단축어로 업무효율을 꽤나 높이는 방법

안녕하세요, 촌장입니다.

혼자 많은 일을 처리하려다 보니 늘 시간에 쫓기게 됩니다. 설마 저만 그런 건 아니겠죠? :)

아마 많은 분들이 여러 업무에 치여 정말로 중요한 일을 못하는 경우도 많을 것으로 생각합니다.

자기 일을 급한 정도와 중요한 정도로 나눈 사분면에서 보면, 늘 후순위로 밀리는 것이 중요하지만 급하지 않은 일들이죠.

하지만 실제로 자신을 성장시키는 힘은 바로 여기, 중요하지만 급하지 않는 일들을 얼마나 꾸준히 해내는가에 달려 있습니다.

쉬는 시간과 잠자는 시간을 쪼개는 것도 하나의 방편이긴 하지만, 자신이 하는 일들 중 루틴하면서도 은근히 시간을 잡아먹는 것들을 찾아 효율적인 방법으로 쳐내는 것도 좋은 방법이겠죠.

생각해 보니 제가 하고 있는 일들 중에서도 이런 부분들이 많이 있더라구요.

그래서 오늘 수요레터에서는 최근에 제가 맥북의 단축어 기능과 Make의 자동화 시나리오를 통해 실행해 본 일들을 같이 나눠볼까 합니다.

맥북의 단축어 기능이란?

맥북을 쓰시는 분들 중에서 단축어 기능을 처음 들어보시는 분들도 있을 것 같습니다. (어쩌면 진작부터 잘 사용하시는 분들이 더 많을지도 모르죠 ㅎ)

원래 Animator라는 기능이 맥북에 있었는데 사실 사용하기가 제법 복잡해서 실제로 뭔가 자동화를 구현하기가 쉽지 않았습니다.

단축어 기능은그동안 쓰기 어려웠던 Animator를 대신해서 훨씬 간편하게 자동화 루틴을 만들 수 있게 만들어 주는 도구이라고 보시면 됩니다.

제가 설정해서 사용하고 있는 단축어 설정들을 보여드릴께요.

하루의 시작을 단축어로

최근에 시작해서 아직 그렇게 많은 단축어를 세팅해 두지는 못했습니다만, 그래도 현재 설정해 둔 것만으로도 시간을 정말 많이 줄여줍니다.

어떤 일을 시작할 때 준비할 부분들이 많잖아요?

저 같은 경우는 자리에 앉아서 하루의 업무를 시작할 때 꼭 필요한 애플리케이션들이 있습니다. 메일을 확인하기 위한 Spark 앱, 오늘 할 일들을 정리하고 확인하는 Things, 영업 CRM 서비스인 Pipedrive 앱을 먼저 오픈해야 합니다.

그리고 윈도우 탐색기와 같은 Finder를 원하는 형태로 세팅하고, 캘린더와 카카오톡을 오픈하죠. 영업 연락처 확인을 위한 구글 연락처도 오픈합니다.

연락처 같은 경우는 여러 입력 소스들이 있지만, 무조건 구글 연락처로 모이게 합니다. 그리고, 구글 연락처가 동기화의 기준이 되도록 만들죠. 이렇게 해야 연락처를 통일해서 관리할 수 있습니다. 무엇보다 영업 CRM과의 동기화를 위해서는 이 작업이 반드시 필요하죠. (여기에 대해선 또 할 얘기들이 많기는 합니다. ^^)

이런 하루 업무의 시작을 위해서 필요한 앱이나 서비스들을 일일이 열어서 세팅하는 게 은근히 번거롭고 또 시간이 걸립니다.

그리고 다른 작업이나 일을 하다가 기본 업무 환경으로 다시 세팅하려면 여기도 또 번거로운 부분이 있죠. 맥북의 데스크탑 기능을 이용해서 데스크탑 별로 관리하는 것도 하나의 팁입니다만, 이것도 계속 사용하다 보면 업무들이 서로 섞여서 다시 한번 리셋해야 할 경우도 종종 발생하기도 하구요.

그래서 이번에 맥북의 단축어 기능으로 이런 업무의 시작 부분을 하나의 단축어로 만들었습니다. 맨 위에 <업무시작> 이라고 되어 있는 버튼 보이시죠?

그럼 제가 만든 <업무 시작>의 단축어 세팅 구성을 잠깐 보여드릴께요.

조금 세세한 세팅은 AppleScript로

어떤가요? 그렇게 복잡하진 않죠?

그냥 필요한 앱을 선택해서 열기로 만들어 놓으면 매크로처럼 차례대로 실행됩니다.

