온라인 회의 실습 도구 뮤랄 기능은 회의 주재자 기능과 참석자 기능으로 크게 구분할 수 있다. 회의 주재자 기능은 이른바 회의 퍼실리테이션을 기술적으로 구현한 것으로, ‘의사결정 기능’ ‘퍼실리테이션 기능’ ‘위치 확인 기능’ ‘공유 기능’으로 나눌 수 있다. 각 기능 주요 내용은 아래와 같다.

- 의사결정 기능: 투표 기능을 쓸 수 있다.

- 퍼실리테이션 기능: 참석자를 환영하고, 회의를 마쳤을 때 격려하는 셀레브레이트 기능이 있다.

- 위치 확인 기능: 뮤랄 캔버스 전체를 한 눈에 볼 수 있는 맵이다.

- 공유 기능: 온라인 회의에 접속할 수 있는 URL을 제공한다. 이 밖에도 채팅 기능이 있다.

온라인회의와 협업, 76p

반면에 참석자 기능은 온라인 회의 유형에 따라 회의 주재자가 참석자에게 요구하는 활동을 할 수 있다. 총 8개 기능이 있다. 하지만 실제 참석자가 빈번하게 쓰는 기능은 제한적이다.

예를 들어 ① 텍스트 및 포스트잇 ② 도형 ③ 아이콘 ⑤ 이미지 불러 오기 ⑧ 드로잉펜 활용도가 가장 높다. 특히 ①번 메뉴 중 포스트잇은 뮤랄의 대표적인 커뮤니케이션 도구 이고, 온라인 회의 유형 다섯 가지 모두에서 가장 빈번하게 쓸 수 있는 기능이다.

뮤랄, 회의 참석자 기능 설명

① 텍스트 · Text: 아이디어를 표현하는 기본 도구들이다. 템플릿 작성에 필요한 '제목·Title' '글 상자·text box', 질문과 답변 · 피드백 기능을 하는 '코멘트·Comment', 아이디어와 의견을 표현 · 제시하는 '스티커 노트 · Sticky Note'(이하 포스트잇 Post-it)를 쓸 수 있다.

② 도형 · Shapes and Connectors: 다이어그램을 만들 때 또는 어떤 메시지를 시각적으로 표현할 때 쓰는 선과 도형들이다. 직선과 곡선 · 화살표를 만들 수 있고, 원 · 삼각형 · 사각형 · 마름모 · 오각형 · 육각형을 쓸 수 있다.

③ 아이콘 · Icons: 시각적 · 감성적 아이디어를 표현할 때 쓴다. 키워드 검색으로 찾아 쓸 수 있다.

④ 프레임웍스 · Frameworks: 아이디어를 구조화하거나 시각적으로 드러낼 때 쓴다. 다섯 종류가 캔버스에 탑재 되어 있다. 제공하는 기본 프레임은 레이아웃 · LAYOUTS, 디자인 싱킹 · DESIGN, 회상·Retrospective으로 대표되는 애자일 · AGILE, 5WHY 등 분석·정리용 비즈니스 · BUSINESS, 일정 관리 · CALENDARS 등이다. 이보다 더 다양한 프레임은 템플릿 · Templates 메뉴에서 찾아 쓸 수 있다.

⑤ 이미지 · Images: 구글 이미지 검색과 연동하고 있다. gif 파일 형식 찾아 쓸 수 있다.

⑥ 즐겨찾기 · Contents Library: 자주 쓰는 템플릿과 이미지 등을 저장하는 공간이다. 수시로 꺼내 쓸 수 있다.

⑦ 파일 업로드 · Import files: 내 컴퓨터·From your computer, 마이크로소프트 사 원 드라이브 ·From OneDrive, 구글 드라이브·From Google, 드롭박스·From Dropbox에 저장한 자료를 캔버스로 불러와 쓸 수 있다.

⑧ 드로잉 펜 · Draw: 이른바 손 글씨 또는 그림을 직접 그릴 수 있는 기능이다.

뮤랄 포스트잇 만들기

뮤랄에서 포스트잇을 만드는 방법은 총 세 가지이다.

첫째, 더블클릭한다. 둘째, ①번 메뉴를 실행하여 포스트잇을 선택한다. 셋째, 오피스 파일에 쓴 내용을 복사한 후 뮤랄 캔버스에 붙여 넣기 하면 포스트잇으로 전환한다. 여기에 한가지를 덧붙이면, 대면 워크숍 시 작성한 포스트잇을 포스트잇 애플리케이션으로 사진 찍으면 뮤랄 캔버스로 자동 전송하는 방식도 있다.

<온라인 회의와 협업·뮤랄과 미로, 90p>

뮤랄 포스트잇을 활용한 회의 양상은 콕집어 특정 지을 수 없다. 회의 주재자 기획 역량에 따라 다양하기 때문이다. 몇몇 사례를 살펴 보면 포스트잇이 온라인 회의에서 어떤 역할을 차지하며 그 중요성을 실감할 것이다.

