좋은 업무지시를 위한 선배의 마음가짐

업무지시  / 시키지 마라 하게하라

좋은 업무지시를 위해서 

선배에게는 어떤 마음가짐이 필요할까요 ?  

1. 업무를 지시하기 전에 미리 준비해야 합니다.      

선배부터 본인이 지시하려고 하는 업무의 완성 이미지가 분명해야 합니다.     

자기 스스로도 어떻게 해야 할지 모른 상태에서 

후배를 자리에 앉혀 놓고 업무에 대해 말하게 되면 결국 그 어떤 지시도 일어나지 않은 겁니다. 

 급한 마음에 “잠깐 이리와봐”라고 부르지 마십시오.

 선배 먼저 생각을 정돈하고 난 후  후배에게 전달해야 합니다.      

 선배가 천재가 아닌이상 순간의 애드립으로 완성도있는 업무그림을 만들어내지 못합니다. 

  그리고 업무지시의 멘트도 뒤죽박죽 섞여서 조리있는 전달이 어렵게 됩니다.      

  선배가 먼저 30분만 시간을 쓰면서 생각을 정돈하십시오. 

  그러면 후배의 업무수행 시간을 며칠은 아껴줄 수 있습니다.     

           

2. 업무 추진과 관련된 세부계획들을 같이 수립해 주십시오. 

지시할 업무의 목표 등이 명확하지 않은 경우나, 

업무가 다소 복잡한 경우라면 후배와 같이 세부계획을 잡으십시오. 

이른 바‘같은 그림’을 그리는 작업을 같이 해보는 겁니다.            

후배와 함께 가벼운 회의나 간단한 워크숍 등을 하면서  

큰 업무진행 방향이나 문제점을 뽑아보고 밑그림을 같이 그려주십시오.           

완벽하지 않더라도 좋습니다.  

 회의실 화이트 보드나 A4용지에 그림을 조금씩 섞어가면서 끄적여 주십시오. 

 대화 속의 말은 날아가지만 글자는 남습니다.  후배는 더욱 뚜렷하게 그림을 볼 수 있습니다. 

 이러한 기록을 남기는 업무지시 대화를 통해서 후배들은 업무의 큰 방향을 이해할 수 있으며 

 어떤 일을 우선해야 하는지 그 순서와 연결관계를 알기가 쉽습니다.       

          

3. 선배의 시간을 일정부분 후배에게 할애해야 합니다.       

 위에서 제시한 두 가지의 행동을 수행하기 위해서 선배에게 반드시 필요한 것이 있습니다. 

 바로 ‘자기 시간의 할애’입니다. 

 훌륭한 선배의 조건이자 후배를 코칭하는 데에 있어서

 필요로 하는 조건이 여러 가지가 있겠습니다만 가장 기본이 되는 조건이자 마음 자세는 

‘내 시간을 후배에게 일정부분은 할애하겠다’는 생각입니다.               

  

생각해 보십시오.

 선배가 아무리 뛰어난 업무전문성을 가지고 있고, 

  커뮤니케이션 능력도 좋고, 코칭 스킬 등을 가지고 있다 하더라도, 

 자기 개인의 시간을 일정부분 후배에게 사용하겠다는 마음이 없으면 모든 것은 물거품이 됩니다.           

 후배를 육성하고 코칭한다 행위의 출발은 

  자기의 일정부분은 포기하고 후배를 위해서 에너지를 쓰겠다는 마음가짐이 있어야 합니다.      

  내 시간을 내지 않고서 무엇이 잘되기를 바라는 것은 욕심입니다.      

  내 시간을 전혀 할애하지 않으면서 

 후배에게 업무를 지시하고 그 업무결과에 대해 옳고 그름을 평가해주고 

  이후에 나은 방향으로 업무를 수행할 수 있도록 지도해 준다는 것은 어불성설입니다.

투자라고 생각하십시오. 

후배들의 업무지시와 지도를 위해 할애한 시간은 

결국 선배의 또 다른 부가가치를 위한 시간의 여유로 보상받을 수 있습니다.

잘 성장한 후배들은 결국 선배를 지원하는 엄청난 아군이 됩니다.        

             

4. 선배가 해줘야 할 것과 후배가 직접 할 것을 분리하십시오.     

    모든 것을 온전히 지시하지 못합니다.

    일을 시키기 전에 내가 할 것과 후배가 할 것을 먼저 분리하십시오.

    어떤 업무도 선배가 도와주거나 지원해 주면 

    후배가 더 수월하게 잘 할 수 있는 것이 있습니다. 

    일을 시킬 때 통째로 넘겨서는 안 됩니다. 

    일을 시키는 선배입장에서는 

    보통은 그 일에 대한 기존 경험이나 주변 상황을 더 잘 알고 있을 터입니다.     

    불필요한 시행착오가 발생하지 않도록

    예전에 누군가 이미 했던 일을 다시 반복하지 않도록 

    필요한 자원이나 자료가 없어서 쓸데없이 고민하지 않도록 

    선배가 해줄 수 있는 것은 빨리 빨리 도와줘야 합니다.      

    그렇게 하기 위해서는 일을 시키기 전에 내가 할 것과 후배가 할 것을 먼저 분리하십시오.

     이런 생각을 하십시오. 

     내가 뭘 도와주면 후배가 더 일을 재밌게 할까?

     내가 뭘 구해다 주면 후배가 더 손쉽게 실행할 수 있을까? 

     그러면 온전히 일을 모두 맡기는 것이 아니고 내가 해 줄 것들이 보입니다.

     일은 선배와 후배가 함께 하는 겁니다.      

          

     그리고 하나 더!      

     먼저 후배에게 일을 시키고 나서 나중에 선배 본연의 일을 하십시오.      

     자기 바쁘다고  업무지시의 타이밍을 늦추는 선배들이 많습니다. 

     그렇게 되면 후배만 시간의 독촉에 쫒깁니다. 

     그 어떤 것보다 시키는 것을 우선 시행하십시오.

     그게 바로 도와주는 겁니다. 

     그래야 실무자인 후배에게 심적 물리적 여유가 생깁니다.