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by 한봉규 PHILIP Aug 24. 2021

[리모트워크] 미로·MIRO를 활용한 온라인 회의⑨

#온라인회의와협업. 2021년 출간.

미로 · MIRO를 활용한 온라인 회의 기술

미로 · MIRO는 온라인 회의 실습 도구이다. 뮤랄과 함께 양대산맥이라고 할 수 있다. 온라인 회의 퍼실리테이션 기능은 매우 유사하다. 하지만 미로 만의 특징이 두 가지 있다. 하나는 미로는 테이블 · table과 차트 · chat를 만들 수 있고, 다른 하나는 Note 기능이 있어, 회의록 작성에 유리하다.

반면에 포스트잇을 그룹핑하는 기능과 프라이빗 모드, 셀레브레이트 기능은 없다. 이 차이점 때문에 미로는 데이터 기반으로 한 온라인 회의에 최적화 되어 있고, 뮤랄은 아이디어 회의에 적합하다고 말할 수 있다.

미로를 활용한 온라인 회의를 위해서는 미로 기본 기능부터 익히는 것이 순서이다. 앞서 뮤랄 기능을 회의 주재자 기능과 참석자 커뮤니케이션 기능으로 구분했듯이 미로 역시 이 구분에 따르면 아래와 같다.

회의 주재자 기능은

‘내보내기 메뉴’ ‘퍼실리테이션 메뉴 바’ ‘위치 확인 기능’ ‘참석자 확인, 공유와 노트 기능’ 총 네 구역에 나눠져 있다.

- 내보내기 메뉴: 미로 보드 내용을 PDF 파일 · 이미지 파일로 내려 받거나 구글 드라이브에 저장할 수 있다.

- 퍼실리테이션 메뉴 바: 뮤랄과 다르게 자체 영상 시스템을 쓰거나 미로 보드에 설계한 프레임 즉, PPT 1페이지와 같은 기능을 슬라이드 쇼 형태로 쓸 수 있다. 투표 기능도 쓸 수 있다.

- 위치 확인 기능: 미로 보드 전체를 한눈에 파악할 수 있는 맵

- 참석자 확인, 공유와 노트 기능: 현재 온라인 회의에 접속자 수를 알수 있고, 회의 참석자에게 보내는 URL을 알 수 있다. 회의록을 작성할 수 있는 노트 기능을 실행할 수 있다.

참석자 커뮤니케이션 기능은 뮤랄과 마찬가지로 좌측 사이드 바에 위치한다. 뮤랄과 다른 점은 메뉴를 필요에 따라 활성화 또는 비활성화 할 수 있다.

이를테면 미로 보드에서 ‘신제품 개발 회의’를 한다고 가정할 때, 참석자에게 꼭 필요한 기능만 좌측 사이드 바 메뉴에 회의 주재자가 미리 세팅해 둘 수 있다는 말이다.

이 두 기능 분류를 바탕으로 회의 주재자는 미로 보드에 회의 유형에 적합한 온라인 회의 설계와 회의 퍼실리테이션 계획을 수립하는 것이다. 그렇다면, 온라인 회의 퍼실리테이션 기능에 있어 뮤랄과 차별점은 또 없을까? 대부분 기능이 유사하다.

뮤랄과 다른 특별한 미로 기능

하지만 프레젠테이션 기능은 미로가 다소 앞선 면이 있다. 뮤랄 역시 프레젠테이션 모드를 쓸 수 있다. 하지만 미로처럼 포인터를 써서 화면을 넘기는 기능은 없다. 이 기능은 미로 보드를 온라인을 포함한 하이브리드 형 회의도 가능하다는 점을 시사한다. 실제로 국내 D 기업에서 미로 보드를 하이브리드로 썼을 때 이제는 포스트잇을 더는 구매할 필요를 느끼지 못했을 정도다.

미로 · MIRO 온라인 회의 퍼실리테이션

미로를 활용한 온라인 회의 역시 ‘준비 – 실행 – 회고 – 피드백’ 4단계 절차를 적용할 수 있다. 자연스럽게 회의 퍼실리테이션 기능을 회의 주재자는 염두에 둬야 한다. 미로는 데이터를 기반으로 한 온라인 회의에 적합하다 했으니, 미로에서는 이를 기준 삼고 설명하는 것이 옳다 싶다.

아래 그림은 4단계 온라인 회의 절차를 미로 보드에 설계한 화면이다.

