진정성 있는 PT자료 만들기 : 기획
성공적인 발표를 돕는 문서 작성법
많은 이들이 프레젠테이션 준비를 하는 도중에 좌절하고 있다. 기획력이 없어서 이기도 하고, 글을 잘 쓰지 못해서 이기도 하고, 디자인을 잘 못해서 이기도 하다. 결국 무언가 하나를 제대로 못하기 때문에 좋은 결과물을 만들어내지 못한다고 생각하고 자기 합리화를 하곤 한다.
아니다! PT자료 만드는 것은 기획력이 없어도, 글쓰기 능력이 없어도, 디자인 능력이 없어도 노하우만 있다면 잘할 수 있다. 실무적인 노하우를 알기 위해서는 직장에서 몇 년간 뺑이를 치거나 교육기관에서 수없이 프로젝트 수업을 해야 알 수 있을 거다. 그렇다면 우리나라의 현재의 젊은이들처럼 프로젝트 수업 형태의 교육을 잘 받지 못했던 대학생과 신입사원은 어떻게 해야 할까?
15년 넘게 뺑이를 치며 쌓아놓은 나의 노하우를 전수할 테니, 이대로 한번 따라 해 보시라.
기획하기
모든 일의 시작은 기획이다. 생각을 정리하는 과정, 정리한 생각을 글로 표현하는 과정은 무엇보다 중요한 일임을 잊지 말아야 한다. PT자료 작성을 위한 기획단계를 살펴보자.
아래의 기획단계는 실전 용지를 활용하여 작성하면서 따라 하면 더욱 손쉽게 가능하다.
첫째. 제목 정하기 :
발표 제목은 책 제목과 같은 효과, 어떤 책을 읽고 싶은가?
PT의 제목은 책의 제목과 같은 역할을 한다. 출판을 한다고 가정하면 어떤 제목이 고객의 마음을 사로잡을 수 있고, 정확하게 타깃팅을 할 수 있을지 고민하여 신중하게 정해야 한다. PT자료의 제목 또한 많은 고민 끝에 좋은 제목을 정하는 것이 중요하다. PT자료의 제목은 아래와 같은 조건이 충족될 경우 좋은 효과를 볼 수 있다.
사업내용을 바로 알 수 있어야 한다.
제목에서 사업분야를 인지할 수 있도록 한다면 무엇보다 좋은 제목이 된다.
경쟁력을 어필할 수 있는 내용이 포함되어야 한다.
제목과 부제에서 사업의 경쟁력을 어필한다면 발표하는 과정에서 호감도를 높일 수 있다.
슬로건과 같은 부제를 정한다.
사업내용에 적합한 슬로건은 사업의 내용과 경쟁력을 인지할 수 있도록 돕는다.
사업계획서라고 적을 필요는 없습니다
우리는 제목에 제안서, 사업계획서, 사업소개서 등의 단어가 들어가 있는 것을 자주 보게 된다. 이런 명칭은 PT용이라면 불필요한 부분이다. 왜냐하면, 우리가 발표를 하려고 서있는 그곳의 모든 사람들은 우리의 발표 목적이 사업제안인지, 사업 소개인지 알고 있기 때문이다. 이 중요한 제목의 위치에 굳이 모두가 아는 목적을 표현할 필요가 없다. PR 하고 싶은 내용을 제목으로 활용하는 것이 훨씬 효과적이다.
둘째. 목차 작성하기 :
발표 흐름에 맞춰서 스토리 있게 작성하라
발표하는 과정은 이야기하는 과정이다. 마치 동화책을 읽어주는 것처럼 모든 사람을 이해시키고 즐겁게 해 줄 수 있어야 성공적인 PT가 될 수 있다. 이해하기 쉽고 즐겁게 이야기를 할 수 있도록 순서를 중요하게 생각해야 한다.
Why?
문제 인식으로 시작한다.
What?
사업 소개를 자세히 전달한다.
When? Where?
사업계획을 자세히 전달한다.
How?
경쟁력을 정확히 전달한다.
Who?
팀의 역량을 확실히 알린다.
사업기획에 맞게 목차를 구성하라
목차만 봐도 스토리를 알 수 있게 구성하면 더욱 임팩트 있게 내용을 전달할 수 있다. 분명한 의지나 용기 또는 능력이 느껴지는 문체를 통해 확실한 이미지를 전달할 수 있다면 더욱 좋다.
셋째. 주제 작성하기 :
페이지마다 한 가지 주제를 명확하게 한 문장으로 작성하라
하나의 슬라이드에서는 딱 한 가지 만의 주제를 전달해야 내용을 확실하게 전달할 수 있다. 따라서 목차 작성이 끝났다면 각 페이지마다 한 문장씩 주제를 작성할 필요가 있다.
목차 옆에 한 문장씩 주제를 작성한다.
먼저 작성한 목차에 몇 가지 주제를 이야기할지 한 문장으로 작성한다.
각 페이지마다 작성한 문장을 부제로 사용한다.
작성한 주제를 페이지마다 상단에 배치하여 해당 페이지의 부제로 활용한다.
