제안서란 무엇인가?
국내기업들은 다양한 마케팅 기법을 통하여 그들의 목적인 자사의 매출 증가를 위해 온 힘을 기울이고 있다. 그중에는 설득을 통해 자사의 제품을 고객에게 팔거나 수주하는 형태가 존재하며 이러한 형태의 매출 증대 유형에서 빠질 수 없는 것이 바로 제안서이다. 이 제안서를 통해 기업은 자사의 제품을 홍보하고 그 목적을 달성할 수 있다. 그럼, 제안서란 무엇인가?
제안서(提案書) [명사] 의견이나 원하는 바를 제안하는 문서 「표준국어대사전」, 국립국어원
사전적인 의미는 자신의 의사를 타인에게 설득할 목적으로 제안하여 자신의 목적을 달성하려는 것이다. 그런데 문제는 타인을 설득한다는 것이 그리 쉬운 일이 아니라는 것이다.
필자는 제안 전문 업무에 10여 년을 근무하면서 이러한 일들이 얼마나 어려운지 실감하고 있으며 특히 문서 형태인 제안서로 타인을 설득하게 되면 그 어려움이 더욱 배가 된다. 제안서는 상품이며 또한 그것이 곧 계약서로 통하는 경우도 많으므로 그 의미에 무게를 두어야 한다.
“제품 수량이 왜 이렇게 틀린 거야?”
“고객이 요구한 수량보다 10개나 더 공급한다고 제안서에 기재되어 있었습니다. 아마도 제안서 작성자가 실수로 제안서에 잘못 기재한 것 같습니다.”
필자는 이러한 경험을 갖고 있다. 제안요청서(request for proposal, 이하 RFP)에서 요구한 수량보다 추가로 더욱 많은 수량을 공급하게 되었다. 그 금액이 수천만 원을 호가하는 상황이었으나 어쩔 수 없이 추가로 공급해야만 했다. 그것이 제안서가 가진 특수성인 것이다. 이렇듯 제안서는 기업에서 아주 중요한 수단이자 쉽게 간과해서는 안 되는 것이다.
수천만 원에서 수천억에 이르는 수주 입찰전쟁의 선두에는 제안서가 항상 있어 왔다. 고객은 제안서를 통해 사업을 성공적으로 수행할 업체를 선정하게 되고, 제안사는 제안서를 통해서 기업이 목표하는 바를 이루게 하는 수단으로서 제안서를 활용하게 된다. 앞의 통계에서 보듯이 조달청에 조달사업을 의뢰하는 기관의 수는 지속적으로 증가하고 있다는 것을 확인할 수 있다. 또한, 2012년 12월 기준 경쟁 계약의 비율이 88%를 나타내고 있다. 이것은 경쟁에 대한 수요 기관의 평가 수단이 필요하다는 것을 말해주고 있으며 그 대표적인 것으로 제안서가 될 것이다.
최근에는 제안에 대한 요구가 단순 회사의 영업 행위로 그치지 않고 있다. 작금에는 대학기관 등 다양한 분야에서 제안서 작성이 요구되고 있다. 대학의 국가 정책과제 참여, 연구기관의 연구과제 참여 등 다양한 분야에서 제안이라는 행위는 그 중요한 몫을 수행하고 있다. 앞의 사례에서 보듯이 이제는 각 대학 연구기관의 국가 정책사업에 적극적인 참여가 이루어지는 상황이다. 대학 등이 국가 연구개발(Research and Development, 이하 R&D) 투자 사업 수행을 위해서는 경쟁에 의한 사업 수행 권한을 획득하여야 하는데 이러한 것에도 제안서가 그 중요한 몫을 차지할 것으로 예상한다. 이렇듯, 제안서에 대한 중요성은 강조되고 있으며 그 단체의 목표 달성을 위한 중요한 수단이 되고 있음에도 그저 단순한 요식행위로 진행되고 있는 것 같아 필자는 안타깝게 생각한다. 기업마다 치열하게 진행하는 제안에 대한 모습을 조금이라도 보여주고 그곳에서 제안에 대한 필자의 의견을 피력하고자 한다.
국내 IT 기술은 세계가 인정하는 기술이다. 이제 한국은 Global Player인 한국 기업들이 경쟁하기에는 너무 좁은 시장(Market)이 되었다.
이에 따라 최근에는 해외 시장으로 진출하는 기업들이 속속 등장하고 있으며 특히 벤쳐 IT 기업들의 국외로의 행보는 반가운 일이 아닐 수 없다. 그러나 이 산업군은 국외 진출에 대한 역량이나 경험이 아직은 부족한 상황이므로 소프트웨어 산업에 대한 국외 진출 역량을 확대해야 할 시점이 온 것이다. 해외사업도 마찬가지로 그 첫 출발에는 제안이 있는 것이다. 제안서를 얼마나 경쟁력 있게 작성하느냐가 사업 수주로 이어지는 것이다. 제안서에 대한 올바른 이해와 경쟁력 있는 제안서를 제출하게 됨에 따라 기업의 지속적인 매출 증대와 더불어 더 나아가서는 한국의 IT의 경쟁력을 확대시키는 것이 될 것이다. 제안서는 진정 힘든 작업의 연속이며 피할 수 없는 것이다.
[출처 : 제안의 기술 ]