저기 AppleScript라고 하는 부분 있죠? 여기는 크롬 설정 때문에 필요한 부분이긴 한데요.

크롬을 사용하다 보면 정말 여러 개의 창과 탭이 열려 있는 경우가 허다하죠. 그래서 이미 열어두었던 사이트인데도 그걸 찾기 어려워서 새로 창을 열기도 하고, 또 탭으로 너무 많이 오픈되어 있어서 정신없는 경우도 많고 말이죠.

그래서 정말 내가 원하는 그 사이트를 새로운 크롬 윈도를 열면서 새롭게 오픈하도록 만들어줘야 더욱 효과적입니다. 이렇게 크롬 창을 열고, 새롭고 열려진 크롬 창에 구글 연락처에 접속하도록 하려면 저렇게 AppleScript 로 작업을 해야 하는 거죠.

처음엔 당연히 AppleScript 구문도 모르니 사용이 어렵겠지만, 우리에겐 챗GPT나 제미나이, 클로드가 있잖아요? (사실 전 단축어 프로세스 전 과정을 제미나이와 함께 만들고 있어요. 아예 제미나이 Gems을 만들어서 단축어 관련된 부분만 계속 업데이트하고 있죠.)

단축어 프로세스를 다 세팅했으니 이걸 쉽게 불러오도록 만드는 단계가 남아 있는데요.

세 가지 방법이 있습니다.

(1) 단축어 앱을 열고, 필요한 액션의 단축어를 누르는 거죠. 가장 심플합니다. 하지만, 항상 단축어 앱을 열고 실행한다는 게 또 조금은 번거로울 수 있죠.

(2) 그래서 두 번째 방법은 단축키로 지정해 놓는 겁니다. 어떤 상황에서도 단축어로 해당 단축어 시나리오를 한 번에 실행시킬 수 있으니 너무 편리하죠. 하지만 이것도 약간의 제약이 있는데요. 해당 데스크탑에서 백그라운드로 단축어 앱이 실행되고 있어야만 단축키가 동작한다는 겁니다. 만약 다른 데스크탑에서 단축키를 누르면 실행이 안되는 경우도 발생하게 됩니다.

(3) 마지막 방법은 해당 단축어를 그냥 버튼을 생성해서 맥북 하단 독(Dock)에다 고정시켜 두는 겁니다. Finder에도 실행 버튼을 만들 수도 있구요. 앱을 실행시키듯 그냥 버튼을 누르기만 하면 <업무 시작> 단축어를 어떤 상황에서도 바로 실행시킬 수 있으면 편리하죠. 다만, 단축어가 많아지면 이걸 다 버튼 형태로 만들기엔 좀 과할 수도 있죠. 적절히 나에게 꼭 필요한 부분만 이렇게 독에 설정해 두는게 좋습니다.

자기에게 편한 방법을 사용하시면 됩니다. 저는 <업무시작> 단축어는 독에 단축어 버튼으로 만들어 놓구요. 나머지는 단축키로 할당해서 사용하는 편입니다.

업무의 시작처럼, 어떤 일을 하기 위한 준비 단계나 필요한 환경들이 있잖아요? 그런 것들을 다 이렇게 단축어로 설정해 두면 일을 시작할 때 바로 들어갈 수 있어서 집중도도 높아지고 효율도 올라갑니다.

이미지의 모서리를 라운드 한번에 처리

업무의 환경을 단축어로 만드는 방법이 있지만, 실제 어떤 일을 단축어로 바로 실행되도록 만들 수도 있습니다.

기본 단축어로 만들어 둔 <이미지 라운드 변환>과 <이미지 사이즈 축소> 단축어가 그것들입니다.

제가 뉴스레터나 또 저희 잇츠맨 채널의 콘텐츠, 웨비나 페이지 제작 등의 작업을 하기 위해서는 이미지 작업들이 꼭 필요합니다.

이런 이미지 작업에서 항상 번거로웠던 프로세스가 있는데요. 하나는 이미지 라운드 처리이고, 또 하나는 사이즈 축소 입니다.

디자인 통일성을 위해 블로그나 수요레터의 이미지들을 올릴 때 기본적으로는 라우드 처리를 꼭 합니다. 이걸 위해서는 저는 PhotoScape X라는 앱을 주로 사용하는데, 아주 편리하게 여러 개의 이미지를 불러와서 한꺼번에 이 작업을 수행할 수 있습니다. 나름 가장 효과적인 방법이라고 생각해서 계속 사용해 왔는데요.

하지만 쉽다고 해도 앱을 열고, 필요한 이미지를 불러오고, 또 변환 과정을 체크하고 저장하고 등등의 과정은 필요하기 마련이구요. 아주 오래 걸리는 작업은 아니지만, 많은 이미지들을 작업하다 보면 이것도 은근히 귀찮고 번거롭죠 (이런 단순 반복 작업들에 금방 질리잖아요?)