가능하면 숫자를 포함하는 문장을 작성한다.
주제 문장 내에 수치화할 수 있는 부분이 있다면 최대한 활용하여 객관적으로 보이게 한다.
넷째. 발표시간 계획하기 :
페이지마다 발표에 할애할 시간을 중요도에 맞게 배분하라
성공적인 PT를 위해서는 시간 배분을 절대로 무시하면 안 된다. 얼마나 스마트하게 이야기를 전달하고 시간을 활용하느냐에 따라 듣는 사람의 집중도가 다를 수밖에 없다. 하고자 하는 말의 중요도에 따라 시간을 배분하여 우선순위를 벗어나지 않고 전달할 수 있도록 해야 한다. 이렇게 시간을 배분하여 중요도를 정하는 것은 효과적인 발표에도 도움이 되지만, PT자료 작성 시간도 절약해 주기 때문에 꼭 진행하는 것을 추천한다.
목차에 따라 시간을 배분한다.
목차와 함께 정리한 주제에 맞게 페이지마다 시간을 배분한다.
중요도에 비례해서 배분한다.
시간 배분은 전달하고자 하는 내용의 중요도에 따라 차등을 둔다.
총 발표시간을 확인한다.
배분하는 총시간은 발표시간에 맞추되 시간이 남도록 하는 것이 좋다.
다섯째. 내용 및 근거자료 채우기 :
각 페이지마다 논리적인 내용과 확실한 근거를 제시하라
객관적인 자료는 발표자의 주관적인 생각을 객관화시켜주어 설득력 있게 보인다. 아무리 가벼운 내용이어도 근거자료를 덧붙일 수 있다면 최대한 찾아서 붙이고, 수치화할 수 있는 내용이 있다면 최대한 수치화한다. 작성 후 참고자료와 제공자는 가능한 한 디테일하게 표시하여 신뢰도를 더욱 높이도록 한다.
부제를 뒷받침해주는 내용을 논리적이게 작성한다.
각 페이지에 작성한 주제에 맞게 내용을 작성하고 그에 맞는 근거를 찾아 배치한다.
부제에 사용한 숫자의 근거자료를 포함한다.
가능하면 부제를 수치화하고 그에 따른 근거자료를 내용으로 추가한다.
내용에 시선을 두지 않도록 작은 폰트로 작성한다.
숫자 및 키워드는 강조하되, 전체적인 내용은 굳이 읽지 않도록 작게 작성한다.
인터넷 서칭보다 전문 학술지를 참고하라
내용 작성은 전문적인 자료를 활용하는 것이 훨씬 효과적이다. 가능하면 논문이나 보고서와 같은 전문 학술지를 활용하여 작성하도록 한다. 이 과정은 지식을 쌓는 과정으로 실제로 발표를 위해서도 좋은 선택이다.
국가 전자도서관
국내의 주요 도서관 자료, 논문, 도서, 연속 간행물, 기사 등 검색이 가능하다.
국회전자도서관
논문 및 소장자료, 국회 회의록까지 검색이 가능하다.
학술연구정보서비스(RISS)
국내 석박사 학위논문 및 학술지 논문의 원문 검색이 가능하다.
최근 통계를 정확하게 제시하라
내용에 맞는 근거의 탁월한 선택은 언제나 통계이다. 숫자로 표현할 수 있는 내용이라면 망설일 필요 없이 통계를 찾아 수치화해야 한다. 통계는 인터넷 서칭을 해서 다른 사람이 정리한 것을 다시 사용하지 말고, 직접 통계 사이트에서 찾아서 활용하는 것이 좋다. 또한 나와있는 통계를 그대로 사용하기보다 보여주고 싶은 내용에 맞게 가공하여 그래프나 표로 표시하도록 한다.
KOCCA(한국콘텐츠진흥원)
국내 및 해외 문화콘텐츠 산업의 트렌드를 알고, 콘테츠 관련 통계자료와 인포그래픽 검색이 가능하다.
KOSIS(국가통계포털)
인구, 경제, 사회 등 16개 분야의 통계 자료부터 해외 및 북한 관련 자료까지 온갖 통계 자료를 종류별로 검색이 가능하다.
KOSTAT(통계청)
유용하고 신뢰도 높은 통계정보를 제공하며, 경제활동, 인구동향, 소비자물가 등 다양한 통계자료 검색이 가능하다.
여섯째. 완성도 높이기 :
사소하고 작은 정성이 문서의 완성도를 높여 줍니다
기획문서의 신뢰도는 디테일에서 정해진다. 페이지 번호, URL, 출처 등 꼭 필요하지 않지만, 있으면 좋은 항목은 무조건 채워주는 것이 좋다. 사소한 디테일을 맞춰서 문서의 완성도를 높인다면 보는 이로 하여금 더욱 신뢰를 얻을 수 있다.
활용 예시 - 표지
활용 예시 - 내지위의 기획단계는 실전 용지를 활용하여 작성하면서 따라 하면 더욱 손쉽게 가능하다.
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