IT 이야기 한 잔 - MS 파워오토메이트 알아보기
Field IT 엔지니어로 10년 가까이 일하다 보니 큰 IT분야는 이것저것 다양하게 경험해 봤다. 한 가지 맛도 보지 못한 게 있었다면 소프트웨어 개발이다. 배워서 업무에 적용할 기회가 없다는 변명과 더불어 파이썬과 같은 언어를 독학해 보려 시도했을 때 느끼는 막막함이 이 쪽에는 발도 들이지 못하게 했었던 것 같다.
지금 이야기해 볼 파워오토메이트는 넓게 보면 개발이라는 카테고리에 넣을 수 있지만 간단한 업무자동화 프로세스를 만들어보는데 일반적인 개발 언어보다 직관적이기 때문에 진입장법이 낮다. IT관련 종사자뿐만 아니라 O365를 사용하는 일반적인 회사원들도 재미로 시작해서 간단한 자동화 프로세스를 만들면 실제 업무시간을 단축해 볼 수 있지 않을까 싶다.
해당 글을 쓰는 이유는 내가 파워오토메이트(Power Automate)를 사용해 보려고 했을 때 업무에 적용해 볼 수 있는 예시를 찾는 게 어려웠기 때문에다 실제 플로우를 만드는 과정은 ChatGPT나 인터넷을 활용하면 어렵지 않게 찾을 수 있다. 아는 부분에 대해서는 댓글로 설명해 줄 수 있기 때문에 자세한 과정은 생략하고 왜 사용해 보게 되었고 어떤 부분에 적용해 봤는지 예만 들어볼 생각이다.
미천한 개발? 의 시작.
내 업무 중에는 네트워크장비, 랩탑, 모니터 등등의 IT자산을 관리하는 일도 있는데 IT회사다 보니 다른 부서에서 테스트, 고객 데모, 행사진행 등에 사용하기 위해 IT자산을 임대하는 경우가 왕왕 있다. 이런 경우 보통 직원 분들은 간단한 내용으로 티켓(문제나 요청사항에 대한 내역을 남기기 위한 프로세스)을 생성한다. "마케팅 행사용으로 노트북 2대랑 모니터 2대가 필요합니다."
이렇게 간단한 내용으로 티켓을 받게 되면 나는 더 언제부터 필요한지, 반납은 언제 할지, 실제사용자는 어딘지 등의 추가 정보를 요구하기 위해 사용하던 텍스트 양식을 보내며 내용의 기입을 요청한다.
요청한 내용에 대한 회신이 오면 대여가 이루어지고 나는 해당 기록을 대여관리 파일에 업데이트한다.
간혹 티켓을 생성하지 않고 찾아와서 물어보거나 하는 경우를 포함하면 나와 대여요청자 사이에는 불필요하고 번거로운 메일 주고받기를 몇 차례씩이나 해야 했었다.
하지만 늘 그렇듯 개선에 대한 생각을 하는 것은 어렵다.
그러던 어느 날 우연하게 회사에서 제공하는 O365 라이선스에서 파워오토메이트라는 서비스가 있다는 것을 보게 되었다. 대충 찾아보니 업무 자동화를 돕는단다. 이날은 왜인지 대여 프로세스를 조금이라도 자동화시켜보고 싶다는 생각이 퍼뜩 들었다.
1. 귀찮은 커뮤니케이션 줄이기
언급했던 대여과정에서의 가장 큰 효율화를 위해서는 대여신청 및 대여물품 지급까지의 과정에 서로 주고받는 메일을 최소화하는 것이다. 큰 틀을 생각해 봤다. 어떻게 하면 사용자에게 한 번에 티켓생성부터 필요한 정보들까지 받아서 나는 물품이 준비되었고 수령하라는 답변만 할 수 있을까.
첫 번째로 MS Forms(회사에서 설문조사 할 때 유용하게 사용할 수 있다.)를 활용하기로 했다. 반드시 알아야 하는 정보에 대한 질문을 만들어놓고 필수로 지정해서 작성하지 않으면 제출이 불가능하게 했다. 필수로 지정한 항목은 대략 언제부터 필요한지, 언제까지 사용할 것인지, 어떤 품목이 얼마나 필요한지, 등등.
두 번째로 해당 MS Forms를 제출하면 해당 내용이 자동으로 티켓을 생성할 수 있게 특정 메일 주소로 값을 날리게 지정했다.
세 번째로 수집된 내용이 자동으로 대여관리 기록이 있는 excel 파일로 업데이트되어 나는 추후 실제 반납이 완료되면 완료체크만 해주면 된다.
