챗gpt를 이용한 이메일 작성 노하우

이용호가 말하는 ‘생활 속의 인공지능’

'챗gpt에서의 이메일 작업' DALL-E 3 로 이용호 그림

대부분 직장인들이 출근을 하면 제일 먼저 체크하는 것이 이메일일 것이다. 하지만 업무적인 이메일을 작성할 때, 특히 외국의 바이어나 상대하기 부담스러운 거래선과 주고받는 이메일의 경우에는 이메일 작성에 부담을 느끼는 사람들이 꽤 있다. AI시대 챗gpt를 이용하여 좀 더 편리하고 효과적으로 이메일을 작성하는 지혜가 필요하다. 오늘은 이메일 작성에 유용한 프롬프트 엔지니어링 기법에 대해서 이야기 해보려 한다. 

설득력 있는 이메일을 만드는 데 도움이 되는 챗gpt와 같은 생성 AI를 이용하여 효과적인 프롬프트를 작성하고자 할 때는 명확성, 맥락 및 특수성의 조합을 고려해야한다. 다음은 이러한 프롬프트를 구성하는 방법에 대한 몇 가지 팁이다:

첫째, 프롬프트가 명확하고 이해하기 쉽도록 하라. 모호한 언어나 용어를 사용하지 마라. 예를 들어, "바이어에게 이메일을 써야겠어."라고 말하는 대신, "A회사  바이어에게 가격 인상을 요청하는 설득력 있는 이메일을 써야겠어."라고 말하라."

둘째, 민감한 정보나 개인 정보는 누설하지 않고 가능한 한 많은 관련 내용을 제공하라. 예를 들어, "우리 회사는 2년 동안 현재의 가격을 유지했지만 그동안 원가 인상의 부담이 생겼어. 바이어에게 그간의 고충을 강조하고 가격 인상을 요청하는 설득력 있는 이메일을 써야 한다."라고 작성하는 것이 좋다.

셋째, 더 구체적일수록, AI는 당신이 필요로 하는 내용을 더 잘 생성할 수 있다. 당신은 AI에게 "감동적인 이메일을 써 달라"고 요청하는 대신, "나는 바이어에게 설득력 있는 이메일을 써야 한다. 이메일에서 지난 2년간 우리 회사가 바이어의 이익에 공헌한 바를 요약 설명하고, 잠재적인 가격 인상에 대해 논의하기 위한 협의를 요청하고 싶다."라고 작성하는 것을 추천한다.

넷째, 구체적인 구조를 염두에 두고 있다면 이를 언급하라. 예를 들어, "우리 회사 현황 소개, 우리의 기여도를 강조하는 세 가지 핵심 사항, 우리가 더 많은 책임을 지겠다는 의지를 표현하는 부분, 그리고 우리가 임금 인상을 요청하는 결론으로 구성된 설득력 있는 이메일이 필요하다."

다섯째, 이메일의 톤을 설정하라. 이는 형식을 지정해야 하는 경우 필요하다. 예를 들어, "나는 가격 인상을 요청하는 내 바이어에게 공식적이고 정중한 이메일이 필요하다." 라고 프롬프팅한다.

여섯째, 이메일 수신자가 수행할 작업을 정의한다. 이것은 회의 일정을 잡거나 제안을 고려하는 것 등일 수 있다.

다음은 위 사항들을 반영한 전체 프롬프트의 사례이다:

"나는 바이어에게 공식적이고 정중한 이메일을 써야 한다. 이메일의 목적은 잠재적인 가격 인상에 대해 논의하기 위한 회의를 요청하는 것이다. 우리 회사는 2년 동안 우리의 역할을 충실히 해왔고 이 기간 동안 많은 책임 때문에 원가 상승의 요인에도 불구하고 가격적인 부담을 떠맡아 왔다. 이메일은 정중한 인사말로 시작해서 제 역할에 대한 만족감을 표현하는 소개로 시작해야 한다. 다음 파트는 지난 2년 동안의 우리 회사의 기여와 성과를 강조하는 세 가지 핵심 포인트로 구성되어 우리가 얼마나 직무 기대치를 초과했는지 보여주어야 한다. 그런 다음 더 많은 책임을 계속 지고자 하는 우리의 의지에 대해 논의해야 한다. 이메일은 잠재적인 가격 인상에 대해 논의하기 위한 회의 요청으로 마무리되어야 한다. 바이어에 대한 우리의 가치를 강조하면서 긍정적이지만 존중하는 어조로 임해야 한다."

