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by 한봉규 PHILIP Aug 25. 2021

[리모트워크] 뮤랄·MURAL을 활용한 온라인 회의⑧

▶ [온라인회의] 메타버스 시대, 온라인 회의 ①

뮤랄을 활용한 온라인 회의 퍼실리테이션

뮤랄을 활용한 온라인 회의 퍼실리테이션을 한다는 것은 우선 온라인 회의 절차 즉, ‘준비 – 실행 – 회고 – 피드백’ 4단계 절차를 익히 알고, 각 단계에서 중요한 활동을 선정하고, 이를 어떻게 활성화 할 것인가를 구상하는 것 부터이다. 구상한 아이디어를 실체화 하려면 솔직히 뮤랄 모든 기능의 쓰임을 속속들이 꿰고 있어야 한다.

해서 온라인 회의를 성공적으로 마치기 위해서는 회의 주재자는 회의 목적과 절차와 같은 구조, 충실한 내용 못지 않게 뮤랄을 능수능란하게 다룰 수 있는 스킬까지 보유해야 한다. 이 기술적 능력은 대면 회의에서는 절실하게 필요한 역량은 아니었다. 해서 충실한 내용을 돋보이게 하는 진행 능력인 회의 퍼실리테이션이 각광 받았다.

하지만 리모트 워크 시대 온라인 회의 성공을 위해서는 온라인 회의 실습 도구 뮤랄 기능을 회의 퍼실리테이션 역량으로 쓸 줄 아는 새로운 역량을 갖춰야 한다. 요컨대 새 술은 새 부대에 담아야 하듯 온라인 회의 역시 새 부대 즉, 뮤랄 기능을 활용한 회의 퍼실리테이션 능력이 필요하다는 말이다.

온라인 회의 퍼실리테이션

온라인 회의 절차 1단계는 준비 절차로 핵심 활동은 아젠다 세팅이다. 즉, 회의를 개최하는 배경과 목적, 세부 안건 목록화, 회의 순서를 문서화 한다. 이 준비 사항을 퍼실리테이션 한다는 것은 단순히 그 내용을 기록한 예컨대 PPT 문서를 영상 플랫폼을 통해 공유하는 것만을 의미하진 않는다.

회의 주재자는 어젠다 세팅을 마친 후에 이 단계에서 회의에 참석자를 어떻게 환영할 것인가를 고려해야 한다. 대면 회의든 온라인 회의든 통상 회의 시작 10여 분 전에는 참서자가 미리 영상 플랫폼에 접속해 있거나 한다. 이 때 회의 주재자는 음악을 전송하며 회의 참석에 따른 긴장감을 해소시켜 주는 것이 일반적이다. 참 좋은 활동이다. 하지만 여기서 그치지 말고 한 발 더 나아갔으면 싶다.

대면 회의를 잠시 떠 올려 보자. 회의실에 모이기 전 대부분 참석자는 개인 업무 중이거나 동료와 대화 중이었다. 해서 회의실에 미리 도착해 있어도 회의 주재자는 간단한 인사를 건네는 것만으로도 긴장감을 완화할 수 있었다. 하지만 온라인 회의는 영상 플랫폼에 접속 하기 전 참석자는 모두 홀로 업무를 처리하고 있었다. 동료와 대화는 단절된 상태이다. 해서 온라인 회의는 표면적으로 회의 목적을 달성하는 일이겠지만, 다른 의미로는 동료와 만나 대화를 나눌 수 있는 유일한 시간이다.

한데 혼자 몰입한 상태에서 온라인 회의에 접속하면 곧바로 회의에 적응하지 못한다. 한 연구에 따르면 원격 근무 시 온라인 회의에 참석하는 대부분의 직장인이 한동안 멍한 상태라는 점을 들어 회의 주재자는 이를 환기 시켜야 할 의무가 있다고 말한다. 이 때 가장 좋은 방법은 참석자 이름을 먼저 부르고, 인사 하는 것을 추천한다고 했다.

요컨대 “김 00 님, 안녕하세요 온라인 회의에 오신 것을 환영합니다”라는 말이 효과적이라고 했다. 이렇게 인사말 보다 참석자 이름을 먼저 부르면 참석자는 자신의 존재감을 깨닫고, 그 순간 자신이 지금 온라인 회의에 참석하고 있다는 현실을 인식하면 이른 바 태세 전환을 하고 온라인 회의에 새롭게 몰입할 수 있다는 것이다.

한데 이것만으로 준비 단계 회의 퍼실리테이션을 다 했다고 할 수는 없다. 회의 참석을 환영하고 독려하고 감사 의미를 담은 특별한 활동을 퍼실리테이션 하면 참석자는 자신이 지금 참석하고 있는 이 온라인 회의에 대한 호감도가 높아진다.