온라인 회의 유형 별 뮤랄 포스트잇 활용하기

- 의사결정에 필요한 각 관점 별 의견 모으기

- 정보 공유를 목적으로 하는 회의

- 이해관계를 조정하는 회의

- 문제해결 회의, 문제 파악하기

- 제도·방침을 검토를 목적으로 하는 회의

- 보편적인 아이디어 회의

회의 실습 도구 뮤랄을 쓰면서 온라인 회의에 가장 큰 변화가 있다면, 그것은 바로 ‘결론 있는 회의’가 가능해졌다는 점이다. 물론 대면 회의 때도 결론 있는 회의가 아예 없었던 것은 아니다. 결론을 내는 데 회의 참석자가 자신의 의견을 피력하지 못한 바가 더 많은 점을 우회적으로 결론 없는 회의라고 말한 것이다.

한데 온라인 회의는 기술적으로 투표 기능을 행사하면 적어도 참석자 자신의 생각을 소중한 한 표로 행사할 수 있는 기회가 만들어 진다. 이 점은 실제 뮤랄로 진행하는 온라인 회의 참석자 대다수가 이구동성으로 하는 얘기다.

뮤랄 의사결정 기능, 그린닷보팅

투표 기능은 앞서 언급한 뮤랄 기본 기능 중 의사결정 기능 중 하나다. ‘합의 수준을 높일 수 있다’라는 점이 이 기능을 써야 할 이유이다.

회의 퍼실리테이션을 실행할 때 투표는 회의 목적과 논의 수준에 따라 1인 1표 방식에서 출발해 1.5배수 투표권을 부여하는 그린닷 보팅·Green Dot Voting, 결선 투표 방식·Multi Voting 이 두 종류가 대표적이다. 뮤랄 투표 기능은 이 두 방식을 모두 쓸 수 있다. 둘 중 1인 1투표권을 부여하는 방식의 그린닷 보팅 방법은 아래와 같다.

그린닷 보팅 방식

① 작동원리: 1인 1 투표권을 부여하는 방식을 기본으로 퍼실리테이터는 참석자 한 명에게 최대 20표까지 부여할 수 있다. '투표 세션 시작·Start Voting Session'과 함께 쓸 수 있는 기능은 '결과 페이지 표시·Show Result Page' '투표 표시·Show Votes' '투표 세션 삭제·Delete Voting Sessions' 등 네 종류가 있다.

포스트잇 중앙에 마우스 커서를 놓고 클릭하면 투표를 한 것이고, Shift 키를 누르고 방금 투표한 포스트잇을 클릭하면 투표는 취소된다. 한 의견에 부여받은 투표권 전부를 쓸 수 있다.

<온라인 회의와 협업·뮤랄과 미로, 101p>

② 사용시기: 주제 선정 또는 브레인스토밍으로 얻은 여러 아이디어 우선순위를 선정할 때. 또는 최종 해결(안)을 결정할 때에도 쓸 수 있다. 이 내용을 포괄적으로 정리하면 아이디어를 계층화 또는 구조화할 필요가 있을 때 투표 기능을 쓰면 효과적이다.

③ 주의사항: 투표를 하면 포스트잇 우측 상단에 동그라미가 생긴다. 이 원에는 숫자가 적혀 있고, 숫자는 득표 수이다. 득표 수가 증가할 때마다 원은 커진다. 반대로 1표일 경우에는 작은 점에 불과하다. 간혹 이 작은 점을 발견하지 못해 자신이 투표를 했는지 여부를 모를 때가 있다. 이 점을 퍼실리테이터는 참석자에게 꼭 알려야 한다.

투표 방법에 대한 안내

<온라인 회의와 협업·뮤랄과 미로, 102p>

투표하면 포스트잇 우측 상단에 득표 수가 나타난다.

④ 프로 팁: 투표는 아이디에 가치를 부여하는 시간이다. 투표 시간 설정과 함께 쓰는 것을 추천한다. 긴장감을 살짝 유발하고 투표에 집중하게 만들기 때문이다. 투표 시간은 최장 99시간까지 설정할 수 있다.

⑤ 온라인 퍼실리테이션: 투표는 여러 번 반복할 수 있다. 이를테면 1인 1표 방식을 기준점으로 멀티 보팅과 그린닷 보팅을 어떻게 설계하느냐에 따라 합의 수준을 높일 수 있다.

한 주제를 두고 여러 차례 투표할 수 있다(좌측 사이드 바).

<온라인 회의와 협업·뮤랄과 미로, 103p>

이렇게 기술적으로 투표 기능을 활용해 의사결정 시 참석자 의견을 수렴하는 절차를 거치는 것은 온라인 회의를 안착하는 데 있어 중요한 활동이다. 더불어 논의 수준을 더 높일 경우에는 회의 주재자는 투표 기능을 포함한 우선순위 선정 방식을 고안하여 쓰는 것이 의미가 있다. 뮤랄은 이에 대한 마중물을 부을 뿐이다.

온라인 회의와 협업

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