이렇게 한국어로 작성이 완료되면 영어나 기타 외국어가 익숙하면 해당 언어로 바로 프롬프트로 작성하면 되지만 언어에 자신이 없으면 구글이나 파파고 번역기를 이용하여 프롬프트를 작성하는 것도 효율적이다. 아래는 파파고를 이용하여 번역한 내용이다.

"I must write a formal and courteous e-mail to the buyer. The purpose of the email is to request a meeting to discuss potential price increases. Our company has been faithful to our role for two years and has taken on a price burden even if there are factors of cost increase due to many responsibilities during this period. E-mail should start with a polite greeting and an introduction that expresses satisfaction with the role. The next part should consist of three key points highlighting our company's contribution and performance over the past two years to show how much we have exceeded our job expectations. Then we must discuss our willingness to continue taking on more responsibility. The email should be concluded with a meeting request to discuss potential price increases. We should work in a positive but respectful tone while emphasizing our value to buyers."

아래는 위 프롬프트의 지시에 따라 챗gpt가 자동으로 생성한 이메일 양식이다:

Subject: Request for Meeting to Discuss Our Continued Partnership and Potential Price Adjustments

Dear [Buyer's Name],

I trust this message finds you well.

Firstly, I would like to extend our warmest greetings and appreciation for your ongoing collaboration and trust in our services. We take great pride in the strong relationship that our companies have fostered over the past two years, and are fully committed to sustaining this mutual growth.

Looking back on the last two years, I believe we have surpassed not only our duties but expectations as well. There are three particular points I would like to highlight:

1. Consistent Service: Despite fluctuations in the business environment, our commitment to providing reliable and superior services has remained unwavering.

2. Added Value: Beyond our agreed upon services, we have continually strived to deliver additional value to your business, evidenced by our proactive initiatives and innovation in our shared projects.

3. Flexibility and Adaptability: In the face of many unexpected challenges, we have demonstrated our ability to swiftly adjust our operations to ensure that our quality and delivery timelines are not compromised.

Our dedication to providing top-notch service is unwavering and we are willing to shoulder additional responsibilities. However, it is also crucial that we address the significant cost increases that we have absorbed over the last couple of years. Our commitment to excellence in service comes with considerable expenses, and the current price structure may not be sustainable in the long term.

With that in mind, we would like to propose a meeting at your earliest convenience to discuss a potential adjustment in our pricing. This step, we believe, is necessary for the continued provision of the high-quality services that have benefitted both our businesses.

We value your understanding and your continued partnership. Please let us know a time and date that would be convenient for you. We promise a constructive discussion that reinforces our mutual commitment to the continued success of our partnership.

Thank you for considering our request. We look forward to your positive response.

Best regards,

[Your Name]

[Your Position]

[Your Contact Information]

위를 다시 파파고로 변역하면 아래와 같다:

제목: 지속적인 파트너십 및 잠재적인 가격 조정에 대해 논의하기 위한 회의 요청

[구매자 이름]님께,

나는 이 메시지가 당신을 잘 찾으리라 믿습니다.

먼저 저희 서비스에 대한 지속적인 협력과 신뢰에 대해 진심으로 감사의 인사를 드립니다. 우리는 지난 2년간 우리 기업들이 키워온 굳건한 관계에 큰 자부심을 가지고 있으며, 이러한 상호 성장을 지속하기 위해 최선을 다하고 있습니다.

지난 2년을 돌이켜보면 우리가 맡은 일뿐만 아니라 기대도 뛰어넘었다고 생각합니다. 특히 강조하고 싶은 세 가지 사항이 있습니다:

1. 일관된 서비스: 비즈니스 환경의 변동에도 불구하고 신뢰할 수 있고 우수한 서비스를 제공하기 위한 NAT의 노력은 변함이 없습니다.