이 상태에서 회의 목적과 세부 안건이 참석자 자신에게도 의미 있고, 자신이 이 회의에서 어떤 활동을 하는 지 예측하고, 의사결정에 어떻게 참여할 수 있는 지 여부를 정확히 알고 있다면 성공적인 온라인 회의는 따논 당상이다. 해서 온라인 회의를 본격적으로 실행하기 전 회의 준비 시간 뮤랄의 셀레브레이터 기능을 활성화 해 회의 참석자에 대한 감사의 마음을 전하고자 하는 것이다.

온라인 회의 준비 – 실행 – 회고 – 피드백 4단계 절차를 담은 뮤랄 캔버스 설계

STEP 1. 온라인 회의 준비 단계 퍼실리테이션

참석자 환영 세레모니(뮤랄 퍼실리테이션 기능 중 셀레브레이트 작동)로 회의를 시작한다.

➀ 회의 배경과 목적, 세부안건, 순서 안내와 시스템 유의사항

➁ 참석자가 회의에서 알아야 할 뮤랄 기본 기능 중 포스트잇 활성화 체험과 참석자 컨디션 체크는 뮤랄 좌측 사이드 바 메뉴 중 아이콘을 활용할 수 있다.

이 아이콘은 이 준비 단계 뿐만 아니라 회의 실행 – 회고 단계에서 시의 적절하게 유용하게 쓸 수 있다. 요컨대 낙서가 아이디어를 창발 시키듯 회의 중 아이콘 기능은 허용된 딴짓 쯤으로 여겼으면 싶다. 이밖에도 아이콘은 참석자 감정 상태 소진을 막는 방책으로도 쓸 수 있다.

STEP 2. 온라인 회의 실행 단계 퍼실리테이션

➂ 온라인 회의 실행 단계에서 참석자는 포스트잇을 활성화한 후 자신의 아이디어 또는 의견을 기록한다.

이 때 회의 주재자는 참석자 간 간섭을 방지하기 위해서 뮤랄 기능 중 프라이빗 모드를 실행하면, 참석자는 옆 동료 의견을 볼 수 없기 때문에 자신의 아이디어에 집중할 수 있다.

프라이빗 모드 해제 후 회의 주재자는 아이디어를 그룹핑 할 필요성이 있을 경우 뮤랄 배열 기능을 활용해 아이디어를 유목화 한다.

유목화를 마친 후 그룹핑한 의견이 어떤 의미가 있는지 토의를 하고, 의사결정을 위한 투표 기능을 실행한다.

온라인 회의 실행 단계에서 뮤랄를 활용한 퍼실리테이션은 ‘포스트잇 활성화 – 프라이빗 모드로 아이디어에 몰입 – 포스트잇 그룹핑 – 투표 기능 활성화’ 이 네 활동을 유기적으로 활성화 하는 것이다. 이 네 기능은 실행 단계에서 가장 중요하게 쓰는 퍼실리테이션 기능이다.

STEP 3. 온라인 회의 회고 단계 퍼실리테이션

➃ 온라인 회고는 이 회의를 통해서 배우고 익힌 점은 무엇이고, 자신이 이 회의에서 어떤 활동을 했고, 그 활동은 자신에게 어떤 의미가 있는지를 말 그대로 회고하는 것이다.

이 회고가 바람직하게 잘 이루어지기 위해서는 앞선 실행 단계에서 결정한 회의 결론에 대한 심도 있는 논의가 필요하다. 그 논의라고 하는 것은 ‘이 결론이 즉 투표를 통해서 얻은 이 회의 결론이 이 자리에 있는 우리에게 어떤 의미가 있는지를 참석자 간 교류하는 활동을 말한다.

여기서 말하는 교류란 투표로 결정한 회의 결론은 목적에 부합하는 것인지 여부, 실행 가능성 여부, 참석자 개개인이 적극 참여하고 토의해 얻은 결론인지 여부 등을 따지고 답변하는 활동을 말한다. 이 교류 활동에서 일부 결론은 수정과 보완할 수 있다.

이 교류 활동을 마친 후 회고 활동을 한다. 이 때 퍼실리테이션 기능으로 프라이빗 모드를 한 번 더 실행을 한다. 이 프라이빗 모드는 앞선 실행 단계에서 보다 이 회고 단계에서 더 큰 효과가 있다.

회고 활동이 자신의 내면의 생각을 정리하는 것이기 때문에 곁에 있는 동료가 눈길질 하면 아무래도 솔직한 자기 생각을 펼쳐 보이는 데 움찔하기 때문이다. 해서 이 단계 즉, 회고 활동 시에 프라이빗 모드를 쓰면 이롭다.