현직 인사담당자가 알려주는 비밀 이야기 - 퇴사 편 7

7. 인수인계는 상냥하게.

퇴사 인수인계가 왜 중요할까??

먼저, 퇴사자가 발생할 경우 회사에서는 기존에 진행되고 있던 업무에 지장이 생기지 않게 하기 위해

보다 자세한 인수인계를 원할 것이고, 심할 경우 인수인계를 이유로 사직서를 반려할 것이다.

또한, 동종업계로의 이직일 경우 상급자들끼리 연락처를 가지고 있는 경우가 많기 때문에

비공식적인 평판조회가 빈번하게 일어나는 편이며 이런 비공식적인 평판조회는 원칙적으로 불법이지만

지원자가 입증할 방법이 없어서 문제로 꼽히고 있다.

Tip. 최근에는 평판조회를 전담하는 업체를 통해 채용 과정에서 공식적으로 진행되는 경우가 늘어나고

있으며, 동의하지 않을 경우 지원자에게 문제가 있다고 판단되어 채용이 중단된다.(이건 합법이다...)

마지막으로, 나름대로 인수인계를 잘하고 퇴사하더라도 퇴사 후  내가 담당했던 업무에서 일어나는 모든 문제는 한동안 인수인계를 제대로 하지 못한 나의 잘못으로 둔갑되어 버린다. 억울해도 어쩔 수 없다.

그렇다면 회사가 근로자에게 바라는 인수인계는 어느 수준이며,

어떻게 마무리해야 퇴사 후 나의 평판에 생길 문제를 최소화할 수 있을까?

대표적인 인수인계의 종류는 다음과 같다.

1. 회사 내 다른 직원이 나의 업무를 그대로 가져가는 경우

2. 새로 입사한 후임자와 일정 시간을 함께 하며 업무를 알려주는 경우

3. 후임자가 결정되지 않아서 인수인계서(문서 및 파일 정리)만 남기고 퇴사하는 경우

대부분 위 세 가지 유형에서 크게 벗어나지 않을 것이다.

그렇다면 각각의 상황에 있어서 가장 정석적인 인수인계의 범위를 알아보도록 하겠다.

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1. 회사 내 다른 직원이 나의 업무를 그대로 가져가는 경우

두 가지 경우로 나뉜다.

첫째, 같은 업무를 수행하는 동료 직원이 업무에 여유가 있어서(혹은 연봉 상승을 위해) 전부 가져가던가

둘째, 잉여 인력 취급받던 동료 직원에게 넘겨주던가.

첫 번째 상황이라면 너무 편하다.

외부적으로는 거래처 및 이해관계자들에게 담당자 변경 안내를 하고, 내부적으로는 당장 급한 것들과 그렇지 않은 것들을 모아서 정리된 자료만 넘겨주면 심플하게 끝난다. 어차피 같이 일하던 사이라 대부분은 파악하고 있을 테니 특이사항들만 잘 짚어주자.

두 번째 상황이라면 기본적인 프로세스는 동일하지만 조금 더 조심해야 한다.

내부적으로는 이 사람이 넘겨받은 나의 업무를 제대로 수행하지 못해도 나의 평판이 달라지지 않지만

외부적으로는 내가 인수인계를 제대로 안 하고 나갔다던가, 아니면 모든 것이 나의 잘못으로 알려질 수 있다.

Tip. 중요 거래처에는 나의 대략적인 퇴사 상황을 미리 알려서 나의 평판을 지키도록 하자.

2. 새로 입사한 후임자와 일정 시간을 함께 하며 업무를 알려주는 경우

퇴사 의사를 밝히고 바로 후임자가 채용, 입사를 한다면 좋겠으나 대부분 길어야 일주일, 짧게는 하루에서

이틀 정도 인수인계를 할 시간이 주어진다. 게다가 상급자는 마지막 날 계속 물어볼 것이다.

"인수인계 잘했지...?" "인수인계 잘 받았나...?" "업무 다 알려줬어??"

.................................... 당연히 다 못했겠지만 사실대로 말할 순 없으니 어느 정도 했다고 대답할 것이다.

걱정하지 말자. 어차피 상급자도 알고 있다.

인수인계를 시작하기 전에 함께 하는 기간 동안 어떤 순서로 인수인계를 진행할지 미리 계획을 세워야 한다.

당장 진행해야 하는 것들부터 시작해서 앞으로 예정된 업무들에 대한 스케줄 공유와

해당 자료들을 어디서 찾아볼 수 있는지를 중점적으로 알려주는 것이 좋다.

이때 무책임하게 달력에 적혀있으니 확인해 보라던가, 그동안 작성한 업무일지를 보면 파악이 가능하다고

대충 넘어가지 마라. 최소한 정기적인 업무들 / 지금 진행 중인 것들 / 앞으로 3개월 이내에 예정되어 있는 것들은 따로 정리하고 내가 어떤 식으로 관련 자료들을 정리해 두었는지 꼭 알려주자.

Tip. 본인이 이직하는 상황이라면 섣불리 "모르는 거 있으면 전화하세요"라고 하지 마라.

본인도 이직한 회사에서는 수습기간을 거쳐 새로운 곳에 적응해야 하는데, 퇴사한 직장에서 전화가 오는 것을 제대로 응해주는 것은 현실적으로  어렵다.

3. 후임자가 결정되지 않아서 인수인계서(문서 및 파일 정리)만 남기고 퇴사하는 경우

가장 최악의 경우이지만 주변에서 가장 흔하게 맞이하는 경우로 나의 퇴직일까지 후임자가 채용되지 않거나 퇴사 후에야 후임자가 입사하는 상황이다.

보통 상급자에게 넘긴 인수인계서와 파일이 그대로 새로 입사한 후임자에게 전달되기 때문에

문서를 통한 업무 히스토리의 단순한 나열보다는 파일을 날짜별로 자세하게 분류해 주어야 좋다.

* 이제 막 사회생활을 시작하는 신입사원에게 넘긴다고 생각하고 정리해야 한다.

예를 들어 대분류 -> 중분류 -> 소분류 -> 상세 폴더 -> 파일 식으로 정리해주어야 찾기 수월한데

폴더 및 파일명에는 연도&날짜를 꼭 앞에 두도록 하자.

(ex. 인사 -> 퇴사 관리 -> 2022년 퇴사 -> 220330 퇴사_홍길동 -> 220330_사직서_홍길동)

Tip. 파일 정리를 어떻게 할지 엄두가 나지 않는다면 기존 폴더가 아닌 새로운 폴더를 만들어서 자료를 하나하나 확인하며 옮기도록 하자. 220101_보고서_최종 , 220101_보고서_최종 2, 220101_보고서_진짜 최종

이런 식의 불필요한 자료들은 새로 온 직원의 업무 의욕을 깎아내리는 효과밖에 없다.

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회사에서 인수인계를 하지 않고 퇴사할 경우 근로자에게 손해배상을 청구한다던가

인수인계서가 마음에 들지 않으면 사직서를 받아주지 않겠다고 으름장을 놓는 경우가 있는데,

전부 불법이며 법적 구속력이 없다는 점을 이 자리를 빌려 다시 한번 알린다.

회사는 퇴사자를 억지로 붙잡으려 하지 말자. 어차피 큰 소용이 없다는 것을 우리는 경험을 통해 알고 있다.

퇴사자는 평판조회 여부와 관계없이 인수인계 과정 = 나의 회사 생활의 최종 평판이라는 것을 잊지 말자.

좋든 싫든 무책임한 퇴사 과정은 결국 돌고 돌아온다.