2. 부가 가치: 합의된 서비스 외에도 NAT은 귀사의 비즈니스에 추가적인 가치를 제공하기 위해 지속적으로 노력해 왔으며, 이는 NAT의 사전 이니셔티브와 공유 프로젝트의 혁신을 통해 입증되었습니다.

3. 유연성과 적응성: 예상치 못한 많은 문제에 직면한 상황에서 당사는 품질과 납품 일정이 손상되지 않도록 신속하게 운영을 조정할 수 있는 능력을 보여주었습니다.

최고 수준의 서비스를 제공하기 위한 우리의 헌신은 변함이 없으며, 우리는 기꺼이 추가적인 책임을 질 것입니다. 그러나 지난 몇 년 동안 흡수한 상당한 비용 증가를 해결하는 것도 중요합니다. 서비스의 우수성에 대한 우리의 헌신에는 상당한 비용이 수반되며, 현재의 가격 구조는 장기적으로 지속 가능하지 않을 수 있습니다.

그런 점을 염두에 두고, 당사의 가격 조정 가능성에 대해 논의하기 위해 귀하가 편하실 때 회의를 제안하고자 합니다. 우리는 이 단계가 양사 모두에게 이익이 되는 고품질 서비스를 지속적으로 제공하기 위해 필요하다고 생각합니다.

귀하의 이해와 지속적인 파트너십을 높이 평가합니다. 편하신 시간과 날짜를 알려주시기 바랍니다. 우리는 파트너십의 지속적인 성공을 위한 상호 약속을 강화하는 건설적인 논의를 약속합니다.

우리의 요청을 고려해 주셔서 감사합니다. 우리는 당신의 긍정적인 답변을 기대합니다.

안부 전합니다,

[이름]

[자신의 입장]

[연락처 정보]

챗gpt가 생성한 것과 이를 번역한 이메일은 일부러 수정하지 않고 원문 그대로 옮겼다. 현재 챗gpt가 응답하는 수준을 제대로 보여주기 위해서이다. 실제로 이메일을 바이어에게 보내기 위해서는 우리 회사나 나의 상황에 맞게 수정하는 것이 필수적일 것이다. 하지만 이 같은 이메일을 작성하기 위해 많은 시간을 들여서 고생하는 것보다 이렇게 챗gpt에게 일차적인 도움을 받고 나서 내용을 수정하는 게 훨씬 수월하다는 사실을 부정할 수 없다. 인공지능이 사람의 감수성과 설득력을 재대로 반영할 수 있는 수준에 도달하기까지 얼마의 시간이 남았을지 나도 무척 궁금하다.

| 작가 프로필

이용호 칼럼니스트는 스마트 공장에서 주로 사용되는 ‘머신비전’ 전문회사인 ‘호연지재’를 경영하고 있으면서 다양한 분야에 관심이 많아 메타버스와 유튜브 인플루언서로 활동하고 있다. 특히 ‘머신비전’에서 인공지능 딥러닝에 의한 영상처리기술을 자주 적용하다보니 AI 분야에 대해서도 해박한 지식을 가지고 있다. 또한 SKT 메타버스 플랫폼인 이프랜드(ifland)에서 매주 월요일 오후 9시에 정기적으로 ‘힐링토크쇼 호몽캠프’를 진행하고 있으며 86회 이상 진행된 토크쇼에는 작가, 강사, 가수, 연주가, 아타스트, 사업가 등 여러 분야의 전문가들이 초대되었다. 

주요 강의 분야는 “챗gpt 시대 생활 속의 인공지능 발견하기”, “시니어와 MZ세대 간의 원활한 커뮤니케이션”, “시니어 세대 인플루언서 활동으로 인생 이모작”, “워라밸 시대 워크닉으로 행복한 인생 만들기” 등이 있으며, 저서로는 『나는 시니어 인플루언서다』가 있다.