온라인 회의 준비 – 실행 – 회고 – 피드백 4단계 절차를 담은 미로 보드 설계

STEP 1. 온라인 회의 준비 단계 퍼실리테이션

➀ 미로 보드에서 온라인 회의를 할 경우 좀 다르게 준비할 수 있다. 미로에는 노트 기능이 있다. 이 노트 기능은 메모장 또는 한글 · 워드 쯤으로 인식해도 무방하다. 해서 회의록을 작성하는 용도 외에도 회의 자료를 이 노트에 업로드 해 두면 참석자는 미로 보드에 접속한 후 각자 회의 자료를 내려 받아 활용할 수 있다.

또는 회의 주재자가 회의 배경과 목적, 세부 안건 목록, 회의 순서를 이 노트에 기록해 두면 마치 영상 화면 우측에 펼쳐져 있어 마치 회의장에 우측에 마련한 차트를 보는 듯한 느낌이 든다.

뮤랄의 축하 기능이 미로에는 없기 때문에 필요 시 이를 대체할 수 있는 온보딩 프로그램을 따로 마련해 두는 것도 생각해 볼 점이다. 일례로 온라인 회의 참석자에게 미로 기본 기능을 알려줘야 할 경우가 있다면 간단한 기능을 익히는 게임으로 미로 레이싱 프로그램이 있다.

① 녹색 포스트잇을 만들어 이름을 쓰십시오.

② 자신이 태어난 곳을 핀으로 고정하십시오.

③ 자신을 상징하는 이미지를 찾아 이곳에 두십시오.

④ 이 포스트잇을 원으로 변경하고 노랑 색으로 색깔을 바꾸십시오.

⑤ 단축키 P를 써서 별을 직접 그리십시오.

⑥ 이 화살표 방향을 반대로 바꾸십시오.

⑦ 단축키 N과 S · F 를 순서대로 써서 아래 그림과 같은 모양을 완성하십시오.

⑧ 마인드맵 템플릿을 이곳으로 옮기십시오.

⑨ 음소거 후 피니시를 외치십시오.

이렇게 미로 온보딩을 마치면 회의 어젠다에 따라 본격적인 온라인 회의를 실행한다.

STEP 2. 온라인 회의 실행 단계 퍼실리테이션

➁ 온라인 회의 실행 단계 활동은 회의 목적 달성을 위해 세부 안건을 처리하는 것이다. 회의 유형에 따라 전개하는 양상은 다르겠지만 통상 문제 정의를 한 후 이에 대한 원인 분석 또는 해결 아이디어를 얻는 브레인스토밍과 결론을 내는 의사결정 순으로 진행하는 것이 통상적이다.

한데 미로는 데이터 기반으로 하는 회의에 최적화 되어 있는 만큼 회의 안건을 제시하는 방법으로 대시 보드를 만들어 쓸 수 있다. 이 대시 보드가 가능한 것은 숫자를 기입하는 테이블 즉, 엑셀 기능을 연상케하는 기능이 있고, 이를 차트로 구현할 수 있기 때문이다.

이처럼 회의 주제 또는 세부 안건을 대시 보드 형태로 참석자에게 제시했을 때, 참석자는 이 회의 목적과 결과를 쉽게 예상하고 자신이 어떤 역할과 활동을 해야 하는 지를 가늠할 수 있다.

대시 보드 내용을 통해 회의를 통해 공유해야 할 정보는 무엇이고, 이 정보가 의미하는 바는 또한 무엇인지를 참석자는 포스트잇을 활성화 해 각자 자신의 의견을 낸다.

한데 미로에는 뮤랄의 그룹핑 기능이 없기 때문에 회의 주재자가 필요 시 인위적으로 그룹핑을 해야 한다. 이는 시간을 많이 쓰기 때문에 회의 효율성이 떨어진다. 이럴 경우 회의 주재자는 예상되는 관점을 부여하고 이 관점 아래 포스트잇을 정렬하도록 요청하는 퍼실리테이션을 할 수 있다.

미로는 뮤랄과 마찬가지로 이러한 회의에 유용하게 쓰는 관점을 제시한 프레임워크를 제공하고 있다. 해서 회의 주재자는 이 단계에 쓸 템플릿을 미로 보드에 미리 설계해 두는 것도 회의 효과성을 높이는 좋은 방법이다.

미로에서 유용하게 잘 쓰는 템플릿은 마인드맵이다. 반면에 뮤랄은 유독 마인드 맵 만큼은 템플릿으로 제공하지 않는다. 이런 점이 참 놀랍기도 하다.

미로에서 제공하는 템플릿을 통해 각 관점별로 아이디어 정렬을 마쳤다면, 투표 기능을 통해 투표를 하고 최종 결론을 낼 수 있다. 참고로 미로는 투표 기능 세팅은 뮤랄과 동일하다. 다만, 뮤랄은 투표 결과를 목록화로 보여주는 반면 미로는 미로 보드에서 직접 확인해야 한다.

