보고서 작성 핵심 3가지
회사에서 자료를 정리하고 보고하는 일, 결국 모두 글쓰기로 귀결된다.
이메일, 프레젠테이션, 메신저까지. 보는 사람에게 핵심을 논리적으로 전달해야 하는 순간들의 연속이다. 전달하고자 하는 바를 간결하고 쉽게 전하는 사람은 '일을 잘하는 사람'으로 통한다. 자신이 이해하고 있는 내용을 논리적으로 표현할 수 있기 때문이다.
그래서 보통 리더들을 보면 전체적인 흐름을 깔끔하게 전달받고, 중요한 보고 자료는 따로 정리하며, 미팅 시 핵심을 간결하게 전달하는 능력이 뛰어나다. 그들의 한 마디 한 마디에는 군더더기가 없다.
요즘 회사에서 나의 가장 큰 고민은 '보고 자료를 어떻게 하면 전달하기 쉽게 만들 것인가'에 대한 것이다.
첫 번째, 대상과 목적을 명확히 하자.
먼저 대상이 누구인지와 무엇을 전달할 것인지를 정리해서 핵심을 빠르게 잡는다. 동일한 내용의 자료이더라도 대상에 맞게 작성이 필요하다는 걸 깨달았다.
대외적인 보고는 최대한 핵심만 간결하게, 추가 진행 방향에 대해 전달하는 것이 중요하다. 반면 내부적으로는 디테일한 자료를 포함하는 것이 좋다. 같은 내용이라도 받는 사람에 따라 완전히 다른 자료가 되어야 한다.
두 번째, 논리적인 구조 배치가 핵심이다.
결론을 먼저 말하고, 그 이후에 근거와 사례, 방향에 대해 서술하는 것이 좋다. 특히 관리자를 위한 글이나 보고서는 실행 가능한 방안을 제시하는 것이 중요하다.
결국 관리자가 원하는 것은 현상 파악 후에 '그래서 어떻게 다음을 실행해서 해결할지'이다. 문제만 나열하는 것이 아니라 해결책까지 함께 제시해야 진정한 보고서가 된다.
세 번째, 시각적 자료를 적극 활용하자.
핵심 내용은 데이터, 수치, 표, 그래프 등을 활용해 불필요한 장황한 설명은 과감히 삭제한다. 장황한 글보다는 눈으로 쉽게 파악할 수 있는 자료가 훨씬 효과적이다.
'한눈에 들어온다'는 표현이 있듯이, 복잡한 설명보다 간단한 도표 하나가 더 강력할 때가 많다.
처음엔 전달용 자료를 만드는 일에 에너지를 쏟는 것이 불필요하고 과하다고 생각했다. '내용만 전달하면 되지, 왜 이렇게 형식에 신경을 써야 하나' 싶었다.
하지만 이제는 효율적인 의사결정과 공유를 위해서는 필수불가결한 일이라고 생각한다. 아마 나의 논리력이 부족해서 힘들고 과하다고 느꼈던 것은 아닐까? 조금 더 내 생각을 논리적이고 간결하게 표현하기 위해 고민해야 할 때다.
문득 대학생 시절이 떠올랐다. 멘토 프로그램에 참여한 적이 있었는데, 그때 멘토님이 마지막 만남에서 기획과 글쓰기에 관련된 책을 선물해 주셨다. 당시에는 '왜 이런 책을?' 하며 이해하지 못했다.
이제 그 이유를 알 것 같다.
왜 글쓰기 수업이 대학의 필수 교양 수업인지, 미국의 유명한 대학들 입시에서 에세이가 중요시되는 것과 기업 채용에서 자기소개서를 중요하게 보는 이유를 명확히 알겠다.
결국 모든 것은 '생각을 논리적으로 표현하는 능력'으로 귀결된다. 학교든 회사든, 어떤 분야든 자신의 생각을 상대방에게 명확하게 전달할 수 있는 사람이 인정받는다.
앞으로 계속 연습하고 고민해야 할 것 같다. 명확하고 설득력 있게 내 의견을 전달하기 위해서.