업무 협조를 잘 받아내는 것도 능력!
요청의 기술
스티브 잡스는
성공하는 사람들의 특징 중 하나를
‘요청하는 것’으로 꼽았습니다.
누구나 혼자서 이룰 수 있는 일은 한계가 있으니까요. 회사에서는 더욱 그렇습니다. 동료나 상사에게, 그리고 타 부서에 업무 협조를 요청할 일이 비일비재하죠. 그런데 누구는 매번 척척 협조를 잘 구해내는가 하면 누구는 그렇지 못한데요. 무슨 차이가 있는 걸까요? 요청의 기술 3가지를 기억하세요.
요청의 기술 1.
타이밍 잘못 맞추면 거절 당하기 십상!
요청에도 ‘눈치’가 필요하다
‘지난번엔 괜찮다고 하더니 오늘은 부탁하기가 무섭게 정색을 하네.’ 여러분도 이런 경험 있으시죠? 같은 사람에게 같은 걸 요청했는데 다른 답변을 들은 적 말입니다. 왜 그럴까요? 요청을 받는 사람의 상황과 기분이 다르기 때문입니다. 그래서 가장 최적인 조건과 타이밍을 포착해 눈치껏 요청을 해야 한다는 건데요.
이 때, 상대의 △외적 상황과 △내적 상태를 잘 살펴야 하죠. 외적 상황을 파악하는 건 내 부탁이 상대의 상황에 적합한지, 혹은 상대가 보기에 얼마나 중요하고 긴급한지를 가늠해 보는 겁니다. 가령, 중요한 연말 프로젝트 발표를 앞 둔 팀에 사내 친목 행사 참여를 요청하는 건 조금 터무니없겠죠. 중요도나 긴급도 측면에서도 수락할 상황이 아닐 거고요.
요청 받는 사람의 내적 상태를 미리 아는 것 역시 마찬가지입니다. 상황은 적절해 보였지만 상대의 기분에 따라 예상치 못한 거절을 당할 수 있기 때문이죠. 그래서 요청하기 전에도 이른바 눈치작전이 필요한 겁니다. 승낙의 가능성을 높이려면 말이죠. 하지만 때론 이런 좋은 타이밍을 기다릴 여유가 없을 때도 있는데요. 혹은 상대에 대한 정보가 아예 없어 상황파악이 잘 안 될 때도 있습니다. 그럴 땐 어떡해야 할까요?
요청의 기술 2.
내 요청이 먹혀 들지 잘 모르겠다?
요청에도 ‘상황 별 시나리오’가 필요하다.
‘무슨 대답을 들을지 잘 모르겠네. 괜히 무리한 부탁 하는 거 아냐?’ 상대의 상황이 파악이 잘 안되면 결과를 예측하기 어렵죠. 그래서 가끔 요청을 주저하기도 하는데요.
이땐, 미국의 경제매거진 Forbes에 실린 한 커리어 컨설턴트의 경험담을 참고할 수 있습니다. “좋은 요청을 위해선 질문과 대안을 준비하라”고 하는데요. 무슨 말이냐고요? 최적의 타이밍이 아닐 땐 △어떻게 부탁하는 게 적당할지를 판단할 질문과 △예상되는 답변에 따른 대안을 만들라는 거죠.
가령, 우리 지점에서 외부 마케팅 행사 진행을 도울 일손이 필요하다고 하죠. 다른 지점에 인력 요청을 하려는데 수락할지 거절할지 예측하기 어려울 수 있습니다. 이 경우 도움을 청하기 전 해당 지점에 진행중인 다른 프로젝트가 있는지, 있다면 기간과 투입 인원은 어떻게 되는지 물어볼 것들을 미리 생각해 보는 거죠. 그리고 질문의 답변을 예상해서 요청할 안을 여러 개 만들어 보는 겁니다. 만약 딱히 급한 일이 없다면 인력요청을 하는데 무리가 없겠죠. 그러나 처리할 업무가 있다면, 행사 일을 기점으로 그 전에 할 일인지 아닌지에 따라, 그리고 인원이 얼마나 투입되는지에 따라 다르게 요청하는 겁니다. 머리 속으로 상황 별 시나리오를 그려보는 거죠.
요청의 기술 3.
다음 번에도 요청할 일이 수두룩!
도움 받은 후엔 ‘경과 보고’가 필요하다
다행스럽게 상대방이 내 요청을 수락했습니다. 그럼 당연히 그에 따른 감사 표현을 하겠죠. 그러나 이때 중요한 점은, 그 때에만 고마워하는 것에 그치지 않고 계속 성의 표현을 하는 것입니다. 도움 받은 일이 어떻게 진행되고 있는지 소식을 전하고 어떤 결과를 얻게 되었는지 알리는 거죠.
왜 이런 경과 보고가 필요한 걸까요? 바로 또 다른 요청을 위한 신뢰를 쌓기 위해서죠. 미국의 사회심리학자 로버트 치알디니는 저서 『설득의 심리학』을 통해 ‘일관성의 법칙’을 주장했습니다. 한번 도움을 주면 자신의 결정이 옳았음을 확인하면서, 다음 번에도 일관성을 지키려 한다는 거죠. 즉 ‘이런 좋은 결과를 얻었다고 하니, 도와주길 잘 했구나.’ 라는 생각에 다음 요청에도 일관성 있게 응하려 한다는 겁니다.
앞에서 필요한 인력을 지원 해준 상황을 떠올려보죠. 도움을 준 지점장에게 감사 인사를 한 후에도 행사에서 얼마나 도움이 되었고 그 덕에 어떤 문제를 해결했는지 상세히 알려 주면 어떨까요? 도와주길 잘했다는 생각에 더욱 뿌듯하지 않을까요? 이렇게 신뢰를 쌓으면 그 다음 협조 요청이 한결 수월해지게 되는 겁니다.
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