STEP 3. 온라인 회의 회고 단계 퍼실리테이션

➂ 미로 보드에서 온라인 회의 회고 활동은 뮤랄에서 익힌 내용과 크게 다른 점이 없다. 프라이빗 모드도 없어 회고 활동 시 동료 간 간섭이 있어도 어쩔 도리가 없다. 이런 점을 감안해 회의 주재자는 회고 활동 퍼실리테이션 시 회고 활동의 의미와 참석자 상호 간 배려해 주십사 정성껏 요청해야 한다.

미로 보드에 꾸민 회고 활동 프레임이다. 텍스트 대신 이모티콘으로 각 항목을 상징화 하는 방식도 참고할 만하다. 각 항목에 대한 부연 설명은 회의 주재자가 한다.

이런 미로 보드에서의 회고 활동과 관련해서 아래 다섯가지 사항을 참고해 둘만 하다.

- 작동원리: Retrospective Workshop은 워크숍 참여 경험을 긍정적인 활력을 만들어 준다. 이 활력은 통찰하는 데 필요한 결정적인 에너지이다. 애자일 · Agile에서는 이 회고·Retrospective 전을 우리가 항상 더 나아지기 위해 정성을 들이는 방법 중 하나라고 말한다. 애자일 방식으로 하면 민첩성을 높이는 방법이라는 얘기다.

- 사용시기: 온라인 회의 · 워크숍뿐만 아니라 프로젝트 또는 과제를 마무리하는 시점에서 쓴다. 온라인 상황이라면 회고와 성찰은 꼭 할 것을 당부한다.

- 주의사항: 워크숍 주제와 성격에 맞는 관점을 선정해 쓸 것을 당부한다. 가장 익숙한 회고 전 관점은 '배운 점 - 부족했던 점 - 좋았던 점' 'Start - Stop - Continue' 일 것이다.

- 프로 팁: 회고 전 발표자는 적정해야 한다. 워크숍 마무리가 더 중요하기 때문이다.

- 온라인 회의 회고 관점

: MAD - SAD - GLAD 회고 관점은 언제 쓰는 것이 좋을까?

: WHAT - SO WHAT - NOW WHAT 관점은 어떤 워크숍에 적합할까?

: Liked - Learned - Lacked - Longed for 관점은?

다음 세 가지 질문은 워크숍 전체를 마무리 짓기 전 참석자 마음 관리 슈퍼비전쯤으로 생각할 수 있다.

: CARE: 우리는 서로를 잘 돌봤습니까?

: PROGRASS: 우리가 한 일은 얼마나 큰 진전일까요?

: COMMENT: 남기고 싶은 말이 있습니까?

STEP 4. 온라인 회의 피드백 단계 퍼실리테이션

➃ 미로 보드에서의 피드백 단계 활동은 미로 노트에 기록한 회의 결과를 참석자 모두가 확인하고, 동의를 하면 PDF 파일로 내려 받고 이를 참석자 모두에게 전달하고 회람하는 일이다.

해서 미로를 활용한 온라인 회의를 할 때에는 회의 기록을 할 역할자를 따로 지정해야 한다. 뮤랄은 회의 기록자 없이 뮤랄 캔버스 내용을 PDF로 전환하면 된다. 미로도 뮤랄과 마찬가지로 회의 기록자를 두지 않고 온라인 회의를 진행할 수 있다.

하지만 회의록을 작성할 수 있는 기능을 활용하는 편이 온라인 회의 효과성을 더 높일 뿐만이 아니라, 회의 종료 후에 따로 회의록을 정리해야 하는 부담을 굳이 가질 필요는 없다. 단, 회의록 형식이 있을 경우에는 약간의 수고만 한다면 회의록 작성을 하는 데 스트레스를 받을 일은 적어도 미로에서는 없다.

이러한 이유 때문에 미로를 활용한 온라인 회의와 뮤랄을 쓰는 온라인 회의가 닯은 듯 다르다고 하는 것이다. 해서 뮤랄과 미로를 쓴다는 것은 막연하게 좋아 보이는 것을 쓰는 수준을 넘어 온라인 회의 유형에 적합하고, 어떤 도구 회의 목적을 달성하는 데 효율적인가를 따지는 수고를 들였을 때 두 도구를 쓰는 의미와 까닭이 된다.

덧붙여 두 도구를 쓴다는 것은 대면 퍼실리테이션에서 익힌 퍼실리테이션 경험을 온라인에서 좀 더 정형화하고 체계화하고 기술적으로 구현할 수 있는 절호의 기회이다. 즉, 회의 퍼실리테이션 전문가로 거듭나는 데 있어 두 도구를 숙련 수준이 결정한다고 해도 과언은 아니다.