일 동안 나름 차분히 기다렸지만, 답변을 받지 못한 경우에는 이전에 보냈던 메일에 답장해서 리마인드 이메일을 보내거나, 새로운 이메일을 보낼 수 있겠다. 새로운 이메일을 보내는 경우에는 아래 예시와 같은 이메일 제목을 사용할 수 있다.

 

이메일 제목

Follow up on the email that I sent on #월 #일


이메일 내용

Hello <<First Name>>,


I just wanted to follow up with you on the last conversation we had on #월 #일.

I would appreciate it if you could get back to me at your earliest convenience. For your information, here’s my question that I addressed in my previous email:


<<이전 대화 내용>>,


Please let me know if you have any questions/ Please let me know if you need any information from my end. 

Otherwise, I look forward to hearing back from you.


Thank you!

<<발신자 First Name>>  


3. 보낸 이메일에 대해 언제까지 답장을 받을 수 있을지 문의하고 싶은 경우

리마인드 이메일 중 가장 부드러운 표현은 "언제까지 답장받을 수 있을까요?"라고 물어보는 이메일일 것이다. 이메일 제목은 1,2번 케이스에 안내한 표현을 사용하면 무방하며 이메일 내용은 다음의 표현을 사용할 수 있다. 


이메일 내용

No mean to rush you but when can I expect to hear back from you?

Can you tell me when can I expect to hear back from you, please?

I believe you have many things on your plate, but I would appreciate it if you could tell me when can I hear back from you.



업무를 통해 배운 삶의 지혜

나 또한 한국에서 20여 년을 살았기에 한국의 빠른 일처리가 더욱 익숙하다. 그렇기에 미국에서 살아가며 쇼핑몰/은행 등에 문의 후, 하루, 이틀의 시간을 기다리는 것이 처음에는 쉽지 않았다.


그런데 로마에 와서 로마법에 따르다 보니, 하루, 이틀 기다리는 것이 처음보다는 많이 편해진 것을 스스로 보게 된다.


그뿐 아니라 일을 하다 보면 어떤 경우에는 빠른 답장이 오히려 독이 되는 경우도 있다는 것을 경험하기도 했다. 시간이 해결해 줄 문제가 있기도 하고, 학생/고객이 시간을 가지고 스스로 해결해 나가야 하는 문제도 있기 때문이다.


그러므로, 한국이 아니라 미국 등 해외에 기반한 비즈니스를 진행하는 경우, "원래 1~3일 정도 걸린다" 고 생각하고 일 진행 상황 및 커뮤니케이션 플랜을 미리 계획하면 늦어진 답변으로 인해 신경 쓸 일이 훨씬 줄어들게 될 것이다.


자신과 익숙한 문화가 아니라 새로운 곳에 가면 시행착오를 겪기 마련이다. 이 글이 그런 분들에게 도움이 되길 바란다.



필자의 뉴욕 여행 매거진: magazine/njnb

필자의 미국 유학생들을 위한 웹사이트: https://sevissavvy.com/

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