대여가 필요할 경우 대여자는 Forms 링크 통해 정보 입력 후 제출만 하면 된다. 해당 정보는 자동 생성 된 티켓에 포함되어 나에게 전달되고 필수 정보들은 자동으로 대여관리 excel 파일에 자동으로 업데이트된다. 매우 간단하지만 성가신 일들은 깔끔하게 줄여주는 하나의 자동화 예이다.
2. 휴가 가기 전 5분을 줄여보자!
아웃룩을 사용하는 직장인이라면 휴가를 쓰고 자동회신 기능을 설정하는 경우가 많다. 휴가 중 오는 업무메일에 내가 휴가중임을 알리고 제발 연락하지 말아 달라는 부탁이랄까. 우리 팀의 경우는 모두 각 해외지사에 있기 때문에 자동회신 설정 외에 팀 내 공유 목적으로 아웃룩 일정을 생성해서 팀과 따로 공유한다.
보통 자동회신설정의 경우 지난번 설정해 둔 내용은 저장되어 있어서 날짜와 같은 내용만 변경해서 새로 저장하면 되지만 파워 오토메이트를 굳이 한번 사용해 보기로 했다.
회사에서 사용하는 휴가 상신 시스템은 매니저 승인이 되면 나에게 승인되었다는 내용과 함께 신청한 휴가 기간 데이터가 메일로 오게 된다. 파워 오토메이트로 이 일정 데이터를 추출하여 자동으로 아웃룩에 자동회신 설정을 저장하고 팀원들에게 내 일정을 공유하는 일정 이벤트를 만들어 보낼 수 있다.
간략한 프로세스는 아래와 같다.
휴가 상신 -> 메니져 승인 -> 승인이메일 수신 -> 파워오토메이트가 자동회신 설정 및 팀원들과 일정 이벤트 공유
사실 이 예시는 개발하는 데 걸리는 시간과 노력에 비하면 그냥 휴가승인 후 기분 좋게 수동으로 자동회신을 설정하는 게 더 효율적일 수 있으나 파워오토메이트를 활용하고 공부하고자 만들어본 플로우다.
3. 숫자 입력은 귀찮아.
업무에는 숫자를 입력하게 하는 일이 적지 않게 있다. 내 경우에도 내가 하는 일을 입력해야 하는 경우가 있는데 입력해야 하는 시스템이 하나가 아니고 모여진 숫자 데이터를 하나의 excel이나 기타 앱에 입력해야 하는 경우가 있다.
예를 들어보면. 나는 메이저가 해외에 있다. 따라서 내가 하는 일을 직접 보지 않기 때문에 간혹 숫자로 내가 하는 일을 보여야 할 때가 있다. 프로젝트 관련 업무를 입력하는 시스템, 직원들의 기술 지원을 위한 티켓 시스템. 두 가지 시스템에서 월별 몇 건이 있었는지를 최근에는 수치화하여 직원들이 공용 excel 파일에 저장한다. 외국계기업의 경우 보통 이런 시스템은 해외에 서버를 두고 있는 경우가 많은데 우리도 마찬가지라 꽤나 느리다. 버튼 한방으로 숫자 데이터를 읽어 공용 excel 파일에 특정 셀에 입력하는 자동화 프로세스를 만들기로 했다.
어떻게 두 개의 시스템에서 숫자를 뽑아낼지가 관건이다. 일단 각 시스템에 있는 리포트 기능을 통해 대시보드에 내가 입력한 각 건들의 이번 달 갯 수 를 뜨게 했다.
일단 파워 오토메이트로 두 개의 브라우저를 띄우고 각각 내가 사용하는 시스템의 대시보드에 접속하도록 URL을 지정했다. 그리고 파워오토메이트의 OCR(광학 문자 인식) 기능을 통해 각 대시보드의 숫자를 읽어 사용할 수 있는 숫자 변수로 저장시켰다.
이제 업데이트가 필요한 excel 파일을 열고 저장해 둔 각각의 변수를 내가 원하는 excel의 특정 셀에 각각 붙여 넣어준다.
눈으로 보고 그냥 따로 입력하는 게 낫지 않냐고 물을 수 있다. 사람에 따라 업무 스타일에 따라 다르겠지만 나는 이런 사소한 일도 자동화해 보며 파워 오토메이트를 활용하는 능력을 키우고 있다.
더 많은 예시가 있지만 내 업무에 더 깊게 들어간 예시라 일반적인 경우에 적용해 보기는 어려울 것 같아 여기까지만 공유한다.
이 글을 읽어보시는 분들도 만약 O365를 사용하는 직장인이라면 가벼운 마음으로 이런 사소한 개발을 시도해 보면서 새로운 아이디어를 통해 기존 업무를 개선할 수 있는 기회를 가져보셨으면 한다.