그래서 어떤 이미지를 바로 라운드 처리해서 png 파일로 저장하는 걸 단축어로 할 수 있지 않을까 생각해 봤죠. 그랬더니 너무 쉽게 구현이 되더라구요.

단축어 리스트 중에서 <이미지 라운드 변환> 이라고 쓰여 있는 겁니다.

세팅을 잠시 보여 드리면 아래와 같습니다.

세팅 내용을 보면 꽤 직관적이죠?

(1) 이미지를 받고 (2) 받은 이미지를 모서리가 둥근 직사각형 모양으로 마스크를 뜨고, (3) 이걸 png 형식으로 변화하고 (4) 이름 끝이 _round 라고 변환해서 저장한다. 이게 시나리오 플로우의 전부입니다.

그리고 이 단축어 시나리오를 단축키로 (⇧+⌘+;) 로 설정하죠. 단축어 세팅 과정도 아주 간단합니다. (하지만 사실은 여러 시행 착오가 여럿 있기는 했습니다. 뭐든 처음하려면 다 그런 거죠.)

실제 동작은 어떻게 되냐면, 라우드 변환이 필요한 파일을 찾아서 해당 파일을 선택한 다음 단축키 ⇧+⌘+; 를 누르기만 하면 됩니다. 그러면 바로 선택한 이미지가 round 처리가 되어서 별도의 이름으로 저장이 됩니다.

어떤가요? 정말 간편하고 쉽죠?

승리에 고무되어서 바로 이미지 사이즈 축소를 실행하는 단축어 시나리오도 만들었습니다.

YouTube에 섬네일을 등록하려면 2MB 이하여야 하거든요. 섬네일 작업하다 보면 가끔 2MB가 넘어가는 경우가 종종 있죠. 그러면 이럴 때마다 영상 편집 프로그램을 열어서 사이즈를 축소하고 다시 저장하고, 사이즈 확인하고 하는 그런 과정이 필요했습니다.

하지만 지금은 finder에서 이미지 용량 확인하고 2MB 가 넘어가면 바로 단축키 눌러서 사이즈 축소해 버립니다.

이게 생각보다 너무 편하구요. 늘 하는 업무이다 보니 은근히 귀찮고 짜증 났었는데 이젠 너무 빨리 처리할 수 있게 되었습니다.

더 효과적인 업무 효율화를 찾아서

지금까지 맥북의 단축어 기능을 이용해서 그동안 해왔던 귀찮거나 번거롭던 일들을 쉽게 처리할 수 있는 방법들을 공유해 드렸습니다.

별 것 아닌 것 같지만 생각보다 효과적입니다.

맥북을 사용하시는 분들이라면 꼭 한번 사용해 보시길 권해 드리구요. (윈도우 계열 쪽에서도 아마 비슷한, 어쩌면 더 좋은 기능이 있을 겁니다.)

지금은 제가 하고 있는 업무들 중에서 어떤 것들을 단축어로 만들면 편해질까 그 고민을 하고 있습니다.

가끔은 주객이 전도되었나 싶을 때도 있지만요.ㅠ (이런 고민을 하는 시간에 실제 업무를 하는게 더 효과적이지 않을까 하는 그런 염려.. ) 그럼에도 이런 자동화 과정이 꽤 신나고 재미있습니다.

다음 이야기는 Make

단축어 이야기를 많이 하다 보니, Make 얘기는 하나도 못해 드렸네요. 이건 다음 뉴스레터에서 다뤄 보도록 하겠습니다.

사실 업무를 효율화시키고 시간을 줄여주는 진짜 백미는 Make 같은 자동화 서비스에 있습니다. 반복적이고 단순한 업무들을을 자동화시킬 수 있는 게 Make 인데, 물론 Make 와 같은 서비스들이 여럿 있습니다.

예를 들어 저 같은 경우, 쇼츠 영상이 만들어지면, YouTube나 아니면 다른 SNS 채널들에 다 예약 업로드 작업을 해야하거든요. 그런데 이게 은근히 시간이 많이 들고 번거롭습니다.

그런데 Make를 이용하면 이런 업무들이 정말 심플하게 자동화시켜버릴 수 있으니 여간 편리한게 아닙니다.

아래 이미지는 쇼츠 영상을 SNS 에 업로드하는 Make 시나리오 입니다.

다음 수요레터에서는 Make를 이용한 자동화 경험을 공유해 드리겠습니다.

기대되시죠? ㅎㅎㅎ

촌장 드림